Yr hyn gall y GDS ei ddysgu i ni am arwain newid digidol
Awdur: Bobi Robson;
Amser Darllen: 9 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Ychydig fisoedd yn ôl roeddwn eisiau curadu rhywfaint o gyngor i gleient. Roedd eu sefydliad yng nghamau cynnar trawsnewidiad digidol – sef symud i ddefnyddio technoleg mewn ffordd fwy strategol ar gyfer y sefydliad cyfan. Roedd y sefydliad yn fawr, yn hynod gymhleth, ac yn eithaf anhylaw mewn rhai ffyrdd. Rwy’n eiriolwr dros ddysgu gan eraill ble’n bosib, ac felly gofynnais ar Twitter yn y gobaith o drefnu coffi rhithiol gyda rhai o’r bobl a oedd yng Ngwasanaeth Digidol y Llywodraeth (GDS) o’r cychwyn cyntaf. Cefais fy ysgogi i ymestyn allan a dysgu gan y rhai oedd yno oherwydd maint y sefydliad roedd y GDS yn chwilio i gefnogi gyda gwasanaethau digidol, a’r effaith anhygoel mae creu hwn wedi cael ar y ffordd y mae sefydliadau sydd yn canolbwyntio ar y cyhoedd yn gweithio heddiw.
Ar y cychwyn, roedd y coffi rhithiol yma yn cael eu trefnu i lywio’r cyngor y byddwn o’n ei gynnig i’r cleient a’r gwaith y byddwn yn ei wneud gyda’n gilydd i gadw trawsnewidiad y sefydliad i symud. Yn dilyn y ddau alwad cyntaf, gwyddwn fod rhaid rhannu’r gwersi yma’n ehangach fel y gallai eraill gael eu hysbrydoli a’u harwain ganddynt hefyd. I rai, gall cychwyn meddwl am drawsnewid digidol ymddangos yn amhosib. Efallai bod eich tîm yn fach, neu efallai mai chi ydyw. Fy ngobaith gyda’r blog yma yw rhoi dewis o offer a thechnegau i chi y gallwch chi roi cynnig arnynt yn eich sefydliad eich hun. Nid oes rhaid i chi wneud popeth gyda’i gilydd, meddyliwch am y rhain fel cynhwysion y gallwch eu defnyddio i roi hwb i’ch taith.
Er nad oes yw un sefydliad wedi cael trawsnewidiad digidol 100% yn gywir (os ydych chi’n ymwybodol o un, yna rhannwch), mae GDS wedi bod yn un o’r enghreifftiau gorau ers blynyddoedd lawer, ac mae’r gwersi a ddysgwyd o’i greu bellach yn cael ei rannu trwy gefnogaeth sefydliadau fel CAST a Catalyst, yn ogystal â mewn timau ar draws y sectorau elusennau, mentrau cymdeithasol a chyhoeddus.
Beth yw gwasanaeth digidol a sut mae’n wahanol i’r hyn sydd gennych chi nawr?
Mae’n bwysig nodi bod yn rhaid i GDS gytuno’n gyntaf beth oedd ‘gwasanaeth digidol’ – a beth allai fod – o fewn llywodraeth. Ar gyfer y tîm yma, byddai’r ‘gwasanaeth digidol’ bwriadir ei greu yn galluogi ac yn grymuso gweithwyr proffesiynol y llywodraeth i ddefnyddio offer digidol i ddarparu eu gwasanaethau.
Y nod oedd cyrraedd pwynt ble gallai’r sefydliad ehangach ddefnyddio digidol fel modd o wneud eu gwaith, yn hytrach na dibynnu ar adnoddau cyfyngedig. Er mwyn i hyn weithio, datblygwyd safonau gofynnol a fframweithiau ar gyfer pawb. Yn eich sefydliad, efallai bod hyn yn safon i wirio bod holl gynnwys y we yn cyrraedd oedran darllen y cytunwyd arno (gallech ddefnyddio Hemingway Editor i wirio).
Bydd y blog yma yn archwilio’r offer a’r technegau a ddefnyddiwyd gan y tîm GDS i greu eu safonau a’u fframweithiau ac, yn bwysicaf oll, yr hyn oedd yn llwyddiannus pan ymgorfforwyd y rhain ar draws eu sefydliad mawr a chymhleth.
Tystiolaeth, tystiolaeth, tystiolaeth…
Gwerth / Elw
Dangoswch werth / elw buddsoddi mewn gweithgaredd digidol strategol – nid oes rhaid i hyn fod yn ariannol! Gallai gwerth/elw’r gwaith a wneir fod yn emosiynol – gan leihau llwyth gwaith aelod tîm – neu’n ymarferol – gwneud gwybodaeth yn haws i’w ddarganfod ar eich gwefan. Mae’n hawdd gweld bod arbedion ariannol wedi’u gwneud, ond sut ydych chi’n dangos tystiolaeth o’r gwerth/elw os yw’n emosiynol a/neu’n ymarferol?
Yn aml byddaf yn defnyddio datganiad problem i wneud hyn; dyma dempled rwy’n defnyddio:
Fel [rhowch ddisgrifiad o’r math o berson sydd â’r broblem]
Rwy’n [rhowch wybodaeth am y broblem]
Pan [rhowch wybodaeth ynghylch pryd mae’r broblem yn bodoli]
Byddwn wedi datrys y broblem hon pan [nodwch beth allai fod yn brofiad gwell i’r person – ceisiwch wneud hyn yn rhywbeth gellir ei fesur]
Dyma enghraifft ohono:
Fel gweinyddwr elusen
Rwy’n treulio llawer o’m hamser yn symud gwybodaeth o ffurflen bapur i gronfa ddata
Pan fyddaf yn adolygu’r ceisiadau ar gyfer ein gwersyll haf elusennol
Byddwn wedi datrys y broblem hon pan nad oes rhaid i weinyddwr elusen deipio’r ffurflenni papur i’r gronfa ddata ac mae’r gwallau mewn ceisiadau yn is.
Dyma un enghraifft o sut y gallech dracio, mesur a dangos y cynnydd y mae eich sefydliad yn ei wneud; mae yna lawer, llawer, mwy (ond mae’n debyg mai erthygl arall yw honno!).
Mapio siwrne
I’r rhai ohonoch sydd wedi clywed am fap siwrne, mae’n debyg eich bod wedi darllen ychydig am gynllunio ac ymchwilio profiad defnyddiwr (UX). Ond, nid oes rhaid iddo fod yn ymarfer sydd wedi’i neilltuo ar gyfer y person rydych chi’n creu ar ei gyfer – gall fod o gymorth mawr i amlygu bylchau yn nhrefniant eich sefydliad, neu wasanaethau syml y mae pobl yn ceisio cael mynediad iddynt.
Enghraifft yn wynebu tuag allan:
Mae person â nam ar y golwg yn ceisio cael mynediad at y cymorth y mae eich elusen yn ei ddarparu. Maen nhw (neu berson cefnogol) yn ymweld â’ch gwefan i ddarganfod mwy. Maent eisiau archebu gweithdy; rhaid anfon e-bost i wneud hynny.
Trwy fapio’r profiad hwn, gallwch chi a’ch tîm weld ble mae’r bylchau yn eich gwasanaeth – ac yn ei dro, y problemau sydd angen eu datrys. Mae’r un peth yn wir gydag enghraifft fewnol. Pan fydd hyn yn cael ei lunio’n fwrdd stori (gweler isod) gallwch ddechrau cydymdeimlo â’r person sydd eisiau mynediad i wasanaeth yr elusen a dechrau gweld beth allech chi ei wneud i leihau eu pryderon ac archwilio sut gellir eu cefnogi’n well ar y siwrne hon.
Er enghraifft: Beth os yw ffrind wedi dweud wrth y person a oedd am gael mynediad at wasanaethau’r elusen bod gwefan yr elusen yn gallu ‘siarad â nhw’ a darllen yn uchel beth oedd ar y sgrin? Neu os mai dim ond dau glic oedd ei angen i archebu lle ar y digwyddiad?
Cofiwch, gellir defnyddio’r gweithgaredd yma ar gyfer siwrneiau mewnol hefyd. Meddyliwch am y ffordd y mae timau’n gofyn am wyliau neu weithgareddau dysgu, neu sut maent yn hawlio costau.
Byddwch yn ymwybodol o ‘flinder nodyn post-it’
Gall newid fod yn flinedig, meddyliwch am yr holl newid yr ydych chi a’ch sefydliad wedi gorfod mynd drwyddo yn ystod 2020 er mwyn rheoli a thrawsnewid i aros yn wydn trwy gyfnodau clo a llai o weithgareddau wyneb i wyneb. Mae’n debyg eich bod chi’n teimlo’n flinedig iawn â’r holl newid yma! Mewn sefydliadau ble mae ‘newid wedi bod yn dod ers sbel’ bydd llawer o aelodau’r tîm yn teimlo’n flinedig. Mae bod yn ymwybodol o’r blinder yma yn eich helpu i barhau i wneud newid positif yn eich sefydliad. Mae’n eich helpu i fynd i’r afael â’r heriau a ddaw yn sgil hyn gyda dynoliaeth ac empathi. Ar ben hynny, mae rhannu gydag eraill ar gyfer ysbrydoliaeth yn gallu bod yn gynorthwyol, fel yn achos fy sgyrsiau gyda GDS.
Yn ystod 2020, a 2021 cynnar, bu CAST a Catalyst yn gwneud rhywfaint o waith ysbrydoledig gydag elusennau ledled y DU i dynnu sylw at fanteision ailddefnyddio, datblygu Ryseitiau Gwasanaeth, a chefnogi elusennau i ddefnyddio technolegau ffynhonnell agored, a systemau dim cod, neu god isel, i brofi a datblygu syniadau.
Byddwch y newid hoffech chi ei weld
Os ydych am weld newid, mae angen i chi brofi ei werth gyntaf. Y ffordd orau o wneud hyn yn fy marn i yw gwneud y newid yma eich hun. Os ydych am i eraill feddwl am y bobl y maent yn creu cynnwys neu’n adeiladu gwasanaeth ar eu cyfer, yna rhaid arwain trwy esiampl.
Gweithio’n agored
Mae gweithio’n agored yn helpu i waredu’r ofn o greu heb i eraill wybod. Gall nodiadau wythnos, digwyddiadau ‘Dangos a Dweud’, cynlluniau prosiect cyhoeddus, a ffyrdd agored eraill o weithio helpu i adrodd y stori a bod yn arf cyfeirio defnyddiol os / pan fydd pobl yn negyddol am eich prosiect am ‘nad oeddent yn gwybod amdano’. Nid yw postio blog yn ddigonol yn yr esiampl yma; mae’n rhaid cyhoeddi’n eang. Nid yn unig yw hyn yn helpu i ddileu ofn o’ch sefydliad, gall gweithio’n agored helpu i ysbrydoli eraill, nid yn unig i wneud mwy, ond i geisio arbrofi ar eu taith ddigidol.
Cael eich arwain gan eich defnyddwyr
Nid yn unig yn y ffordd rydych chi’n datblygu gwasanaethau a chynnwys ar gyfer cynulleidfa allanol; i arwain trwy esiampl rhaid edrych ar ffyrdd gall defnyddwyr arwain eich gwaith mewnol hefyd. Mae’n eithaf derbyniol bellach bod gweithio gyda’r rhai sydd yn defnyddio’r gwasanaeth yn helpu i sicrhau gwasanaeth o werth sydd o gymorth iddynt. Rwy’n eirioli dros ddefnyddio’r un egwyddorion yn fewnol hefyd, gan sicrhau bod y bobl fydd yn rhan o ddatblygiad neu weinyddiaeth y gwasanaeth hefyd yn rhan o gynllunio’r prosesau y disgwylir iddynt eu dilyn. Mae’r profiad yn gallu bod yn un llawer gwell i bawb os ydych chi’n sicrhau bod eich timau, cefnogwr, a’r bobl rydych chi’n eu cefnogi yn rhan o’r broses trawsnewid – ac mae’n sicrhau y byddant yn dod gyda chi ar y siwrne, a byddant eisiau defnyddio a mabwysiadu’r hyn a ddaw ohono.
Hyfforddi a grymuso eraill yn y sefydliad i ddilyn eich arweiniad
Ni ellir cyflawni newid ar eich pen eich hun; bydd angen i chi rymuso eraill i ddod gyda chi ar y siwrne. Sicrhewch fod cyfleoedd dysgu i bawb mewn prosiectau, a’u hyfforddi (ble’n bosib) trwy reoli cymhlethdodau. Isod mae rhai enghreifftiau o’r hyn a allai fod yn llwyddiannus i’ch sefydliad:
- Cinio a dysgu (dylid caniatáu ac annog adegau eraill o’r diwrnod gwaith hefyd)
- Sesiynau Dangos a Dweud neu fwrdd dangos a dweud
- Llwybrau dysgu, cyrsiau, a chymunedau dysgu ar-lein
- Dogfennaeth a chanllawiau defnyddwyr
Dyma uchafbwyntiau fy sgyrsiau a’m mhrofiad. Nid ydynt yn gyflawn o bell ffordd, ond rwy’n gobeithio y byddant yn helpu i’ch ysbrydoli neu roi’r hyder i chi yn eich i helpu i symud eich sefydliadau ymlaen ar eu teithiau digidol.
Delwedd gan Engin Akyurt o Pixabay
Wedi'i gomisiynu gan Catalyst
