Cynllunio, cyflwyno a hwyluso gweminarau strategaeth ac ymgysylltu rhanddeiliaid ar gyfer y Sector Gwaith Ieuenctid yng Nghymru

Yr Her

Sefydlodd Bwrdd Gweithredu Strategaeth Gwaith Ieuenctid (BGSGI) Llywodraeth Cymru bum Grŵp Cyfranogiad Gweithredu (GCG) thematig i yrru cynnydd ar draws meysydd strategol allweddol. Yr her graidd oedd sicrhau bod gwaith cymhleth yr GCG yn cael ei gyfleu’n glir ac yn gynhwysol i’r sector gwaith ieuenctid cyfan mewn ffordd a oedd yn caniatáu deialog ac adborth ystyrlon. Roedd hyn yn gofyn am gomisiynu gwasanaeth proffesiynol, o’r dechrau i’r diwedd i reoli pum digwyddiad gwahanol, gan gwmpasu popeth o baratoi a hyrwyddo cynnwys i hwyluso technegol ar y diwrnod a hygyrchedd cynhwysfawr.

Comisiynwyd ProMo Cymru i ddarparu gwasanaeth cynhyrchu a hwyluso digwyddiadau o’r dechrau i’r diwedd, gan warantu gweithrediad proffesiynol a chynhwysiant ar gyfer pob un o’r pum digwyddiad GCG. Roeddem yn gyfrifol am reoli pob pwynt cyswllt technegol a chyfathrebu, gan ganiatáu i’r BGSGI a Chadeiryddion y GCG fedru canolbwyntio’n llwyr ar gyflwyno cynnwys ac ymgysylltu strategol.

Roedd ein datrysiad yn cynnwys:

• Rheoli Llwyfan a Hygyrchedd: Darparu llwyfan hygyrch a chydlynu cyfieithu Cymraeg a dehongli Iaith Arwyddion Prydain (BSL) ar gyfer pob sesiwn. Roedd hyn yn cynnwys gwneud newidiadau ar y pryd, fel addasu’r dull BSL ar ôl derbyn adborth gan gyfranogwyr nad oedd swyddogaeth fewnol y llwyfan yn addas at y diben.
• Arbenigedd Technegol a Hwyluso: Darparu cymorth technegol a hwyluso ‘ar y diwrnod’, gan gynnwys rheoli’r holl arolygon barn, ystafelloedd trafod, Jamboards, a monitro’r sgwrs fyw ar gyfer Holi ac Ateb. Addaswyd ein prosesau i sicrhau cyflwyno llyfnach, fel cofrestru mynychwyr o flaen llaw ar gyfer ystafelloedd trafod Cymraeg i arbed amser yn ystod y digwyddiad byw.
• Cymorth i Gyflwynwyr a Churadu Cynnwys: Creu templed cyflwyniad proffesiynol, unedig a golygu’r holl gyflwyniadau er mwyn cysondeb y brand. Cynhaliwyd nifer o gyfarfodydd paratoadol gyda phob GCG i ymarfer, datrys problemau, a rhedeg trwy’r amserlen gyflwyno, gan sicrhau hyder a chyflwyno effeithiol.
• Rheoli Cyfathrebu Llawn: Creu tudalennau digwyddiad, rheoli gwahoddiadau, hyrwyddo ar gyfryngau cymdeithasol, gyrru gwybodaeth cyn ac ar ôl y gweminar, a dosbarthu ffurflenni gwerthuso.

Yr Effaith

Wrth reoli cwmpas llawn cynhyrchu digwyddiad, sicrhawyd cyfres o ddigwyddiadau hynod broffesiynol, hygyrch a chyson a helpodd i hyrwyddo gweithrediad y Strategaeth Gwaith Ieuenctid ac ymgysylltiad â’r sector.

• Ymgysylltiad Uchel: Dros y pump gweminar cafwyd 342 o unigolion yn mynychu ar draws y sector, gan sicrhau bod diweddariadau strategol allweddol yn cyrraedd cynulleidfa eang. Roedd y sesiwn gyda’r nifer uchaf o fynychwyr yn canolbwyntio ar Ddatblygu’r Gweithlu.
• Bodlonrwydd Uchel: Dangosodd adborth y gynulleidfa fod y mynychwyr wedi mwynhau sut y cyflwynwyd a strwythurwyd y gweminarau. Yr hyn a fwynhawyd fwyaf oedd y cyfle i rannu a dysgu gan eraill. Cafodd y sesiynau eu graddio fel rhai proffesiynol, deniadol ac addysgiadol.
• Hyder y Cyflwynwyr: Teimlai cyflwynwyr y gweminar eu bod wedi cael cefnogaeth ac arweiniad eithriadol yn ystod y broses, gan nodi ein bod wedi gwneud y profiad yn haws ac yn fwy pleserus iddynt.
• Ymrwymiad i Hygyrchedd: Llwyddodd y tîm i weithredu cyfieithiad BSL a Chymraeg a dangos addasrwydd cyflym trwy esblygu’r dull cyflwyno yn seiliedig ar adborth byw gan gyfranogwyr i warantu profiad gwirioneddol hygyrch.

Gweithio gyda ni

Ydych chi angen cynnal digwyddiadau digidol proffesiynol, di-dor?

Mae rheoli digwyddiadau cymhleth, fel ein cyfres o weminarau ar gyfer Llywodraeth Cymru, yn gofyn am arbenigedd cyflwyno technegol, hygyrchedd a chydlynu llyfn. Gallwn weithio gyda chi i ymdrin â’r broses gyfan – o’r trefniadau cychwynnol i’r gwerthuso.

Rydym yn rheoli’r logisteg fel y gallech chi ganolbwyntio ar y neges.

Cysylltwch â ni ynglŷn â’ch digwyddiad nesaf: auguste@promo.cymru