Helpu BAVO i Wella’u Proses Ceisiadau gyda Microsoft Forms

Mae’r flog yma yn astudiaeth achos o’n gwasanaeth DigiCymru, sydd yn cynnig cefnogaeth un i un, byr, am ddim, i sefydliadau’r trydydd sector yng Nghymru. Mae Bavo yn un o’r sefydliadau sydd wedi cysylltu â’r gwasanaeth i ofyn am gyngor a chymorth i ddarganfod datrysiadau i’w problem.

Beth yw BAVO?

Mae Cymdeithas Sefydliadau Gwirfoddol Pen-y-bont ar Ogwr (BAVO) yn Gyngor Gwirfoddol Sirol (CGS) sydd yn gweithio ym Mlaenau Gwent, Caerffili, Sir Fynwy a Chasnewydd.

Pa broblem oedd BAVO yn wynebu?

Mae lefelau sgiliau digidol a phrofiad yn defnyddio adnoddau digidol i greu ffurflenni yn amrywio ymysg tîm staff BAVO. Roeddent angen cymorth i sicrhau cysondeb creu ffurflenni cais ar draws y sefydliad.

Fel rhan o’r gwasanaeth am ddim DigiCymru, gofynnodd BAVO i ProMo Cymru archwilio’r adnodd gorau ar gyfer eu hanghenion nhw, ac i’w helpu i ddeall y posibiliadau a’r ffordd orau i ddefnyddio’r nodweddion. Un peth roeddent yn chwilio amdano’n benodol oedd atodi dogfen canllaw i’r ffurflen gais, gan nad oedd yr ymgeiswyr yn darllen y canllaw pan roedd yn cael ei yrru ar wahân.

Roedd ganddynt broblemau hefyd yn rheoli’r holl wybodaeth cyflwynwyd yn y ceisiadau, gan fod y ceisiadau yn cael eu cadw mewn un lle ar ôl iddynt gael eu llenwi. Roedd rhai pobl hefyd yn dewis gwneud cais ar bapur yn hytrach nag ar-lein, felly roedd BAVO yn chwilio am ffordd i addasu ffurflen ar-lein i fersiwn bapur yn hawdd.

Darganfod datrysiad digidol

Fel sydd yn wir i sawl sefydliad trydydd sector, mae’r gyllideb ar gyfer adnoddau newydd yn dynn iawn. Roedd BAVO yn chwilio am adnodd am ddim i’r tîm fedru ei ddysgu’n fanwl.

Cafodd BAVO gyfarfod gyda Sarah Namann, Swyddog Prosiectau Digidol ProMo Cymru, i drafod yr adnoddau digidol fydda’n gallu cynnig datrysiad.

I gychwyn, archwiliwyd manteision ac anfanteision adnoddau poblogaidd a phwerus fel Typeform, Google Forms ac Alchemer. Gan fod y sefydliad eisoes yn talu tanysgrifiad Microsoft 365, penderfynwyd ar y cyd i symud ymlaen gyda defnyddio Microsoft Forms – adnodd syml, greddfol defnyddir i greu ffurflenni.

Dangosodd Sarah iddynt sut i weithio ar Microsoft ac amlygu manteision a chyfyngiadau’r adnodd. Dysgodd BAVO am y nodweddion penodol fydda’n gymorth iddynt, gan gynnwys ailfeddwl y ffordd maent yn creu’r ffurflenni cais fel bod posib cael mynediad i’r ddogfen canllaw ceisiadau yn uniongyrchol o’r ffurflen.

Archwiliwyd sut i ddefnyddio Excel hefyd, meddalwedd Microsoft 365 arall, i gasglu’r wybodaeth cyflwynwyd gan yr ymgeiswyr mewn un lle. Un cyfyngiad o’r adnodd yw nad yw’n bosib addasu Microsoft Forms i ffurf papur, felly dim ond ceisiadau digidol mae hyn yn ei gefnogi.

Canlyniadau

Pan ofynnwyd pa mor hapus yr oeddent gyda’r gwasanaeth, roddwyd gwych (5 allan o 5) i DigiCymru.

Roedd BAVO yn dweud eu bod yn teimlo fel eu bod wedi cael eu ‘cefnogi’, eu ‘clywed’, ac ‘fel bod y cymorth wedi’i deilwro i’n hanghenion ni’, a’i fod yn ‘sesiwn cynorthwyol a defnyddiol iawn’.

Rhannodd y sefydliad y byddant yn ‘debygol iawn’ o ddefnyddio’r hyn dysgwyd yn y sesiwn yn eu gwaith. Y darn mwyaf defnyddiol o’r sesiwn DigiCymru oedd dysgu mwy am nodweddion Microsoft Forms, ac roedd hyn wedi ateb cwestiynau penodol y tîm BAVO am ddefnyddio’r adnodd.

Ariannir yr astudiaeth achos hwn drwy Cefnogaeth Ddigidol Trydydd Sector, prosiect Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol i gefnogi Trydydd Sector Cymru gyda digidol.

I ddarganfod mwy am sut gall y prosiect yma gefnogi eich sefydliad chi, cliciwch y ddolen neu cysylltwch â andrew@promo.cymru