O wasanaeth i strategaeth: sut i helpu trawsnewid digidol i barhau yn eich elusen

Awdur: Bobi Robson; Amser Darllen: 12 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.

Rwyf eto i weld sefydliad sydd wedi cwblhau ‘trawsnewidiad digidol’.

“Pam?” gofynnwch. Am nad yw ‘trawsnewidiad digidol’ yn rhywbeth statig neu orffenedig. Mae’n amrywiaeth o brosesau sydd yn datblygu ac yn addasu o hyd, gyda’r nod o newid y ffordd mae sefydliad yn meddwl ac yn darparu ei wasanaethau. Mae Tîm Digidol y Co-op yn cyflwyno diffiniad defnyddiol (a gychwynnodd gyda Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth): ‘Defnyddio diwylliant, arferion, prosesau a thechnolegau oes y rhyngrwyd i ymateb i ddisgwyliadau uwch pobl.’

Wrth i ddigidol, a’i rôl o fewn sefydliadau, barhau i ddatblygu, mae’n rhaid i bawb barhau i addasu ag ef. Gellir arsylwi rhai arwyddion o ‘drawsnewid digidol’, ac efallai gall yr arsylwadau yma eich helpu chi a’ch sefydliad i ddatblygu a gwella’r ffordd rydych chi’n mynd ati i fod yn fwy ‘digidol’.

Yn fy nghyfnod yn gweithio mewn rolau digidol ar draws gofod elusennol y DU, rwyf wedi sylwi ar nifer o newidiadau mewn agweddau ac ymddygiad sydd yn digwydd wrth i sefydliad geisio cynyddu a gwella ei ffyrdd digidol o weithio. Yn nodweddiadol, yn y sefydliadau yma mae’r tîm digidol (neu, yn ymarferol, y bobl sydd yn gyfrifol am gynnal cynnwys y wefan) yn symud o ddarparu gwasanaeth i dimau ar draws y sefydliad, i gynllunio darpariaeth ddigidol yn strategol.

Yn y sefyllfa yma, mae eu harbenigedd mewn offer a ffyrdd o weithio digidol yn dod yn fwy gwerthfawr, ac mae ffocws ar sut gall hyn gefnogi nodau sefydliadol ehangach. Mae’r newid yma o rolau digidol traddodiadol ar y we, tuag at ffyrdd mwy cyfannol o feddwl sydd yn canolbwyntio ar ddigidol, yn her sylweddol i lawer o sefydliadau ac yn aml gall arwain at addasiad llym i strwythurau timau, rolau swyddi a chyfrifoldebau.

Ond, sut mae’r newid yma yn edrych? A pha newidiadau sydd ei angen i’r gwaith o gefnogi elusennau ar eu taith ddigidol?

Mewn sgwrs ar Twitter, dangosodd Roger Swannell, (Rheolwr Cynnyrch yn Ymddiriedolaeth y Tywysog) y gwahaniaeth rhwng timau gwasanaeth a thimau strategol yn glir, yn ogystal â’r newid angenrheidiol sydd yn cyd-fynd ag ef. Dyma dabl i esbonio pwynt Swannell, gan gymharu tîm digidol sydd yn darparu gwasanaeth i dimau eraill ag un sydd yn cynllunio darpariaeth ddigidol yn strategol.

Mesur llwyddiant

Gwasanaeth: Mae llwyddiant yn cael ei farnu ar fetrigau sengl

Strategaeth: Mae’r tîm yn deall effaith llawer iawn o fathau ddata

Gwneud penderfyniadau

Gwasanaeth: Gwneir penderfyniadau ar deimlad a greddf

Strategaeth: Caiff penderfyniadau eu harwain gan brofion ac ymchwil

Cefnogi ac annog

Gwasanaeth: Mae llwyddiant yn cael ei benderfynu pan fydd defnyddiwr wedi cwblhau un weithred (clicio dolen, neu ateb e-bost)

Strategaeth: Mae llwyddiant yn cael ei benderfynu pan fydd canlyniad wedi’i gwblhau (darganfod cymorth i riant sâl, neu wneud cais am fudd-daliadau)

Creu a datblygu offer digidol

Gwasanaeth: Mae’r tîm digidol yn gweithio i bobl (creu syniad ac adeiladu arno ar ben eu hunain)

Strategaeth: Mae’r tîm digidol yn gweithio gyda phobl (darganfod problem, gweithio â phobl ar y broblem, a chreu datrysiad gyda’n gilydd)

‍Felly, beth yw’r newidiadau ymddygiad sydd yn arwydd o gychwyn y trawsnewid digidol yma o fewn ein sefydliadau?

