Sut i newid eich strategaeth ddigidol i fod yn fwy cynhwysol

Awdur: Helen Olsowska; Amser Darllen: 4 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.

Mae arwain newid digidol a bod yn fwy cynhwysol ar yr un pryd yn bwysig i’ch elusen.

Bydd yr adnodd yma yn eich helpu i gynllunio trawsnewid digidol mewn ffordd gynhwysol. Mae’n addas ar gyfer:

• Arweinwyr sydd yn gwneud penderfyniadau strategol am drawsnewid digidol mewn elusen neu sefydliad dielw

• Arweinwyr digidol sydd yn rheoli strategaeth ddigidol neu broses drawsnewid

Mae’n trafod:

1. Creu tîm prosiect
2. Deall eich cynulleidfaoedd neu ddefnyddwyr
3. Cynllunio ar gyfer cynwysoldeb
4. Creu strategaeth hygyrch

1. Creu tîm prosiect

Mae timau prosiect o bobl amrywiol yn fwy tebygol o greu strategaeth gynhwysol. Mae hyn yn golygu cynnwys pobl o wahanol hil, rhyw, rhywioldeb a chrefydd o fewn y tîm. Ond mae mathau eraill o amrywiaeth dylid ystyried hefyd:

• Gwahanol dimau ar draws y sefydliad sydd ag anghenion gwahanol
• Lefelau sgiliau digidol gwahanol
• Profiad byw o’r materion y mae’r elusen yn eu cefnogi

Bydd creu tîm prosiect eang yn eich helpu i ddeall pobl yn well a lleihau’r tebygolrwydd o ragdybiaethau anghywir am eu hanghenion.

2. Deall eich cymuned

Bydd cymuned yr elusen yn ganolog i strategaeth ddigidol gynhwysol. Bydd yn deall eu hanghenion boed fel defnyddwyr, staff, gwirfoddolwyr neu randdeiliaid eraill.

Ni fydd data eich sianeli digidol yn egluro popeth. Rydych chi angen deall anghenion, teimladau ac ymddygiad pobl hefyd.

Gall ymchwil defnyddwyr ddarparu’r wybodaeth sydd ar goll.

Casglwch ddata defnyddwyr o ansawdd wrth gynnal cyfweliadau manwl. Sicrhewch eich bod yn siarad â chynrychiolwyr o wahanol grwpiau:

• Mae 14.6 miliwn o boblogaeth y DU yn anabl. Rhaid cynnwys pobl anabl
• Mae tlodi digidol yn fwy o broblem nag y mae’r mwyafrif yn ei ddeall. Rhaid cynnwys pobl sydd yn ddiffyg sgiliau, data neu ddyfeisiau eu hunain
• Mae 14% o boblogaeth y DU yn perthyn i grŵp ethnig lleiafrifol. Rhaid cynnwys y bobl yma hefyd

Mae cynnwys defnyddwyr o’r cychwyn hyd at y diwedd wrth gynllunio’n ddigidol yn arwain at ganlyniadau gwell bob tro.

Creu personâu defnyddwyr

Defnyddiwch ganlyniadau eich ymchwil i greu cyfres o bersonâu defnyddwyr. Ysgrif bortread yw’r rhain o’ch defnyddwyr arferol. Maent yn gymorth i chi gofio am eich defnyddwyr wrth i chi ysgrifennu strategaeth ddigidol.

Mae sefydliadau fel Microsoft wedi creu ‘personâu sbectrwm’.  Efallai bod gan bob sbectrwm o bersonâu anghenion tebyg, ond nodweddion gwahanol, neu’r ddau. Er enghraifft, sbectrwm o anableddau gydag anghenion mynediad gwahanol.

Gallech barhau i gyfeirio at y personâu wrth i chi gyflawni eich strategaeth.

3. Cynllun ar gyfer cynwysoldeb

Mae strategaeth ddigidol gynhwysol yn gofyn am weithredu positif. Creu cynlluniau penodol sydd yn nodi sut bydd y strategaeth yn cynnwys grwpiau sydd ar y cyrion.

Gallai hyn gynnwys:

• Ymchwil defnyddwyr a phrofi penodol gyda grwpiau sydd ar y cyrion
• Datblygu rhestr wirio o anghenion defnyddwyr ar gyfer grwpiau ar y cyrion, yn seiliedig ar ymchwil

Canllawiau cynhwysiant

Gosod rhai canllawiau i helpu tîm y prosiect i greu strategaeth gynhwysol.

Gallai eich canllawiau gynnwys:

• Adnabod grwpiau cynulleidfa sydd wedi’u tangynrychioli, wedi’u hymyleiddio neu’n anodd eu cyrraedd
• Cynnwys cynrychiolwyr grwpiau defnyddwyr mewn unrhyw weithdy cynllunio strategaeth
• Adnabod a gosod safonau ar gyfer hygyrchedd o fewn y prosiect yn seiliedig ar anghenion defnyddwyr

4. Creu strategaeth hygyrch

Mae cynnal proses datblygu strategol cynhwysol yn golygu creu strategaeth sydd yn hygyrch.

Fodd bynnag, nid oes strwythur safonol ar gyfer strategaeth ddigidol. Gall hyn gymhlethu deall beth i’w gynnwys.

Gall cynnwys gormod greu strategaeth hir a llai hygyrch. Gall defnyddio iaith gymhleth ei gwneud yn anodd ei darllen.

Felly dylai dogfen strategaeth gynhwysol fod yn gyflym ac yn hawdd ei darllen.

Gallai eich strategaeth ddigidol gynnwys:

• Amcanion penodol, mesuradwy ar gyfer trawsnewid digidol
• Personâu defnyddwyr
• Canllawiau ar wasanaeth digidol cynhwysol a datblygu sianelau
• Amlinelliad o brosiectau penodol sydd eisoes yn cyflawni’r amcanion strategol

Meddyliwch sut i greu dogfen orffennol sydd yn hygyrch. Er enghraifft:

• Defnyddio delweddau a ffeithluniau
• Creu fersiwn ‘hawdd ei ddarllen’ ar gyfer pobl ag anableddau dysgu
• Creu fersiwn sain ar gyfer pobl â nam ar eu golwg
• Crynhoi’r strategaeth ar un dudalen

Adnoddau defnyddiol

Adnoddau, safonau a chanllawiau ar gyfer creu strategaeth ddigidol gynhwysol a hygyrch:

• Canllaw Cynllunio Cynhwysol Microsoft ‍
• Llawlyfr Gwasanaeth Gov.uk ar brofi hygyrchedd
• Safon ryngwladol Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys Gwe
• App gwirio iaith hygyrch Hemingway
• Delweddau stoc amrywiol o ran hil
• Delweddau stoc sydd yn cynnwys pobl ag anableddau

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst