Sut i Ddeall Eich Costau Digidol Cyfredol (Cyllidebu ar Gyfer Digidol, Rhan 1 o 3)
Awdur: Cat Ainsworth;
Amser Darllen: 5 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru
Mae’r dirwedd ariannu ar gyfer elusennau yn y DU wedi newid. Mae cyllid ar gyfer gwaith digidol wedi dod yn anoddach i’w gael. Mae cronfeydd digidol pwrpasol, a oedd yn gyffredin 4 blynedd yn ôl, bellach yn brin.
Mae’r Charity Digital Survey yn adrodd bod digidol bellach yn flaenoriaeth i 78% o elusennau a bod 49% mewn angen brys am gyllid ar gyfer dyfeisiau, meddalwedd a seilwaith. Gan fod yr argyfwng costau byw yn bygwth incwm elusennau o ffynonellau’r llywodraeth ac yn cynyddu costau cynnal, mae’n amser i ystyried gwahanol ffyrdd o ariannu eich costau digidol.
I’ch helpu gyda hyn, mae’r Dot Project wedi ysgrifennu cyfres tair rhan sy’n canolbwyntio ar:
- Sut i ddeall eich costau digidol a thechnoleg gyfredol
- Sut i ystyried pa gostau y gallai fod angen i chi gyllidebu ar eu cyfer yn y dyfodol
- Sut i osod eich costau digidol fel rhan o’ch cyllideb weithredu gyffredinol
Mae ein cyngor yn tynnu ar 7 mlynedd o brofiad o gydweithio â dros 800 o sefydliadau.
Mae angen i chi gymryd dull rhagweithiol o reoli costau digidol eich sefydliad. Mae’r blog cyntaf hwn yn rhoi awgrymiadau ar sut i reoli ac addasu eich defnydd digidol a thechnolegol cyfredol yn strategol, a’i gostau, drwy archwilio:
- Eich gwariant cyfredol
- Eich treuliau angenrheidiol
- Sut i wirio eich bod chi’n cael y gwerth gorau am arian o’ch offer a’ch systemau cyfredol.
Bydd gwneud hyn yn rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen arnoch i eiriol dros eich anghenion a dod o hyd i atebion gwell a mwy effeithiol o ran costau. Mae hyn yn hanfodol os yw eich costau digidol am ddod yn gynaliadwy.
1. Beth ydych chi’n ei wario ar hyn o bryd a pham?
Mae deall hyn yn gam cyntaf pwysig, yn enwedig os nad ydych chi’n gwybod eich gwariant cyfredol ar offer digidol a thechnoleg. Bydd gwneud hyn yn rhoi persbectif clir i chi ar yr offer a’r technolegau y mae eich sefydliad yn eu defnyddio. Gellir ei wneud yn gyflym os yw’r bobl gywir yn gysylltiedig.
Dechreuwch trwy wneud rhestr o gostau a gwahodd eraill i ychwanegu ati. Ni fydd unrhyw un person yn gwybod nac yn adnabod yr holl offer rydych chi’n eu defnyddio. Mae’n debyg mai deiliad cyllideb eich sefydliad fydd â’r mewnwelediad gorau. Efallai y byddwch chi’n synnu beth fyddwch chi’n ei ddarganfod!
Creu matrics. Bydd yn eich helpu i restru eich offer digidol a thechnoleg, eu costau a’u risgiau a’u cyfleoedd. Gallwch hefyd gasglu gwybodaeth am unrhyw bartneriaid sy’n gysylltiedig â thechnoleg a’u telerau a’u cyfrifoldebau cytundeb.
Mae’n well cwblhau’r matrics hwn fel tîm. Er enghraifft, y rhai sy’n defnyddio offer cyllid sydd yn y sefyllfa orau i wneud sylwadau ar yr heriau a’r cyfleoedd sy’n gysylltiedig â’r offer yma. Ond efallai nad ydyn nhw’n gwybod llawer am offer marchnata a chyfathrebu eich sefydliad.
Cyngor: Peidiwch ag anghofio cynnwys unrhyw gostau sy’n gysylltiedig â phartneriaid digidol – er enghraifft unrhyw gymorth TG allanol neu gynnal gwefannau.
2. Adolygwch eich offer hanfodol yn erbyn offer braf eu cael
Unwaith y bydd gennych restr gyflawn, adolygwch pa offer sy’n hanfodol i weithrediad eich sefydliad. Eu costau yw eich blaenoriaeth. Mae eu blaenoriaethu yn sicrhau y bydd gennych yr adnoddau sydd eu hangen i’w cynnal hyd yn oed mewn cyfnodau o gyfyngiadau ariannol.
Efallai bod yna offer rydych chi’n eu defnyddio’n rheolaidd, sydd ddim yn hanfodol ond sy’n bendant yn ddefnyddiol ac yn braf eu cael. Gwnewch yn siŵr eich bod wedi nodi’r rhain. Fel hyn, os oes angen i chi leihau costau, gallwch ystyried:
- ail-negodi’r cyfraddau rydych chi’n eu talu i’w defnyddio
- israddio eich tanysgrifiadau
- rhoi’r gorau i’w defnyddio
Cyngor: Ymgynghorwch â’ch tîm – gallai’r hyn sy’n braf ei gael i chi fod yn hanfodol i rywun arall!
3. Gwiriwch eich costau gyda phartneriaid
Cysylltwch â’ch darparwyr platfform a’ch partneriaid digidol rydych chi’n eu talu’n llai rheolaidd neu’n flynyddol i asesu a ydych chi’n derbyn y bargeinion gorau posibl am eu gwasanaethau a’u cynhyrchion. Gall rheolwyr cyfrifon newid yn rheolaidd felly pwysleisiwch eich statws elusennol a’ch cyfyngiadau cyllidebol iddyn nhw.
Gwnewch yn siŵr eich bod yn wybodus am rwymedigaethau cytundebol rhag ofn i chi benderfynu rhoi’r gorau i ddefnyddio unrhyw offer neu eu hisraddio. Gall rhai cytundeb fod â dyddiad gorffen penodol neu eu bod yn parhau yn awtomatig felly mae’n dda eu rheoli’n rhagweithiol.
Yn olaf, gwnewch yn siŵr eich bod chi a’ch tîm yn gwybod pwy sy’n gyfrifol am reoli cytundebau gyda darparwyr a phartneriaid digidol. Mae cymaint o werth mewn meithrin perthnasoedd cryf gyda phartneriaid: gallant eich cadw ar flaen y gad o ran pa dechnoleg sydd ei hangen arnoch.
Cyngor: Defnyddiwch eich matrics i gofnodi pryd mae cytundebau neu danysgrifiadau’n dod i ben i’w hadnewyddu fel nad ydych chi’n cael eich dal gan gostau sy’n adnewyddu’n awtomatig.
Dolenni defnyddiol
Bydd Rhan 2 yn trafod sut i ystyried a chynllunio ar gyfer costau digidol yn y dyfodol, yn enwedig y rhai nad ydych chi efallai’n talu amdanynt ar hyn o bryd. Darllenwch:
- Rhan 2: Sut i Gyllidebu ar Gyfer Costau Digidol yn y Dyfodol
- Rhan 3: Sut i Integreiddio Costau Digidol i’ch Cyllideb Weithredu
- Part 2: How to budget for future digital costs
- Part 3: How to integrate digital costs into your operating budget
Credyd delwedd: CaLcuLaTor gan Sykex Tom ar Flickr. Defnyddir o dan drwydded.
Wedi'i gomisiynu gan Catalyst