• Newid yn y ffordd y caiff llwyddiant ei fesur
• Bod yn gyfforddus yn edrych tuag at eraill am ysbrydoliaeth, arbenigedd ac arweiniad
• Newid yn yr hyn sydd yn cael eu hystyried fel rolau ‘digidol’ fel arfer
• Diddordeb mewn ‘digidol’ yn cynyddu ar draws y sefydliad
• Addasu strwythurau presennol i gyd-fynd â ffyrdd digidol newydd o weithio

Newid yn y ffordd y caiff llwyddiant ei fesur

Pan gychwynnais yn fy rôl ddigidol gyntaf roedd data a mesur yn fy niddori’n fawr, yn bennaf fel ffordd o nodi twf sianeli cyfryngau cymdeithasol (ac atgyfnerthu fy ngwerth proffesiynol wrth wneud hynny). Roedd y teimlad o lawenydd a hyder wrth weld y cynnydd parhaus yn y siartiau a’r graffiau amrywiol yn hudolus. Fel y mae gyda phob uchafbwynt, mae gwastadedd yn dilyn, a gyda hynny daw’r her i ddeall beth yw gwir ystyr y mesuriadau yma, a sut y gallwn i ddysgu o’r hyn yr oedd yn ei ddweud wrthyf.

Yn ddiweddar, rwyf wedi clywed sawl sgwrs (ac wedi bod yn rhan o rai) ble mae pobl wedi rhannu pryderon am yr effaith ar berfformiad dadansoddeg ar ôl gosod polisïau cwci cydsyniol, sydd yn tracio ymweliadau gan bobl sydd wedi cytuno yn unig. Mae llawer wedi anghofio nad yw’r nifer o ymwelwyr i wefan, ar ben ei hun, yn gyfeiriad da o ansawdd y gweithgaredd.

Mae sefydliad sydd yn newid y ffordd mae’n mesur gweithgaredd, o ganolbwyntio ar fetrigau sengl i edrych ar effaith mwy yn gyffredinol, yn deall beth maent ei angen i ddangos ansawdd a sut i ymateb orau iddynt. Yn ogystal, mae sefydliadau sydd â dealltwriaeth aeddfed o arferion digidol yn fwy tebygol o wneud penderfyniadau sydd yn seiliedig ar ddata, cynllunio ar gyfer y data y maent yn ei gasglu, deall yr hyn y gellir ei ddysgu, a chymryd camau gweithredu wedi’u llywio gan y canlyniadau. Mae hwn yn newid cadarnhaol mewn ymddygiad tuag at drawsnewid digidol. Ni ddylai fod yn ddull sydd yn bodoli mewn timau sydd yn cynnal cynhyrchion digidol yn unig (e.e. gwefannau) ond, yn hytrach, yn ddull sydd yn bodoli ar draws y sefydliad.

Bod yn gyfforddus yn edrych tuag at eraill am ysbrydoliaeth, arbenigedd ac arweiniad

Rwyf o’r gred ein bod ni, fel sector, ar daith a rennir. Mae gan rai sefydliadau fwy o brofiad nag eraill, ond ble bynnag yr ydym ar ein teithiau digidol, mae gan bob un ohonom gyngor a phrofiad i’w rannu. Cefais fy ysbrydoli i ysgrifennu’r erthygl hon gan Alex Holden (Cyfarwyddwr Cyfathrebu Target Ovarian Cancer), a rhywbeth a ddywedodd sawl blwyddyn yn ôl pan oeddwn yn gweithio â hi gyntaf. Gan gyfeirio at y tîm cyfathrebu dywedodd, “Rhaid i ni beidio ag anghofio’r arbenigedd strategol yr ydym yn ei gynnig i’r sefydliad. Nid ydym yn dîm darparu gwasanaeth, rydym yn swyddogaeth strategol.” Rwy’n aralleirio, ond mae’r datganiad yma yn un sydd wedi aros gyda fi yn fy ngyrfa. Roedd gen i ddiddordeb yn yr agwedd at ddigidol yr oedden nhw fel sefydliad wedi’i fabwysiadu hefyd.

Wrth drafod cychwyn eu taith ddigidol, dywedodd Alex:

“Ni allem fod yn arbenigwyr ym mhopeth. Felly, fe gychwynnwyd gyda recriwtio sgiliau cyffredinol ar gyfer y rôl fewnol, a’u cefnogi gyda Phanel Cynghori Digidol gwych – gan fynd at bobl allweddol ym mhob un o’r meysydd y gwyddwn fod angen mwy o wybodaeth arbenigol arnom.”

Mae yna lawer o ffyrdd rhad ac am ddim a ‘talu beth allwch chi’ i ddod o hyd i syniadau ac ysbrydoliaeth, ennill gwybodaeth arbenigol, a siarad ag eraill ar deithiau digidol tebyg. Nid yw’r rhestr hon yn gyflawn o bell ffordd:

• Mae Digital Candle yn eich cysylltu ag arbenigwyr digidol am awr o fentora a hyfforddi
• Ennill ysbrydoliaeth ac ychwanegu at Ryseitiau Gwasanaeth a guradwyd gan Catalyst
• Ymunwch â’r gymuned Digital Charities i gael cymorth gan gymheiriaid ar slack
• Datrys problemau gydag eraill yn y Charity Power Hour misol

Newid yn yr hyn sydd yn cael eu hystyried fel rolau ‘digidol’ fel arfer

Y tro cyntaf i mi feddwl am y syniad bod newid digidol, neu drawsnewidiad, yn digwydd ar y pwynt pan fydd dealltwriaeth o’r swyddogaeth ddigidol yn newid, roeddwn i’n gweithio yn Target Ovarian Cancer. Nid ydym mewn oes ble gellir gwahanu digidol a bywyd go iawn, neu ar-lein ac all-lein, bellach. Fel mae Janet Hughes (Cyfarwyddwr Prosiectau Mawr yr Adran Addysg ar y pryd) yn disgrifio, “mae digidol heddiw yn bopeth, nid gwefannau yn unig.”

Nid canlyniad y cyfnodau cloi cenedlaethol dros y flwyddyn ddiwethaf yw hyn yn unig (yn 2019 dywedodd Janet yr uchod), ond mae’n rhan o symudiad cyson mewn ymddygiad yn y degawdau diwethaf.

Rydym ni, fel sector, ymhell o newid ein dealltwriaeth o rolau digidol. Mae fy mhrofiadau wedi dangos i mi fod i’n cydnabod bod y sector yn parhau i weld ‘digidol’ fel estyniad neu ychwanegiad i rolau a gweithgareddau traddodiadol yn bennaf. Mae angen i hyn newid os yw sefydliadau am ymrwymo’n llawn i drawsnewidiadau digidol a chael y buddion a gynigir wrth ymgorffori arferion digidol. Wrth i’r sector barhau i ddatblygu ei ymatebion i’r newidiadau digidol yma, bu cynnydd mewn rolau gyda rhagddodiad digidol (e.e. Codi Arian Digidol, Cyfathrebu Digidol) sydd yn awgrymu ein bod yn dechrau deall pwysigrwydd dulliau gweithio digidol. Ond, mae llawer mwy i’w wneud.

Y cam nesaf yw newid ein dealltwriaeth o’r swyddogaeth ddigidol. Nid yw’n canolbwyntio ar y dechnoleg a ddefnyddir yn unig. Mae’n ymwneud â chreu’r offer angenrheidiol fel y gall pob aelod staff gyflawni eu hamcanion. Mae’n rhaid i ni edrych ar swyddogaethau digidol o fewn timau mwy traddodiadol (Cyfathrebu, Codi Arian, Ymgyrchu, ac ati), nid fel swyddogaeth ychwanegol neu ar wahân i’r gwasanaethau a gynigir, ond fel rhywbeth hanfodol ac angenrheidiol i’r ffordd y mae pawb yn gweithio.

Diddordeb mewn ‘digidol’ yn cynyddu ar draws y sefydliad

Fe welwn frwdfrydedd yn cynyddu mewn nifer o sefydliadau wrth iddynt symud ymlaen ar eu taith ddigidol. Daw’r chwilfrydedd a’r posibiliadau’n heintus, gan ledaenu ar draws timau a strwythurau. Yn aml, i gychwyn, mae hyn yn cael ei ysgogi gan gynnydd aelodau iau sydd yn tueddu i weithio mewn rolau rheoli cyfryngau cymdeithasol neu swyddogion digidol.  Oherwydd hyn, rydym yn gweld grŵp cynyddol o arweinwyr digidol, yn cwestiynu’r status quo ac yn arwain y ffordd gyda gweithredu a newid digidol. Dylid croesawu a meithrin hyn. Mae sut rydym yn grymuso’r bobl yma i barhau i ofyn cwestiynau, a’u cefnogi i fentro ac archwilio, yn allweddol i’n cynnydd gyda’r sector digidol. Heb y mathau cywir o gefnogaeth a grymuso, gall chwilfrydedd droi’n ddifaterwch a gwrthwynebiad yn hawdd.

Mae’n rhaid i rymuso dod o’r lefelau uchaf. I fedru gwreiddio ffyrdd digidol o weithio i mewn i sefydliad, rhaid i’r ymddiriedolwyr a’r uwch dîm arwain ddod ar y daith hefyd. Nid i wneud y gwaith o ddydd i ddydd o reidrwydd, ond i rymuso a chefnogi staff i weithredu ar y newidiadau digidol. Mae gan ddigidol risgiau ei hun i reoli. Dylai’r tîm arweiniol ganolbwyntio ar adnabod y risgiau bosib a’r hyn sydd ei angen i’w rheoli.

Addasu strwythurau a llywodraethu

Wrth ddechrau meddwl am ddigidol fel ffyrdd newydd o weithio, mae’n rhaid i ni anghofio strwythurau’r gorffennol. Rwy’n cydnabod y gall hyn fod yn her aruthrol i unrhyw sefydliad, ac yn enwedig i elusennau y mae eu strwythurau a’u llywodraethu wedi’u rheoleiddio gan y gyfraith a’r fframweithiau cyfreithiol a sefydlwyd pan gawsant eu sefydlu gyntaf.

Gofynnais i Alex beth fyddai hi’n ei ddymuno pe bai ganddi hudlath. Bydd llawer mewn rolau arweinyddiaeth ddigidol yn uniaethu a’i hateb: “Hoffwn ddechrau eto ac ailgynllunio’r sefydliad cyfan – neu’r system gofal iechyd cyfan – gyda digidol wedi’i integreiddio’n llawn o’r gwaelod i fyny.”

Un mater arwyddocaol yw’r angen am newid mewn modelau ariannu.

Ni allaf anwybyddu mai cyllid yn aml yw’r rhwystr mwyaf tuag at newid digidol. Ond mae gwella ffyrdd digidol o weithio yn gorfod cynnwys arolygiad o’r ffyrdd y mae prosiectau digidol yn cael eu llunio a’u hariannu, mewn cyllidebau mewnol busnes fel arfer, a chan gyrff dyfarnu grantiau (rhai, fel Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol, yn gweithio tuag at wella cymorth gan ychwanegu pecynnau wedi’u teilwra). Yn rhy aml o lawer, nid yw cyllidebau digidol (boed gan gyrff sydd yn rhoi grantiau neu wedi’u cytuno o gronfeydd craidd) yn cynnwys yr hyn rwy’n ei alw’n weithgareddau ‘busnes fel arfer’ fel cynnal, uwchraddio a gwelliannau, na’r staff sydd eu hangen i roi’r newidiadau ar waith. Er fy mod yn cyfaddef nad yw’r math yma o waith yn ddeniadol iawn, mae’n rhan hanfodol o drawsnewid digidol.

Rhaid rhoi clod am ysbrydoli’r ddelwedd hon i’r sgwrs yma ar Twitter.

‍Rhaid symud ein gwaith i gefnogi sut mae newid digidol yn digwydd

Gall hyfforddiant, addysg, a dysgu cyfoed i gyfoed ysgogi newid digidol. Rhaid canolbwyntio’r cyfleoedd dysgu yma ar ddatblygu dealltwriaeth o’r hyn y gallai digidol ei olygu i sefydliad, a sut i roi methodolegau ac arferion gwaith digidol ar waith.

Mewn trafodaeth am ddarpariaeth hyfforddiant digidol ar Twitter, fe eglurodd Dave O’Carroll (arbenigwr digidol elusennol yn GOSH) yn dda, “Yn rhy aml mae uwchsgilio digidol yn canolbwyntio ar ddull tebyg i ddysgu pobl sut i yrru car. Ond os ydych chi’n eu dysgu sut mae’r injan yn gweithio, a sut i gynnal a chadw’r injan, fe fyddan nhw’n dod yn yrwyr gwell yn y pen draw.” Rwy’n rhannu’r gred hon wrth alw am ymagwedd fwy holistig at hyfforddiant digidol, sydd yn canolbwyntio ar egluro’r fframweithiau a’r dulliau i ffyrdd mwy digidol o weithio, a sut gellir eu gweithredu.

Mae’r mwyafrif o’r gwaith o egluro pam bod digidol yn bwysig wedi’i wneud, a llawer o’r sector yn derbyn ac yn deall ei bwysigrwydd. Mae angen i ni ganolbwyntio ein hymdrechion ar wella dealltwriaeth o beth yw digidol nawr, a sut i roi ei newidiadau ar waith.   

Gwnaethpwyd pob ymdrech bosib i beidio cynnwys jargon a geiriau buzz yn y darn yma.

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst