Cefnogi Y Fenter i Ddigideiddio’u Proses Gweinyddol

Mae’r flog yma yn astudiaeth achos o’n gwasanaeth DigiCymru, sydd yn cynnig cefnogaeth un i un, byr, am ddim, i sefydliadau’r trydydd sector yng Nghymru. Mae Y Fenter yn un o’r sefydliadau sydd wedi cysylltu â’r gwasanaeth i ofyn am gyngor a chymorth i ddarganfod datrysiadau i’w problem.

Beth yw Y Fenter?

Yn 1978 helpodd pobl ifanc lleol adeiladu Y Fenter, maes chwarae antur ar domen sbwriel hanner-swyddogol. Mae wedi tyfu dros y blynyddoedd i fod yn un o’r sefydliadau lleol arweiniol i blant, pobl ifanc a theuluoedd yn y DU.

Mae Y Fenter wedi’i sefydlu ym Mharc Caia, Wrecsam, un o’r ystadau tai cyngor mwyaf yng Nghymru, sydd â’r lefel uchaf o dlodi plant yng Nghymru yn ôl yr Ymgyrch Dileu Tlodi Plant.

Pa broblem oedd Y Fenter yn wynebu?

Mae Y Fenter yn ardal chwarae agored, ble mae pobl ifanc yn mynd a dod fel y dymunant ar ôl ysgol ac ar y penwythnosau. Mae sawl staff yn goruchwylio’r ardal chwarae, ac yn cofrestru pobl ifanc wrth iddynt gyrraedd, ac yn eu harwyddo allan wrth iddynt adael.

Ar hyn o bryd mae’r broses yma yn digwydd ar bapur. Mae hyn yn creu problemau sylweddol i’r sefydliad, yn enwedig pan ddaw at adroddiadau, cynnal cronfa ddata defnyddwyr a chadw trac o’u data.

Adroddiadau

Ar ddiwedd pob bloc adrodd, roedd rhaid i un aelod staff fynd â’r holl waith papur cofrestru dros y 6 mis diwethaf adref. Roedd rhaid adio tua 150 o gofrestrau a theipio bob un i’r daenlen. Roedd hwn yn broses llafurus iawn, ond roedd perygl ran diogelwch data hefyd a’r posibilrwydd o golli neu dorri’r cofrestrau a cholli’r data.

Cronfa ddata defnyddwyr

Yn ogystal â’r cofrestrau papur, yn monitro presenoldeb dyddiol, roedd ffurflen gofrestru un tro gwahanol yn cael ei lenwi pan roedd person ifanc newydd yn mynychu. Roedd hwn yn nodi’r holl wybodaeth bwysig am y person ifanc, fel alergeddau, anghenion ychwanegol, manylion cyswllt mewn argyfwng, ayb. Roedd y ffurflenni yma yn cael eu cadw mewn cwpwrdd dan glo y tu mewn i’r adeilad ac felly, mewn argyfwng, roedd rhaid i aelod o’r staff adael y maes chwarae, mynd i’r swyddfa, dod o hyd i’r allwedd, a chwilio trwy’r holl ffurflenni aelodaeth i geisio darganfod y manylion cyswllt.

Diffyg data

Gan fod y cofnodion yma i gyd yn cael eu cadw ar bapur, nid oedd cysylltiad rhyngddynt, ac felly roedd yn anodd iawn i ganfod data am rywun oedd yn mynychu’r maes chwarae. er esiampl, nid oedd yn hawdd darganfod o ble roedd y mwyafrif o’r defnyddwyr yn dod, eu hoedran na pwy oedd yn mynychu’n aml, neu’n anaml, ayb. Felly roedd yn anodd iawn i wneud penderfyniadau yn seiliedig ar ddata sydd ar gael yn hawdd iddynt.

Roedd Y Fenter yn awyddus i wybod os oedd yna adnoddau digidol ar gael bydda’n gallu gwella’r broses yma.

Darganfod datrysiad digidol

Cafodd Y Fenter gyfarfod gydag Andrew Collins, Uwch Reolwr Digidol ProMo Cymru, i drafod pa adnoddau digidol fydda’n gallu cynnig datrysiad.

Mae Plinth, cynt TimeToSpare, yn Llwyfan Effaith Cymunedol sydd yn cysylltu’r data gan wahanol sefydliadau i helpu rhaglenni cymunedol i gyflawni a deall effaith.

Mae Plinth yn gweithio fel cofrestr ddigidol, yn caniatáu i chi greu cronfa data o holl ddefnyddwyr eich gwasanaeth, gan gynnwys manylion personol fel alergeddau, cyfeiriadau a rhifau cyswllt mewn argyfwng.

Ar ôl i chi drefnu popeth, mae posib cofrestru defnyddwyr i mewn ac allan o’r lleoliad yn sydyn ac yn hawdd, gyda Plinth yn cadw cofnod presenoldeb.

Gallech chi hefyd greu adroddiadau mewn ychydig eiliadau, gan roi mewnwelediadau gwell i’ch defnyddwyr. Gellir defnyddio hyn i ddarganfod yr ardaloedd mae’r mwyafrif yn byw, amser prysuraf y dydd, neu rif cyfartalog eich defnyddwyr dyddiol.

Mae’r adnoddau yma yn golygu bod adrodd yn ôl i gyllidwyr yn haws, yn rhoi mwy o fewnwelediad i faint o bobl sydd wedi’u cefnogi, sydd yn helpu chi i ddangos yr effaith mae’r gwasanaeth yn ei gael.

Gan fod posib defnyddio Plinth ar ffôn clyfar neu dabled, mae’r holl wybodaeth sydd ei angen ar staff ar gael iddynt yn hawdd, sydd yn golygu gellir darganfod manylion defnyddiwr yn sydyn, fel alergeddau neu wybodaeth gyswllt mewn argyfwng, heb orfod mynd i’r swyddfa.

Mae Plinth ar gael am ddim i sefydliadau cymunedol, felly mae’n ddewis gwych i sefydliadau trydydd sector.

Canlyniadau

Ar ôl tri sesiwn yn cyfarfod gyda ni fel rhan o’r gwasanaeth rhad ac am ddim DigiCymru. Mae Y Fenter wedi dechrau treialu Plinth gyda’r staff i weld os yw’n gallu gweithio yn lle’r system bapur presennol.

Fel sydd yn wir gydag unrhyw adnodd newydd, mae yna gyfnod o newid ble mae gofyn ar staff i ddysgu sgiliau newydd a gwneud pethau’n wahanol. Mae newid sefydliadol yn gallu bod yn anodd, ond os yw’r adnodd yn un hawdd i’w defnyddio ac yn datrys problemau, mae’n gallu gwneud y broses o newid yn un llyfnach i’r staff.

Ariannir yr astudiaeth achos hwn drwy Cefnogaeth Ddigidol Trydydd Sector, prosiect Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol i gefnogi Trydydd Sector Cymru gyda digidol.

I ddarganfod mwy am sut gall y prosiect yma gefnogi eich sefydliad chi, cliciwch y ddolen neu cysylltwch â andrew@promo.cymru