Gwella Cyfathrebu gyda Defnyddwyr Gwasanaeth ELITE

Cefnogodd ProMo Cymru ELITE i drawsnewid y ffordd roeddent yn cyfathrebu gyda defnyddwyr eu gwasanaeth, gan arwain at ymgysylltu a chymorth gwell.

Beth oedd y broblem?

Mae Cyflogaeth â Chymorth ELITE yn elusen sy’n ymbweru pobl anabl a difreintiedig ar draws De, Canolbarth a Gorllewin Cymru. Maent yn cefnogi defnyddwyr eu gwasanaeth drwy gynnig cyfleoedd galwedigaethol, hyfforddiant a chyflogaeth.

I ddechrau, roeddent yn credu bod angen ap arnynt i wella cymorth a chyngor lles ar gyfer eu cyfranogwyr.

Fodd bynnag, fe sylweddolon nhw yn fuan mai cyfathrebu oedd y broblem. Roeddent yn cael trafferth darparu diweddariadau amserol ac effeithiol i’r cyfranogwyr, oedd yn creu dryswch a rhwystredigaeth. Cafodd hyn effaith negyddol ar rai o Gynghorwyr Cyflogaeth ELITE hefyd, a oedd yn gweld rheoli disgwyliadau cyfranogwyr yn heriol, gan gyfrannu at anfodlonrwydd gyda’u swydd.

Ymunodd ELITE â Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol ProMo Cymru yn 2024, gyda’r nod o fynd i’r afael â’u heriau cyfathrebu drwy weithio mewn ffordd strwythuredig sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr.

Ein ffordd o weithio

Mae ProMo Cymru yn darparu’r Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol i sefydliadau trydydd sector yng Nghymru. Drwy’r rhaglen mae sefydliadau yn derbyn hyfforddiant, mentora ac arweiniad i ddylunio a datblygu gwasanaeth digidol newydd neu ailfeddwl gwasanaethau presennol drwy ddefnyddio methodoleg cynllunio gwasanaeth. Mae cyfranogwyr yn dilyn y broses Darganfod, Diffinio, Datblygu a Darparu i ddod o hyd i ddatrysiadau sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr ac sy’n gwneud gwahaniaeth gwirioneddol.

Nod y cwrs yw rhoi’r wybodaeth a’r sgiliau i gyfranogwyr i ddylunio gwasanaethau digidol hygyrch sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr er mwyn sicrhau gwell canlyniadau i gymunedau yng Nghymru.

Datblygu system adborth

Cymrodd ELITE y cyfle i wneud ymchwil gyda’u defnyddwyr er mwyn deall sut i wella eu gwasanaethau. Fe ddysgon nad yr ap ei hun oedd y broblem, ond yn hytrach yr angen am well cyfathrebu.

Arweiniodd hyn at newid ffocws tuag at wella rhyngweithiad rhwng cyfranogwyr, gan ddechrau gyda chreu arolwg adborth ar ffurf “sgwrs” gan ddefnyddio teclyn rhad ac am ddim o’r enw Tripetto.

Dosbarthwyd yr arolwg i gyfranogwyr 10 diwrnod ar ôl iddynt gael eu hatgyfeirio. Roedd yn cadarnhau eu statws, yn darparu manylion cyswllt i’w Cynghorydd Cyflogaeth, ac yn tawelu eu meddwl am y broses gynefino, ac yn ateb unrhyw gwestiynau neu bryderon.

Profi ac Iteriad

Fe ehangodd ELITE yr arolwg i gynnwys cyfathrebiad bob 20 a 35 diwrnod. Roedd profion cychwynnol drwy gyfweliadau wyneb yn wyneb a holiaduron yn dangos adborth cadarnhaol.

Fodd bynnag, wrth i’r grŵp ehangu, roedd rhai Cynghorwyr Cyflogaeth yn dweud bod cyfranogwyr yn teimlo bod amlder y cysylltiad yn ormod. Roedd yn ymddangos bod gwell gan rai cyfranogwyr gyfathrebu wyneb yn wyneb gyda’r Cynghorwyr Cyflogaeth yn hytrach na’r tîm cynllunio.

