Gwadiad: barn yn unig yw\u2019r wybodaeth a ddarperir yma ac ni ddylid ei ddehongli fel cyngor cyfreithiol.<\/em><\/p>\n\n\n\n Mae deddfwriaeth diogelu data yn y DU yn cynnwys Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR). Mae\u2019r ddeddfwriaeth diogelu data yn ymwneud \u00e2 phrosesu data personol, sydd yn cynnwys data a gedwir ar daenlenni, gohebiaeth bapur, cofnodion ac o fewn ffotograffau, ffilmiau ac eitemau casglu eraill hefyd.<\/p>\n\n\n\n Mae data personol yn ymwneud ag unrhyw wybodaeth sydd yn perthyn i fywyd preifat, proffesiynol neu gyhoeddus person byw a all ddatgelu pwy yw\u2019r person hwnnw, naill ai\u2019n uniongyrchol neu\u2019n anuniongyrchol o\u2019i gyfuno \u00e2 gwybodaeth arall. Gall gynnwys mynegi barn am unigolyn.<\/p>\n\n\n\n Mae enghreifftiau o ddata personol yn cynnwys:<\/p>\n\n\n\n Rheolwr data yw unrhyw berson neu sefydliad sy\u2019n gwneud penderfyniadau am, neu\u2019n pennu, sut a pham y caiff data ei brosesu. Nhw sydd yn gyfrifol ac yn atebol am sicrhau bod unrhyw ddata personol a brosesir yn cael ei wneud yn gyfreithiol, gan gynnwys eu r\u00f4l o ran sicrhau bod data\u2019n cael ei gadw\u2019n ddiogel. Rhan o gyfrifoldeb rheolwr data yw osgoi toriad data.<\/p>\n\n\n\n Bydd toriad data yn deillio o ddigwyddiad diogelwch sy\u2019n effeithio ar gyfrinachedd, cywirdeb neu argaeledd data personol, er enghraifft: mae toriad data wedi digwydd pan fo data personol yn cael ei: golli, dinistrio, lygru neu ddatgelu, gyrchu neu rannu heb ganiat\u00e2d, ddim ar gael neu wedi ei golli neu ddinistrio’n ddamweiniol.<\/p>\n\n\n\n Mae preifatrwydd trwy gynlluniad yn ddull o reoli data personol sy’n hyrwyddo preifatrwydd a chydymffurfiaeth diogelu data yn eich holl weithgareddau. Mae hyn yn sicrhau bod preifatrwydd a diogelu data yn ystyriaeth allweddol yng nghamau cynnar unrhyw weithgareddau, gan gynnwys prosiect er enghraifft, ac yna drwy gydol ei gylch bywyd.<\/p>\n\n\n\n Er enghraifft wrth:<\/p>\n\n\n\n Rhaid i sefydliadau gwblhau Asesiad Effaith Diogelu Data (DPIA)<\/a> ar gyfer prosesu sy\u2019n debygol o arwain at risg uchel i unigolion. Mae hefyd yn arfer da gwneud DPIA ar gyfer unrhyw brosiect mawr arall sy’n gofyn am brosesu data personol.<\/p>\n\n\n\n Mae yna wybodaeth sy’n cael ei ystyried yn arbennig o sensitif ac mae angen diogelwch ychwanegol os caiff ei gasglu:<\/p>\n\n\n\n Mae\u2019r risg o ddiffyg cydymffurfio os caiff data o\u2019r fath ei golli, ei ddwyn, neu ei gamddefnyddio, naill ai drwy ddamwain neu\u2019n fwriadol, yn golygu risg i enw da eich sefydliad a\u2019r posibilrwydd o gosbau neu ddirwyon. Gall fod yn gymhleth deall yr hyn a olygir gan \u2018data\u2019. Mae Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth y DU (ICO) wedi darparu canllaw manwl<\/a>.<\/p>\n\n\n\n I reoli sut mae data personol yn llifo o fewn eich sefydliad, mae angen defnyddio Cofnod o Weithgareddau Prosesu Data (ROPAs) a\u2019i ddiweddaru\u2019n rheolaidd. Cofnodion yw’r rhain o sut rydym yn prosesu\u2019r data personol sydd gennym. Mae’n ofynnol bod hwn ar bapur neu ar ffurf electronig. Yn gyffredinol, bydd y rhan fwyaf o sefydliadau yn elwa o gadw eu dogfennaeth yn electronig fel y gellir ei diweddaru, a’i newid yn hawdd fel dogfen fyw.<\/p>\n\n\n\n Fel Rheolwyr Data, bydd sefydliadau\u2019n gyfrifol ac yn atebol am ei holl waith prosesu data personol, neu ar ran trydydd parti. Mae hyn yn cynnwys adnabod unrhyw beryglon a sicrhau ei fod yn nodi’r holl weithgareddau prosesu a’r penderfyniadau sy’n cael eu gwneud. Mae\u2019n bwysig cael trywydd archwilio gellir ei adolygu\u2019n rheolaidd gan y perchnogion data sy\u2019n gyfrifol o fewn gwahanol feysydd y sefydliad.<\/p>\n\n\n\n Mae saith egwyddor sy\u2019n sail i holl brosesu data personol:<\/p>\n\n\n\n Gwybodaeth bellach am ROPAs.