Cyllido ar Gyfer Digidol: 9 Ffordd i Wneud Eich Sefydliad yn Fwy Deniadol i Gyllidwyr

Awdur: Joe Roberson; Amser Darllen: 9 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru

Mae’r adnodd hwn ar gyfer:

Prif Swyddogion Gweithredol ac uwch reolwyr sy’n awyddus i wneud eu sefydliad yn fwy hyfyw ar gyfer cyllid grant
Pobl datblygu busnes sy’n awyddus i wella ceisiadau cyllido sy’n cynnwys costau digidol

Mae’n cwmpasu:

Pethau y mae’n rhaid i chi eu gwneud i gael cyfle i gael cyllid
Pethau y gallech eu gwneud i gynyddu siawns eich cynnig
Cyngor ar yr hyn y mae cyllidwyr yn chwilio amdano o ran sut rydych chi’n disgrifio costau meddalwedd ac arbenigedd allanol

Ynglŷn â’r canllaw hwn

Bydd y canllaw yma yn eich helpu i fod yn llwyddiannus i ariannu costau digidol eich sefydliad. Mae’n berthnasol i bob un o’r 3 math o gyllid digidol:

Costau digidol craidd (ar draws y sefydliad, yn torri ar draws timau)
Darparu gwasanaethau hybrid (rhannol ddigidol, rhannol wyneb yn wyneb)
Darparu gwasanaethau digidol yn gyntaf (digidol neu o bell yn bennaf, hyd yn oed os yw pobl yn cymryd rhan y tu ôl i’r llenni)

Mae rhai awgrymiadau’n gyffredin i unrhyw gynnig. Y gamp yw cymhwyso eu cyngor i gyd-destun digidol.

Os ydych chi eisoes yn gwneud y pethau hyn yna ystyriwch sut y gallech chi wella.

Bydd eu gwneud hefyd yn eich gosod mewn sefyllfa well i ddefnyddio unrhyw gyllid yn effeithiol. Mae hyn yn ei dro yn arwain at ganlyniadau gwell, adrodd gwell a mwy o siawns i gael cyllid yn y dyfodol.

3 peth y mae’n rhaid eu gwneud

Camau paratoi hanfodol sy’n dangos bod gan eich sefydliad brosesau da.

1. Deall pam rydych chi eisiau cyllid

Ni allwch esbonio eich angen i gyllidwr os nad ydych chi’n ei ddeall eich hun.

Y ffordd orau i ddeall yw cynnal ymchwil defnyddwyr. Yn dibynnu ar yr angen sylfaenol am gyllid, efallai yr hoffech ymchwilio gyda:

Y bobl rydych chi’n eu cefnogi
Staff rheng flaen
Rhanddeiliaid mewnol eraill sydd ag anghenion perthnasol

Gallwch ddefnyddio ein canllawiau ar ymchwil defnyddwyr ar gyfer unrhyw un o’r grwpiau yma.

Yna, dywedwch y stori pam mae angen y gost ddigidol. Eglurwch yr angen o safbwynt y bobl sy’n defnyddio eich gwasanaethau. Nodwch sut y bydd o fudd iddynt, hyd yn oed os mai dim ond staff mewnol fydd yn ei ddefnyddio (er enghraifft, CRM).

2. Costau ymchwil

Rydym yn aml yn gweld sefydliadau’n defnyddio ffigur bras yn seiliedig ar gyngor un person. Mae hyn yn tueddu i arwain at gyllideb annigonol i wneud rhywbeth yn dda. Boed hynny’n angen ymchwilio’n iawn i feddalwedd, cymorth allanol neu swydd staff digidol mewnol hyd yn oed. Dylech chi:

Siarad â sefydliadau tebyg am y prosesau maen nhw wedi profi er mwyn gwneud y pethau rydych chi eisiau gwneud (er enghraifft, eu gwefan newydd)
Cynnal digon o ymchwil defnyddwyr i ddeall yr hyn rydych chi’n debygol o fod angen a ddim angen
Cael dyfynbrisiau gan ddarparwyr yn seiliedig ar fanylion eich ymchwil defnyddwyr
Archwilio costau cynnal a chadw ar gyfer unrhyw feddalwedd neu system ddigidol – fel y gallwch chi gyllidebu ymhellach i’r dyfodol

Mae gwneud hyn yn golygu eich bod chi’n fwy tebygol o gyllidebu’n gywir.

Darllenwch Cyllidebu ar Gyfer Digidol Rhan 1: Sut i ddeall eich costau digidol cyfredol.

3. Cynllunio pwy fydd yn cyflawni’r gwaith

Bydd cynllunio’r ffordd rydych chi am gyflawni’r gwaith yn eich helpu i ysgrifennu cynnig gwell a’i gyflawni ar ôl derbyn y cyllid. Yr elfen bwysicaf o gynllunio yw pwy fydd yn cyflawni’r gwaith. Er enghraifft, ymgynghorydd digidol, darparwr CRM, asiantaeth ddigidol – tîm mewnol hyd yn oed. Nodwch pwy a siaradwch â nhw cyn creu’r cynnig. Fel hyn, gallant ymrwymo i fod ar gael i gyflawni os, a phryd, y cewch chi gyllid.

Yna soniwch amdanynt yn y cynnig. Nodwch os ydynt yn bartneriaid rheolaidd neu’n rhai newydd. Rhannwch y sgiliau byddant yn cynnig.

Os na allwch chi nodi pwy, yna nodwch y sgiliau y bydd ei angen i’w gyflawni o leiaf. Er enghraifft, bydd cael cynllun i uwchsgilio rheolwr prosiect i gynnal prosiect digidol yn dangos i gyllidwr eich bod yn ystyried anghenion hirdymor eich sefydliad.

6 peth y gallech chi eu gwneud

Nid yw’r camau hyn yn hanfodol, ond bydd pob un yn creu cynnig mwy cystadleuol.

1. Buddsoddi yn eich gwefan

Os yw eich cynnig yn dda yna bydd yr asesydd yn siŵr o ymweld â’ch gwefan.

“Dylech chi, ac unrhyw ymwelwyr, feddwl am eich gwefan fel adnodd darparu gwasanaeth” – Cat Ainsworth, Dot Project

Rhowch ofal i’ch gwefan. Dylai ganolbwyntio ar y bobl rydych chi’n eu cefnogi.

Sicrhewch ei fod yn adlewyrchu dull digidol eich sefydliad hefyd. Rhaid trwsio unrhyw ddolenni sydd wedi torri a sicrhau bod y prif dudalennau’n hawdd i’w darganfod a’u llywio. Defnyddiwch ein canllaw i 5 problem gyffredin.

Yna trafodwch sut rydych chi’n rheoli eich safle yn eich cynnig – er enghraifft, soniwch sut rydych chi’n buddsoddi ynddo ar hyn o bryd.

2. Arian cyfatebol

Mae rhannu costau bob amser yn ddeniadol i gyllidwyr. Os yw eich ymchwil yn awgrymu y bydd eich costau digidol yn sylweddol, neu y gallent ffurfio rhan fawr o’ch cyllideb, yna dylech ystyried arian cyfatebol. Gallai hyn fod o gronfeydd wrth gefn neu ffynhonnell ariannu arall.

Bydd gwneud hyn yn lleihau unrhyw risg wedi’i ganfod gan y cyllidwr yn syth. Bydd hefyd yn eich helpu i fod yn ddewr ac yn hyderus yn yr hyn rydych chi’n gofyn amdano.

3. Arddangos eich straeon newid digidol

Mae’r sector dielw yn tueddu i fod yn dda’n arloesi am fod rhaid iddo. Pobl sydd fel arfer yn arwain gyda meddylfryd mwyaf angerddol neu greadigol.

Chwiliwch am y bobl yma yn eich sefydliad. Chwiliwch am y rhai sy’n defnyddio adnoddau digidol a dangos eu gwaith. Er enghraifft, efallai eich bod wedi rhoi tabledi i dîm ac maen nhw bellach yn eu defnyddio mewn ffyrdd annisgwyl. Neu efallai eu bod wedi datblygu pethau arloesol eraill – fel ffordd o ddefnyddio galwadau fideo fel bod pethau’n haws i bobl niwroamrywiol.

Mae gwneud hyn yn dangos eich bod eisoes ar daith o newid digidol ac yn meddwl amdano ar draws eich sefydliad.

4. Ysgrifennu’n agored am eich gwaith digidol

Mae rhannu eich gwaith yn gyhoeddus yn cynyddu tryloywder ac yn annog mewnbwn gan eraill. Mae’n dangos i gyllidwyr eich bod wedi ymrwymo i fyfyrio ar eich gwaith a rhannu eich dysgu. Bydd ysgrifennu am sut rydych chi’n defnyddio digidol, dros amser, yn creu naratif cryf am eich taith o newid digidol. Bydd hyn yn rhoi hyder i gyllidwyr yn eich dull a’ch profiad.

Gallwch wneud hyn trwy rannu cynlluniau digidol sydd ar y gweill, ysgrifennu nodiadau wythnosol, a chreu storfa o adnoddau y gall unrhyw un eu cyrchu ar eich gwefan hyd yn oed. Gweler sut i gychwyn gweithio’n agored.

5. Dangos eich cynlluniau ‘ailddefnyddio’

Mae ailddefnyddio yn golygu ailddefnyddio offer, cod, cynlluniau ac adnoddau presennol sydd yn gyffredin ar gael ar y rhyngrwyd. Mae llawer o’r rhain ar gael gan fod y bobl a rannodd yn credu mewn gweithio agored.

Mae ailddefnyddio gwaith pobl eraill yn dangos i gyllidwyr eich bod chi:

Yn bwriadu defnyddio eu harian mor effeithiol â phosibl
Ddim yn creu rhywbeth pwrpasol pan fydd adnodd presennol yn gwneud y tro.

Gallech hyd yn oed fod yn copïo dulliau digidol sy’n defnyddio adnoddau cyffredin. Mae Shared Digital Guides wedi ysgrifennu dros 60 o Ganllawiau y gallwch eu copïo a’u hailddefnyddio.

6. Dangos gwariant digidol eich sefydliad

Wrth rannu cyfanswm gwariant digidol eich sefydliad gallech ddangos:

Pa ganran o’ch cyllideb gyffredinol sy’n mynd tuag at ddigidol
Pa ganran o’ch cyllideb ddigidol rydych chi’n gofyn i gael ei hariannu
Eich lefel ymrwymiad a phrofiad o fuddsoddi mewn digidol
Eich bod yn cymryd dull strategol i ddigidol. Mae hyn yn cefnogi gweddill naratif eich cynnig.

Yr hyn y mae cyllidwyr yn chwilio amdano mewn costau meddalwedd

Defnyddiwch hwn fel rhestr wirio:

Tystiolaeth o ddyfynbrisiau. Mae dangos eich bod wedi mynd trwy broses amcangyfrif costau da yn meithrin hyder cyllidwyr.
Mesur y gwerth cynhyrchir gan unrhyw adnodd neu system ddigidol newydd. Er enghraifft sawl awr o waith y flwyddyn y gallai CRM newydd ei arbed wrth greu adroddiadau. Mae cyllidwyr yn gwerthfawrogi ymdrechion i fesur.
Eich dealltwriaeth o heriau gweithredu a’r risgiau a ddaw gydag adnoddau a phrosesau digidol newydd. Dangoswch eich ymchwil defnyddwyr, yr hyn rydych chi wedi’i ddysgu gan sefydliadau eraill a sut y byddwch chi’n goresgyn unrhyw wrthwynebiad diwylliannol gan staff.

Yr hyn y mae cyllidwyr yn chwilio amdano mewn costau arbenigedd allanol

Defnyddiwch hwn fel rhestr wirio:

Manylion newid hirdymor. Dangoswch ddamcaniaeth glir o sut y bydd buddsoddiad allanol yn arwain at enillion mewnol hirdymor i’r sefydliad. Yna esboniwch sut y bydd hyn yn buddio’r bobl rydych chi’n eu cefnogi.
Dealltwriaeth o risg. Dangoswch eich bod wedi ystyried beth allai fynd o’i le wrth dalu am wasanaethau allanol. Yna dangoswch sut y byddwch chi’n lliniaru’r rhain trwy wirio a llywodraethu da.
Dilysu hyfywedd ariannol hirdymor unrhyw adeiladu neu addasu. Dangoswch eich bod yn deall costau cynnal a chadw, sut y byddwch chi’n eu hariannu ac os byddwch chi’n meithrin gallu mewnol i’w reoli.
Dealltwriaeth o’r hyfforddiant sydd ei angen i uwchsgilio staff i ddefnyddio unrhyw system newydd. Er enghraifft, nid yw prynu CRM newydd, sy’n gwneud yn union beth sydd ei angen arnoch, o unrhyw ddefnydd i chi os nad ydych chi’n gwybod sut i’w ddefnyddio. Felly cofiwch gynnwys costau hyfforddi.

Arbed amser: crëwch ddatganiadau sut rydych chi’n defnyddio digidol y gellir eu hailddefnyddio

Ar ôl ysgrifennu eich cynnig cyntaf, edrychwch os oes unrhyw elfennau craidd gellir eu hailddefnyddio. Efallai ei fod yn ymadrodd sy’n disgrifio dull eich sefydliad, neu set o fwledi sy’n dangos yr hyn rydych chi wedi’i wneud yn y 3 blynedd diwethaf. Neu efallai ei fod yn ddatganiad am arbenigedd mewnol.

Darganfyddwch y cydrannau yma a’u defnyddio yn eich cynnig nesaf. Addaswch yn ôl yr angen ar gyfer y cyd-destun.

Gwybodaeth bellach

Cyn i chi roi’r cyngor yma ar waith, ewch ati i ddeall y 3 math o gyllid ar gyfer costau digidol.

Deallwch eich costau digidol craidd gyda’n cyfres 3 rhan fel y gallwch eu hintegreiddio’n well i’ch cyllideb:

Ansicr am ddangos costau digidol? Cyngor yma i benderfynu dangos costau digidol ar wahân mewn ceisiadau am gyllid grant.

Mae’n dda gwneud rhywfaint o waith darganfod cyn ysgrifennu cais am gyllid. Mae ein canllaw yn esbonio pam a sut.

‍

Diolch i Cat Ainsworth o Dot Project am eu cyfraniad mawr at yr erthygl hon.

‍

—-

‍

Llun gan Gaspar Costa ar Unsplash

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst