Cyswllt Conwy Yn Creu CRM Yn Canolbwyntio ar Ddefnyddwyr

Bu ProMo Cymru yn cefnogi ‘Cyswllt Conwy’ i symud o daenlenni rhwystredig i system CRM bwrpasol, hawdd i’w defnyddio.

Beth oedd y broblem?

Sefydlwyd Cyswllt Conwy ar gyfer Anableddau Dysgu yn 1997 i helpu hyrwyddo hawliau pobl gydag anableddau dysgu sy’n byw yng Ngogledd Cymru. Mae ei nodau yn cynnwys sicrhau bod pobl yn cael dewis a chyfle cyfartal yn y gymuned maent yn byw ynddi.

Roedd Cyswllt Conwy yn wynebu sawl her wrth reoli gwybodaeth aelodau. Cyn ymuno â Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol ProMo Cymru, roeddent yn delio â dau brif beth:

Yn gyntaf, roedd darparu cyllidwyr gyda’r wybodaeth benodol, fanwl, roeddent ei angen yn anodd, gan arwain at straen ac oedi.

Yn ail, cadwyd gwybodaeth aelodau mewn taenlen Excel ac roedd yn anodd i aelodau’r tîm gael mynediad i hwn a defnyddio’r wybodaeth yn effeithlon. Canlyniad hyn oedd teimlo’n rhwystredig gan gael effaith ar eu gallu i ddarparu adroddiadau yn brydlon.

Ymunodd Cyswllt Conwy â Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol ProMo Cymru yn 2024, yn awyddus i drosoli egwyddorion cynllunio gwasanaeth i wella prosesau mewnol.

Ein dull

Mae ProMo Cymru yn cyflwyno’r Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol i sefydliadau trydydd sector yng Nghymru. Gyda’r rhaglen yma, mae sefydliadau yn derbyn hyfforddiant, mentora ac arweiniad i gynllunio a datblygu gwasanaeth digidol newydd, neu i ail feddwl gwasanaethau presennol, gan ddefnyddio’r fethodoleg cynllunio gwasanaeth. Mae cyfranogwyr yn dilyn y broses Darganfod, Diffinio, Datblygu a Chyflwyno i ddarganfod datrysiadau sydd yn gwneud gwir wahaniaeth wrth ganolbwyntio ar y defnyddwyr.

Bwriad y cwrs yw darparu cyfranogwyr gyda’r wybodaeth a’r sgiliau i gynllunio gwasanaethau digidol hygyrch sydd yn canolbwyntio ar y defnyddwyr, fydd yn arwain at ganlyniadau gwell i gymunedau Cymru.

Ymchwilio anghenion defnyddwyr

Roedd ymchwil defnyddwyr, y mwyafrif yn digwydd mewn trafodaethau tîm yn Cyswllt Conwy, yn amlygu’r prif angen: ffordd fwy hygyrch a syml i reoli gwybodaeth aelodau.

Roedd y tîm yn cydnabod mai’r system taenlen a gorfod llenwi â llaw, oedd prif reswm y straen a’r aneffeithlonrwydd, yn enwedig wrth baratoi adroddiadau i gyllidwyr. Arweiniai hyn at y cwestiwn hollbwysig: “Sut gallwn ni greu ffordd i gael mynediad a rheoli gwybodaeth aelodau yn hawdd fel bod adrodd yn haws ac achosi llai o’r straen i’r tîm?”

Datblygu CRM

Archwiliodd Cyswllt Conwy sawl opsiwn CRM wrth ddatblygu’i syniadau, gan amrywio o’r apiau barod i’w defnyddio, i dalu am ddatblygwyr. Penderfynwyd ar lwyfan cod-isel, yn cynnig cydbwysedd perffaith o fod yn hyblyg ac yn fforddiadwy. Roedd eu sgrialfwrdd, y prototeip cyntaf, yn cynnwys llwytho’r rhestr aelodau presennol o’r daenlen a chreu nodweddion sylfaenol i drefnu a chael mynediad i’r data.

Profi ac iteru

Roedd aelodau’r tîm bellach yn gallu cael mynediad i wybodaeth a chreu adroddiadau yn sydyn heb fod angen cymorth aelodau eraill o staff na theimlo dan straen.

Nododd Cyswllt Conwy bod meysydd eraill gellir gwella hefyd, fel newid grwpiau oedran gyda dyddiad geni i gyfrifo oedran aelodau yn awtomatig. Cyflwynwyd awtomeiddio fel bod staff yn cael eu hysbysu pan roedd aelod yn bodloni meini prawf y gwasanaeth.

Yn ogystal, bu 90% o ostyngiad mewn staff yn defnyddio ffurflenni papur gan fod aelodau bellach yn llenwi ffurflenni ar-lein, gan arbed amser staff yn mewnbynnu’r data eu hunain.

Canlyniadau a dysgu

Mae’r CRM wedi gwneud gwahaniaeth mawr yn barod i ddefnyddwyr gwasanaeth Cyswllt Conwy.

Mae awtomeiddio yn sicrhau bod aelodau yn cael eu cysylltu’n sydyn pan fyddant yn gymwys am wasanaethau. Yn ogystal, mae’r CRM yn caniatáu iddynt gasglu data mwy manwl, gan arwain at gymorth wedi personoli’n well. Wrth edrych tua’r dyfodol, mae’r sefydliad yn bwriadu creu ‘pasbort cyfathrebu’ i aelodau newydd, gan deilwra gwasanaethau ymhellach o’r cychwyn cyntaf.

Pan ofynnwyd am agwedd fwyaf defnyddiol y rhaglen, dywedodd aelod staff Cyswllt Conwy:

“Y rhan mwyaf defnyddiol a diddorol o’r cwrs oedd y gyfatebiaeth sgrialfwrdd. Mae bellach yn rhan o’n hiaith fewnol, yn ein helpu i gymryd agwedd cam wrth gam i brosiectau. Mae wedi rhoi’r hyder i mi i weithredu heb gorfeddwl, ac mae hyn wedi bod yn rymusol ac yn gynhyrchiol iawn.”

Pan ofynnwyd am agwedd mwyaf heriol y cwrs, rhannwyd:

“Y rhan mwyaf heriol i ddechrau oedd cael y tîm i dderbyn y CRM newydd a goresgyn yr ofn o newid. Yn ffodus, llwyddwyd wrth drafod a dangos y buddiannau. Her arall oedd datrys problemau gyda’r CRM ei hun, ond roedd cymorth ProMo Cymru, a’u cyfoeth o wybodaeth, yn amhrisiadwy. Roedd yr heriau werth o wedyn wrth i ni glywed adborth positif y tîm, ac rydym yn gyffrous i adeiladu ar y cynnydd yma.”

Diddordeb yng ngrym cynllunio gwasanaeth ar gyfer eich sefydliad?

Yma yn ProMo Cymru rydym yn helpu sefydliadau i gynllunio gwasanaethau gwell gyda’r bobl sydd yn defnyddio methodoleg cynllunio gwasanaeth. Mae ein dull yn cyfuno ein profiad gwaith ieuenctid, trefnu cymunedol, cyd-gynllunio, ac ymgysylltu diwylliannol ac mae ein meddwl creadigrwydd digidol yn sail iddo.

Roedd Cyswllt Conwy yn un o chwe sefydliad trydydd sector a fynychodd garfan 2024 y Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol. Diolch i gyllid Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol i’r prosiect Cefnogaeth Ddigidol Trydydd Sector. Roedd ProMo Cymru yn gallu cynnig tâl o £4,800 i bob sefydliad fu’n cymryd rhan i gyfrannu tuag at amser staff ac adnoddau ar gyfer y cwrs 7 mis.