Sut i Gyllidebu ar Gyfer Costau Digidol yn y Dyfodol (Cyllidebu ar Gyfer Digidol, Rhan 2 o 3)

Awdur: Cat Ainsworth; Amser Darllen: 4 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru

Mae’r blog hwn yn esbonio sut i werthuso pa gostau digidol a thechnoleg sydd ar orwel eich sefydliad. Bydd yn cynyddu eich gwybodaeth ac yn eich helpu i ychwanegu costau digidol at unrhyw gais am gyllid.

Bydd yn fwyaf defnyddiol os oes gennych strategaeth ddigidol a map ffordd eisoes. Dyma’r sylfaen ar gyfer gwneud penderfyniadau gwybodus a dyrannu adnoddau.

Ond weithiau mae cyfleoedd cyllido yn codi pan nad oes gennych strategaeth gyfoes.

Darllenwch: holl adnoddau ar strategaeth ddigidol.

Darllenwch Rhan 1: Sut i Ddeall Eich Costau Digidol Cyfredol

Pam fod angen rhagwelediad arnoch

Mae defnyddio adnoddau digidol yn gynaliadwy ac yn effeithiol yn gofyn am ragwelediad ac addasrwydd. Mae hefyd angen ymrwymiad i reolaeth ariannol gyfrifol. Mae hyn yn bosibl trwy archwilio, cydweithio a datblygu sgiliau. Bydd hyn yn eich helpu i ddefnyddio a chyllidebu ar gyfer adnoddau digidol mewn ffyrdd sy’n cyd-fynd â’ch cenhadaeth.

1. Ystyriwch sut mae eich gwasanaethau’n esblygu

Mae angen i chi ddeall beth sydd ei angen ar ddefnyddwyr eich gwasanaeth a’ch staff. Bydd hyn yn eich helpu i nodi’r adnoddau digidol rydych chi eisoes yn eu defnyddio sydd angen esblygu ac addasu. Lle bo’n bosibl, defnyddiwch ddata i greu darlun o sut mae defnyddwyr eich gwasanaeth yn ymddwyn. Er enghraifft, os oes cynnydd mewn atgyfeiriadau ar-lein ond bod y broses atgyfeirio ar-lein yn aneffeithlon, gallwch wneud gwelliannau.

Cyngor: Mae costau digidol yn cynnwys unrhyw gefnogaeth allanol y gallech fod ei hangen i esblygu eich gwasanaethau. Oes angen cynlluniwr gwasanaeth neu ymchwilydd defnyddwyr arnoch i’ch helpu i ddeall anghenion pobl?

2. Cynnal dadansoddiad gwerth ac adnoddau

Heb strategaeth a map ffordd, ni fyddwch yn sicr beth i ddewis i’w gyllidebu ar ei gyfer. Bydd eich prosiectau a’ch gweithrediadau mewnol yn dioddef oherwydd hyn. Bydd cynnal dadansoddiad gwerth yn eich helpu i nodi mentrau sy’n werth buddsoddi ynddynt a cheisio cyllid ar eu cyfer.

Efallai y bydd angen i chi hefyd ddyrannu mwy o amser i’ch tîm i feithrin sgiliau, rhedeg a rheoli prosiectau newydd neu rai presennol. Aseswch sut olwg allai fod ar hyn a meddyliwch am y costau cysylltiedig. Bydd hyn yn eich helpu i gynnwys costau personél cywir mewn unrhyw gais am gyllid.

3. Cael dyfynbrisiau

Mae ansicrwydd yn rhan gynhenid o ddigidol, gan arwain yn aml at gostau annisgwyl. Cynyddwch eich gwybodaeth am gostau a gwerth trwy siarad â chwmnïau meddalwedd a sefydliadau cyfoedion.

Os ydych chi’n disgwyl gwneud diweddariadau i feddalwedd rydych chi eisoes yn ei defnyddio (er enghraifft, eich gwefan) yna ceisiwch rai dyfynbrisiau. Gwnewch hyn hyd yn oed os nad ydych chi’n siŵr y bydd gennych gyllideb ar gyfer y gwaith. Bydd hyn yn lleihau’r tebygolrwydd o gostau digidol annisgwyl yn hwyrach.

Hyd yn oed os nad oes gennych chi ddigon o eglurder i gael dyfynbrisiau cywir, gallwch chi barhau i wneud amcangyfrifon. Siaradwch ag elusennau eraill sy’n defnyddio offer tebyg am eu costau a phrofiad y defnyddiwr. Gofynnwch i ddarparwyr meddalwedd am ofynion ariannol tebygol.

Cyngor: Ceisiwch o leiaf 3 dyfynbris (byth 1 yn unig) fel y gallwch asesu bargen dda neu beidio. Mae’r rhan fwyaf o ddyfynbrisiau’n ddilys am 3 mis.

4. Aseswch pa sgiliau sydd eu hangen arnoch i gefnogi eich seilwaith digidol‍

Cynhaliwch archwiliad sgiliau digidol. Bydd hyn yn eich helpu i nodi sgiliau digidol i gefnogi eich gwasanaethau a’ch gweithrediadau. Bydd hefyd yn dangos ble mae angen buddsoddiad i uwchsgilio staff neu recriwtio ar gyfer sgiliau newydd. Dim ond os yw’ch tîm yn gwybod sut i’w ddefnyddio y mae eich sefydliad yn elwa o dechnoleg ddigidol. Felly, bydd angen cynnwys datblygiad proffesiynol parhaus yng nghostau digidol eich cyllideb.

Cyngor: siaradwch ag Ymddiriedolwyr, gwirfoddolwyr a sefydliadau eraill i ddarganfod ble gellir cael cymorth am ddim.

Mae ein blog nesaf yn rhoi canllawiau ar sut i osod costau digidol fel rhan o’ch cyllideb weithredu graidd. Bydd yn dangos i chi sut i’w plethu i’ch holl geisiadau am gyllid.

I gael syniadau am sut mae sefydliadau eraill yn defnyddio adnoddau digidol a faint mae’n ei gostio iddynt, gallwch archwilio Canllawiau Digidol a Rennir Catalyst.

Gwybodaeth bellach

Darllenwch rannau eraill y canllaw hwn:

‍‍

Delwedd: “Cost Value Matrix Graph Business Concept” gan focusonmore.com wedi’i drwyddedu o dan CC BY 2.0.

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst