Gweithio Agored: Sut i Gychwyn
Awdur: Doug Belshaw;
Amser Darllen: 10 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru
Mae’r adnodd hwn ar gyfer pobl mewn elusennau bach sydd â diddordeb mewn gweithio agored ond sy’n ansicr ble i ddechrau ac unrhyw un sydd eisiau deall manteision gweithio agored i’w sefydliad.
Mae’n cynnwys enghreifftiau ymarferol i’ch helpu i roi arferion gweithio agored ar waith.
Erbyn diwedd y canllaw hwn, byddwch yn deall sut i gychwyn gyda gweithio agored yn eich sefydliad.
1. Pum nodwedd gweithio agored
Gall ‘agored’ fod yn derm amwys felly byddwn yn defnyddio’r Diffiniad Sefydliad Agored. Mae hyn yn amlinellu pum nodwedd allweddol sefydliad neu brosiect ‘agored’:
- Tryloywder
- Cynhwysiant
- Addasrwydd
- Cydweithio
- Cymuned
Gall gweithio agored arwain at fwy o hyblygrwydd, arloesedd cyflymach, a mwy o ymgysylltiad. Mae hyn yn digwydd trwy rannu gwybodaeth yn fwy agored.
Gall gweithio agored fod yn arbennig o fuddiol i elusennau bach, gan ei fod yn cynyddu effeithlonrwydd. Mae hefyd yn helpu i feithrin ymddiriedaeth gyda chefnogwyr ac yn hyrwyddo diwylliant dysgu parhaus.
Gweithio’n agored: enghreifftiau
Mae enghreifftiau ymarferol o weithio agored mewn elusennau bach yn cynnwys:
- Rhannu cynlluniau prosiect sydd ar y gweill gyda rhanddeiliaid fel rhoddwyr, partneriaid a buddiolwyr. Mae hyn yn cynyddu tryloywder ac yn annog mewnbwn o safbwyntiau amrywiol.
- Creu storfa o adnoddau, fel templedi, canllawiau a deunyddiau hyfforddi. Gall aelodau’r tîm a rhanddeiliaid gael mynediad at y rhain ac ychwanegu atynt. Hefyd, lle bo’n briodol, gallwch ddewis rhoi mynediad i randdeiliaid allanol.
- Cynnal galwadau cymunedol rheolaidd a fforymau agored, ar-lein ac all-lein. Mae hyn yn galluogi staff, gwirfoddolwyr a phartneriaid i drafod syniadau, heriau a chyfleoedd.
2. Meithrin ymddiriedaeth rhanddeiliaid gyda gweithio agored
Mae gweithio agored yn ddull y gall unrhyw un sy’n ymwneud â’ch sefydliad ei ddefnyddio. Gall yr hyn y mae’n edrych fel yn ymarferol amrywio yn dibynnu ar wahanol rolau. Yn ei hanfod, mae’n ymwneud â chreu ymddiriedaeth trwy dryloywder.
Mae gweithio agored yn cynnwys lleihau rhwystrau wrth gynyddu cydweithio. Nid yw’n beth arall rhaid cydymffurfio iddo, mae’n ffordd o sicrhau eich bod yn diwallu anghenion eich buddiolwyr.
Manteision gweithio agored i wahanol randdeiliaid:
- Staff a gwirfoddolwyr – mwy o hyblygrwydd, arloesedd cyflymach a chynnydd ymgysylltiad.
- Rhoddwyr a chefnogwyr – meithrin ymddiriedaeth, a dangos tryloywder ac atebolrwydd.
- Sefydliadau a rhwydweithiau partner – mwy o ddysgu a rennir, rhannu adnoddau a datrys problemau ar y cyd.
- Buddiolwyr a defnyddwyr gwasanaeth – gwneud penderfyniadau mwy cynhwysol, amserlennu ymatebol a dulliau amrywiol.
Enghreifftiau o ganlyniadau i randdeiliaid
Dyma rai enghreifftiau o ddefnyddio gweithio agored i wella canlyniadau.
Cyd-gynllunio rhaglenni
Mae elusen fach yn gweithio gyda’i rhoddwyr a’i phartneriaid i ddelio â mater cymunedol pwysig. Mae defnyddio eu harbenigedd a’u hadnoddau cyfunol yn arwain at ymateb mwy targedig. Mae hyn yn ei dro yn arwain at fwy o ymddiriedaeth rhwng y sefydliadau.
Gwerthuso a gwella
Mae buddiolwyr a defnyddwyr gwasanaeth yn cymryd rhan yn gwerthuso gwasanaeth presennol. Maent yn darparu adborth gwerthfawr sy’n arwain at ei welliant. O ganlyniad, mae sefydliadau partner yn cydweithredu ac yn cydweithio’n well.
Codi arian ar y cyd
Mae staff, gwirfoddolwyr a sefydliadau partner yn trefnu digwyddiad codi arian. Maent yn rhannu eu hadnoddau, eu rhwydweithiau a’u sgiliau i fwyhau effaith a chyrhaeddiad. O ganlyniad, mae buddiolwyr yn cymryd rhan yn y broses o gynllunio a chyflwyno rhaglenni.
3. Goresgyn rhwystrau gweithio agored
Mae unrhyw newid sefydliadol yn wynebu rhwystrau, ac mae gweithio agored yr un peth. Enghraifft gyffredin o hyn yw gwrthwynebiad i newid. Efallai bydd pryderon hefyd am gyfrinachedd, yn ogystal â diffyg adnoddau.
Weithiau, mae rhwystrau go iawn i fynd i’r afael â nhw. Ni ddylem wthio’r rhain o’r neilltu, ond rhaid trin pryderon o ddifrif a delio â nhw yn eu tro.
I oresgyn y rhwystrau hyn:
Mynd i’r afael â phryderon
Cyfleu manteision gweithio agored a sut mae’n cyd-fynd â gwerthoedd eich sefydliad. Gallech gynnal gweithdai neu gyflwyniadau sy’n arddangos mentrau gweithio agored llwyddiannus. Bydd y rhain yn bwerus os ydynt yn dangos canlyniadau positif i sefydliadau eraill, tebyg.
Enghraifft: mae elusen fach sy’n wynebu gwrthwynebiad i newid yn ymgysylltu ag arbenigwr gweithio agored. Maent yn cyflwyno cyfres o weithdai i dynnu sylw at fanteision ac ymdrin â phryderon staff. Mae hyn yn arwain at well dealltwriaeth a pharodrwydd i fabwysiadu arferion newydd.
Sefydlu canllawiau clir
Mae canllawiau’n helpu i ddiogelu gwybodaeth sensitif wrth hyrwyddo tryloywder mewn meysydd eraill. Gallai hyn gynnwys gweithredu ffordd o ddosbarthu lefelau sensitifrwydd gwybodaeth. Gallai hefyd gynnwys cymhwyso rheolaethau mynediad priodol. Efallai bod hyn yn gwneud dogfennau’n gyhoeddus, neu o leiaf yn agored i bawb o fewn eich elusen.
Enghraifft: mae sefydliad sy’n pryderu am gyfrinachedd yn creu system haenog ar gyfer mynediad at ddogfennau. Mae hyn yn sicrhau bod gwybodaeth sensitif yn cael ei diogelu a bod deunyddiau sydd ddim yn sensitif ar gael yn agored. O ganlyniad, mae cydweithio a rhannu gwybodaeth yn cynyddu rhwng staff a rhanddeiliaid eraill.
Hyfforddi staff a gwirfoddolwyr
Darparu cefnogaeth barhaus wrth i’ch rhanddeiliaid addasu i arferion gweithio agored. Cynigiwch weithdai ac adnoddau i helpu aelodau’r tîm i ddatblygu’r sgiliau angenrheidiol. Bydd y rhain hefyd yn eu helpu i ddeall egwyddorion gweithio agored.
Enghraifft: mae elusen sydd ag adnoddau cyfyngedig yn gweithio gyda sefydliadau eraill yn ei rhwydwaith. Maent yn darparu mynediad at adnoddau, offer ac arbenigedd a rennir. Mae hyn yn galluogi’r elusen i annog arferion gweithio agored heb fuddsoddiad ariannol sylweddol. Yn ei dro, mae hyn yn arwain at newid sefydliadol cadarnhaol.
4. Paratoi sefydliad ar gyfer gweithio agored
Nid yw dal eich cydweithwyr yn annisgwyl byth yn syniad da os ydych chi eisiau i unrhyw newid fod yn barhaol. Felly, cyn gweithredu arferion gweithio agored, mae angen i chi osod y sylfaen.
Nod rheoli newid yw sbarduno gwahaniaethau go iawn a pharhaol o fewn sefydliad. Gall hyn gymryd amser ac ymdrech. Cychwynnwch trwy sefydlu’r cam cyntaf ar gyfer llwyddiant. I sefydlu’n dda:
Datblygu gweledigaeth glir
Creu gweledigaeth ar gyfer gweithio agored o fewn eich strategaethau presennol. Bydd amlinellu map ffordd gyda dull cam wrth gam yn cynyddu hyder.
Enghraifft: mae tîm arweinyddiaeth sefydliad yn creu map ffordd gweithio agored. Mae hyn yn cynnwys amcanion penodol megis cynyddu tryloywder gwneud penderfyniadau. Mae hefyd yn cynnwys sefydlu fforymau agored rheolaidd ar gyfer cydweithio ac adborth.
Dewis hyrwyddwyr
Mae gan bob sefydliad bobl sydd fwy neu lai yn frwdfrydig am newid. Dewiswch hyrwyddwyr sydd eisoes yn gefnogol o fanteision gweithio agored. Dylent allu ysbrydoli eraill i gofleidio ffyrdd newydd o weithio.
Enghraifft: mae sefydliad dielw yn nodi sawl aelod o staff sydd â diddordeb mewn gweithio agored. Maent yn rhoi hyfforddiant ac adnoddau iddynt i’w helpu i arwain y broses newid.
Codi ymwybyddiaeth
Cyfathrebwch i staff, gwirfoddolwyr a rhanddeiliaid eraill fod cefnogaeth a hyfforddiant ar gael. Defnyddiwch gylchlythyrau mewnol, cyfarfodydd tîm a llwyfannau cyfryngau cymdeithasol i rannu diweddariadau. Gall hyn hefyd fod yn ffordd dda o rannu enghreifftiau o lwyddiant.
Enghraifft: mae Cwmni Budd Cymunedol (CIC) yn cynnal cyfres o weithdai gweithio agored i staff a gwirfoddolwyr. Maent yn dilyn hyn gyda gwiriadau rheolaidd a diweddariadau cynnydd i gynnal momentwm. Mae’r CIC yn anfon cylchlythyrau rheolaidd at gefnogwyr i dynnu sylw at fanteision.
5. Trawsnewid diwylliant sefydliadol ar gyfer gweithio agored
Mae diwylliant sefydliadol yn cynnal gweithio agored. Felly mae meithrin gweithio agored yn broses barhaus o feithrin diwylliant.
Cofiwch: agwedd yw agored yn hytrach nag ymarfer ticio blychau. Golygai hyn y gallai gweithio agored edrych yn wahanol o un sefydliad i’r llall. Ond, er bod cyd-destun yn bwysig, mae gan bob sefydliad gweithio agored ddiwylliant cyffredin.
I feithrin diwylliant gweithio agored:
Annog ymddygiad agored
Ymarferwch ddulliau fel cyfathrebu agored, gwrando gweithredol ac adborth adeiladol. Cyflwynwch gyfarfodydd tîm rheolaidd ble gall staff a gwirfoddolwyr rannu syniadau a chyflawniadau. Efallai yr hoffech roi sianeli adborth dienw ar waith fel arolygon ar-lein. Mae’r rhain yn sicrhau bod pawb yn teimlo’n gyfforddus yn lleisio eu barn.
Enghraifft: mae NGO yn sefydlu cyfarfodydd ‘man agored’ misol ar gyfer staff a gwirfoddolwyr. Maent yn trafod prosiectau, heriau a syniadau cyfredol mewn amgylchedd cefnogol a chydweithredol. Mae hyn yn annog cyfathrebu agored ac yn cryfhau perthnasoedd gwaith.
Cydnabod a dathlu cyfraniadau
Gall gweithredu arferion gweithio agored achosi pryder i rai. Dyna pam ei bod hi’n bwysig dathlu eu cyfraniadau yn ogystal â’u llwyddiannau. Yn dibynnu ar yr unigolyn, gall y gydnabyddiaeth yma ddod yn gyhoeddus neu’n breifat. Mae’n atgyfnerthu gwerth gweithio agored.
Enghraifft: mae elusen yn creu ‘Gwobr Gweithio Agored’ fisol a blynyddol i gydnabod aelodau’r tîm. Mae’n cael ei wobrwyo i’r rhai sy’n gwneud cyfraniadau sylweddol at hyrwyddo arferion gweithio agored. Mae hyn yn dathlu eu cyflawniadau ac yn ysbrydoli eraill i ddilyn eu hesiampl.
Darparu hyfforddiant a chefnogaeth barhaus
Mae hyn yn helpu cydweithwyr i ddatblygu’r sgiliau sydd eu hangen ar gyfer gweithio agored. Cynnal gweithdai, ond hefyd ystyried cyfleoedd mentora a dysgu rhwng cyfoedion. Gall y rhain ganolbwyntio ar y cymwyseddau allweddol sydd eu hangen ar gyfer gweithio agored llwyddiannus. Mae cymwyseddau o’r fath yn cynnwys cyfathrebu, cydweithio a datrys problemau.
Enghraifft: mae cwmni cydweithredol mewn lleoliad penodol yn partneru â darparwr hyfforddiant lleol. Gyda’i gilydd, maent yn cynnig cyfres o weithdai ar sgiliau gweithio agored. Mae’r gweithdai hyn yn cynnwys ffocws ar gyfathrebu effeithiol a rhannu data. Mae staff a gwirfoddolwyr yn ennill y wybodaeth a’r galluoedd i weithio’n agored.
6. Sut i ddechrau gweithio’n fwy agored
Gall gweithio’n agored godi ofn ar rai, ond mae’r gwobrau’n werth chweil! Mae’r dull yn arbennig o ddefnyddiol i elusennau bach, gan ei fod yn helpu i hyrwyddo:
- Mwy o hyblygrwydd
- Arloesedd cyflymach
- Mwy o ymgysylltiad
Cofiwch fod rhai o’r awgrymiadau a’r technegau yn yr adnodd hwn yn dibynnu ar eich cyd-destun. Dylech drin y rhain fel syniadau i lywio arfer yn eich sefydliad.
Sut i ddechrau gweithio’n agored:
Proses gwneud penderfyniadau agored
Gwahoddwch staff, gwirfoddolwyr, a’ch buddiolwyr/cynulleidfa i gyfrannu eu syniadau a’u barn. Mae hyn yn arbennig o bwysig o ran penderfyniadau allweddol. Cynhaliwch sesiynau ystormio syniadau i gasglu a thrafod awgrymiadau ar gyfer prosiect newydd.
Enghraifft: mae elusen fach yn trefnu cyfres o weithdai i gasglu mewnbwn i raglen newydd. Mae staff, gwirfoddolwyr, a buddiolwyr yn trafod datblygiad y rhaglen. Mae hyn yn sicrhau bod yr elusen yn ystyried ystod amrywiol o safbwyntiau.
Rhannu, rhannu, rhannu
Cadwch eich rhanddeiliaid yn gyfredol â gwaith a chynnydd eich sefydliad. Rhowch wybod iddynt nid yn unig am eich llwyddiannau, ond eich heriau a’ch prosiectau parhaus. Gallwch wneud hyn trwy gylchlythyrau, nodiadau wythnosol, postiadau blog, neu ddiweddariadau cyfryngau cymdeithasol. Mae tryloywder cynyddol yn helpu i feithrin ymddiriedaeth ac yn cryfhau perthnasoedd.
Enghraifft: mae sefydliad yn creu dangosfwrdd prosiect sy’n wynebu’r cyhoedd sy’n darparu diweddariadau mewn amser go iawn. Mae’r dangosfwrdd yn dangos data ar gynnydd, heriau, a chyflawniadau ei brosiectau. Mae hyn yn cynnig gwell mewnwelediad i randdeiliaid i waith ac effaith y sefydliad.
Sefydlu partneriaethau a chydweithrediadau
Gweithio gyda sefydliadau neu rwydweithiau eraill yn eich sector. Gallwch ddysgu o’u profiadau, ac i’r gwrthwyneb. Hefyd, gallwch gronni adnoddau a datblygu rhaglenni neu fentrau newydd gyda’i gilydd.
Enghraifft: Mae 2 sefydliad dielw yn creu partneriaeth i ddatblygu rhaglen hyfforddi newydd. Maent yn defnyddio eu harbenigedd a’u hadnoddau cyfunol i greu cynnig mwy effeithiol.
Camau nesaf
Efallai y bydd yr adnoddau hyn o gymorth pellach i chi ar eich taith gweithio agored:
- Cwrs e-bost am ddim gan We Are Open Co-op – What We Talk About When We Talk About Open
- Adnodd cyflwyniadol a grëwyd ar gyfer carfan o Gyrff Llywodraethu Cenedlaethol Sport England, ond yn berthnasol i bob math o sefydliad: Open Working 101.
Delweddau: CC BY-ND gan Visual Thinkery ar gyfer WAO
Wedi'i gomisiynu gan Catalyst