<\/a><\/p>\n\n\n\n Wrth ddefnyddio offer digidol newydd, mae’n debygol y bydd goblygiadau diogelu data. Dylai sefydliadau wirio telerau ac amodau a hysbysiadau preifatrwydd y cyflenwr i sicrhau bod cyfrifoldebau diogelu data eu sefydliad yn cael eu cyrraedd. Mae hyn yn cynnwys darparwyr yn y Cwmwl sy’n cael eu defnyddio i gefnogi mynediad at wasanaethau, cynulleidfaoedd a chynnwys.<\/p>\n\n\n\n Fel arfer, mae gwasanaethau Cwmwl yn cynnwys: storio data ar-lein a datrysiadau cadw wrth gefn, gwasanaethau e-bost ar y we, gwasanaethau sw\u00eet Office a chydweithredu ar ddogfennau, prosesu cronfeydd data a gwasanaethau cymorth technegol a reolir. Gellir cyrchu darparwyr cwmwl naill ai’n uniongyrchol a\/neu drwy lwyfan arall fel Zoom (yn enwedig os ydych yn cytuno i recordiadau fod ar gael drwy’r Cwmwl). Fel Rheolwyr Data, rhaid i sefydliadau fod yn ofalus wrth ddewis pa ddarparwyr Cwmwl i’w ddefnyddio a dogfennu’r penderfyniadau a wneir. Os bydd darparwyr Cwmwl yn methu \u00e2 chyrraedd y safonau prosesu data sy’n ofynnol gan y ddeddfwriaeth, bydd angen i’r sefydliad naill ai drafod trefniadau gwell neu gerdded i ffwrdd a dewis darparwr arall yn y Cwmwl o bosib.<\/p>\n\n\n\n Cyn i chi ddefnyddio gwasanaethau Cwmwl, bydd angen i chi:<\/p>\n\n\n\n Os ydych chi’n dewis CRM, sydd yn byw ar y Cwmwl, bydd angen i chi ystyried y canlynol hefyd:<\/p>\n\n\n\n Mae cadw offer yn ddiogel yn hanfodol i reoli data da. Cadwch gofnod o ba ddyfeisiau sy\u2019n cael eu defnyddio gan yr holl staff a gwirfoddolwyr sy\u2019n gweithio i\u2019ch sefydliad, gan gynnwys brand y ddyfais, rhifau model a chodau trefniadaethol unigryw. Bydd y wybodaeth yma yn eich helpu chi i olrhain dyfeisiau mae’r sefydliad yn berchen arnynt rhag iddynt gael eu colli neu eu dwyn a nodi unrhyw ddyfeisiau sydd angen diweddariadau a meddalwedd ychwanegol i’ch diogelu rhag unrhyw faterion seiberddiogelwch posibl.<\/p>\n\n\n\n Dim ond data sydd ei angen arnoch ar gyfer eich gwaith y dylech ei gasglu, a dylech sicrhau eich bod yn gwybod beth sy\u2019n cael ei gasglu a sut y caiff ei ddefnyddio, fel y nodir yn Hysbysiad Preifatrwydd eich sefydliad. Os cesglir data personol at ddibenion gwaith, er mwyn cydymffurfio \u00e2\u2019r ddeddfwriaeth diogelu data, rydych chi angen gwybod:<\/p>\n\n\n\n Bydd hyn yn dibynnu ar nifer o ffactorau, gan gynnwys pwrpas y data ac unrhyw ofynion cyfreithiol sy’n ymwneud \u00e2’r cyfnod o amser y mae’n rhaid cadw mathau penodol o ddata. Er enghraifft, mae’n ofynnol yn \u00f4l rheoliadau ariannol i gadw data sy’n ymwneud \u00e2 phensiwn cyhyd ag y mae gweithiwr yn fyw, p’un a yw’n parhau i weithio i’ch sefydliad ai peidio. Mae\u2019n bosibl y bydd defnydd cyfyngedig iawn i rai o’r data personol a gesglir, fel gwybodaeth yn ymwneud \u00e2 phobl sy\u2019n mynychu digwyddiad penodol. Yn yr achos yma, heb ganiat\u00e2d ychwanegol i gysylltu \u00e2 chyfranogwyr yn y dyfodol, bydd angen i chi ddileu’r data yma ar \u00f4l y digwyddiad unwaith y bydd yr angen busnes wedi’i dod i ben.<\/p>\n\n\n\n Canllawiau pellach ar gael yng nghanllawiau Preifatrwydd a Diogelwch Ar-lein Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol.<\/a><\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\n1. Beth yw diogelu data?<\/h4>\n\n\n\n
\n
2. Preifatrwydd trwy gynlluniad: meddwl am ddiogelu data o’r cychwyn cyntaf<\/h4>\n\n\n\n
\n
3. Rheoli ‘data categori arbennig’<\/h4>\n\n\n\n
\n
4. Ystyried llif data<\/h4>\n\n\n\n
\n
5. Defnyddio offer digidol newydd a’r Cwmwl: eich cyfrifoldebau preifatrwydd<\/h4>\n\n\n\n
\n
\n
6. Seiberddiogelwch<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Cadw data yn ddiogel<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
\n
Gweithio’n ddiogel gyda data<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
\n
Adnoddau defnyddiol<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
\n