Bellach, mae ELITE yn gweithio gyda grŵp peilot ehangach i deilwra eu dulliau o estyn allan i gyfranogwyr fel ei fod yn feddylgar ac yn gefnogol ac wedi cael ei amseru’n iawn, gan sicrhau eu bod yn cefnogi’r defnyddwyr gwasanaeth yn y ffordd sydd orau iddynt.

Canlyniadau a phethau i’w dysgu

Roedd y strategaeth gyfathrebu newydd wedi gwella ymgysylltiad gyda chyfranogwyr ac wedi mynd i’r afael â blychau cyfathrebu. Teimlai cyfranogwyr eu bod yn cael eu clywed a’u deall, ac mae Cynghorwyr Cyflogaeth yn gallu darparu cefnogaeth effeithiol heb gynyddu eu llwyth gwaith.

Mae egwyddorion cynllunio gwasanaeth wedi dod yn rhan allweddol o strategaeth ddigidol ELITE ar gyfer eu gwaith. Mae wedi eu hannog i ysgrifennu gwelliannau digidol mewn ffordd glir ac ystyrlon ar gyfer tendrau cyllid.

Pan ofynnon ni beth oedd y peth mwyaf diddorol neu ddefnyddiol o’r rhaglen, fe ddywedodd aelod o staff ELITE:

“Mae wedi bod yn brofiad gwych – cydbwysedd perffaith o agweddau theori ac ymarferol. Roedd cefnogaeth y grŵp cyfoedion yn ystod y gweithdai prototeipio yn sefyll allan fel model gwych. Rydym hefyd wedi elwa’n fawr trwy ddysgu am adnoddau rhad ac am ddim nad oedd gennym unrhyw syniad oedd yn bodoli; Canva i elusennau, Zapier a Glider. Mae’r effaith ar ein huchelgeisiau wedi bod yn enfawr – mae staff yn awgrymu syniadau ar gyfer datblygiadau newydd. Arweiniodd hyn at greu bot sgwrsio Adnoddau Dynol, y gall cynghorwyr cyflogaeth ei ddefnyddio yn eu gwaith gyda chyflogwyr, ac ar gyfer datblygiad AI yn ein hyfforddiant cyflogadwyedd.”

Pan ofynnon ni beth oedd yr agwedd anoddaf neu fwyaf heriol o’r cwrs, fe ddwedon nhw:

“Crëwyd heriau gan ffactorau allanol gan gynnwys staffio, a prosiectau a chyllid yn dod i ben. Mae’r ffactorau yma wedi effeithio ar gapasiti ac amser y tîm. Mae ffactorau allanol wedi effeithio ar gyfraniadau gan yr uwch dîm rheoli hefyd oherwydd prin oedd amser i eistedd lawr ac adolygu fel grŵp yn ystod cyfarfodydd yr uwch dîm. I reoli hyn fe wnaethom gysylltu a diweddaru’n gyson, ond gallwn wella hyn. Wrth symud ymlaen byddem yn newid y ffordd rydym yn defnyddio grwpiau tasg a gorffen er mwyn defnyddio dull mwy strwythuredig o reoli amser, dyddiadau cau a disgwyliadau.”

Oes gennyt ti ddiddordeb defnyddio dull cynllunio gwasanaeth yn dy sefydliad?

Yn ProMo Cymru, rydym yn helpu sefydliadau ddylunio gwell gwasanaethau drwy ddefnyddio methodoleg cynllunio gwasanaeth. Mae’n ffordd o weithio yn cyfuno ein profiad o waith ieuenctid, gwaith cymunedol, cyd-ddylunio ac ymgysylltu diwylliannol. Mae’n cael ei wreiddio gan ein meddylfryd digidol creadigol.

Mae Cyflogaeth â Chyflogaeth ELITE yn un o chwe sefydliad trydydd sector a oedd yn rhan o garfan 2024 Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol. Diolch i gyllid gan Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol ar gyfer y prosiect Cefnogaeth Ddigidol Trydydd Sector, roedd ProMo Cymru yn gallu cynnig tâl o £4,800 tuag at amser staff ac adnoddau i bob sefydliad oedd yn cymryd rhan yn y rhaglen 7 mis.