Sut i Integreiddio Costau Digidol i’ch Cyllideb Weithredu (Cyllidebu ar Gyfer Digidol, Rhan 3 o 3)
Awdur: Cat Ainsworth;
Amser Darllen: 4 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru
Mae’r erthygl hon yn esbonio sut i egluro i unrhyw un, mewn ffordd fentrus a dewr , pam bod costau digidol yn hanfodol i’ch sefydliad. Mae’n dangos i chi sut i fapio costau digidol i’ch nodau strategol a gosod costau o fewn cyllideb ar gyfer eich bwrdd neu gyllidwr. Bydd yn fwy defnyddiol os ydych chi eisoes wedi darllen rhan 1 a rhan 2.
Bydd gwneud hyn yn cynyddu eich hyder wrth eiriol dros gostau digidol hanfodol. Bydd hyn yn ei gwneud yn fwy clir sut mae adnoddau’n cael eu dyrannu, yn cynyddu tryloywder, ac yn gwella’r broses o wneud penderfyniadau.
Mae’n bwysig eich bod chi’n dysgu sut i wneud hyn oherwydd:
- Mae costau gweithredol yn cadw’ch sefydliad i fynd ac yn ffynnu, ac mae rhai o’ch costau gweithredol yn ddigidol.
- Wrth i gyfleoedd ariannu newid ac esblygu, mae gwybod sut i adrodd eich stori ddigidol yn dod yn bwysicach fyth.
- Nid yw bob amser yn glir sut i gynnwys costau digidol mewn cynnig. Mae cyllidwyr yn dal i ddysgu felly mae’n werth dangos eich bod chi eisoes yn gwybod a’ch bod chi’n gallu esbonio pam mae eu hangen.
Darllenwch Rhan 1: Sut i Ddeall Eich Costau Digidol Cyfredol.
Darllenwch Rhan 2: Sut i Gyllidebu ar Gyfer Costau Digidol yn y Dyfodol
Dyma chwe awgrym i integreiddio eich costau digidol i’ch cyllideb.
1. Categoreiddio eich costau
Os ydych chi wedi dilyn yr awgrymiadau yn Rhan 1 a 2, yna dylech chi gael rhestr o’ch costau digidol cyfredol a rhagamcan. Categoreiddio’r rhain yn erbyn eich meysydd gweithredol. Er enghraifft: gwasanaethau; cyfathrebu mewnol; rheoli prosiectau; marchnata. Drwy gategoreiddio’ch costau, rydych chi’n nodi ble maen nhw’n ffitio yn eich cyllideb sefydliadol a’ch cyllidebau cynigion.
2. Mapio costau digidol i’ch nodau strategol
Mae deall sut mae eich costau digidol yn cyd-fynd â’ch nodau strategol yn eich helpu i briodoli eu heffaith a chyfiawnhau eu pwysigrwydd. Gall rhai costau gael eu neilltuo i un nod strategol, gall eraill gyfrannu at sawl un. Ar ôl i chi baru costau â nodau, gallwch greu stori sy’n esbonio sut mae technoleg ddigidol yn helpu eich cenhadaeth.
3. Defnyddiwch linellau ar wahân i amlygu costau hanfodol
Lle nad yw’r canllawiau’n glir ynghylch sut i osod costau digidol mewn cyllideb cynnig ariannu, ceisiwch ofyn i’r ariannwr yn gyntaf. Gall hyn arbed amser i chi baratoi eich cais. Os yw amwysedd yn parhau, yna crëwch linellau ar wahân ar gyfer unrhyw gostau hanfodol neu fawr.
Er enghraifft, efallai bod gennych system rheoli achosion sy’n hanfodol i ddarparu gwasanaethau. Cynhwyswch eitem llinell ar wahân i ddangos pa gyfran o’r gyllideb fydd yn cael ei neilltuo i’r system hon.
Os oes gennych bartner digidol yn cefnogi eich meddalwedd a’ch systemau digidol, cynhwyswch eu costau fel eitem annibynnol. Mae hyn yn dangos costau cynnal a chadw a datblygu digidol o’i gymharu â thanysgrifiadau meddalwedd a systemau.
4. Byddwch yn barod i gyfiawnhau eich costau
Bydd cyllidwyr yn aml yn holi am gostau digidol fel rhan o adolygu ceisiadau. Gwyddom hyn o’r sefydliadau sector cymdeithasol yr ydym wedi’u cefnogi. Mae cyllidwyr yn gofyn cwestiynau am wahanol resymau. Maent am ddeall a dysgu, nid dim ond beirniadu cynigion. Byddwch yn barod i gyfiawnhau eich costau. Bydd o gymorth os oes gennych naratif eisoes sy’n egluro sut maent yn cyfrannu at eich nodau strategol.
5. Creu cytundebau gyda phartneriaid digidol
Rydym wedi gweithio gyda llawer o sefydliadau sy’n talu am wasanaethau digidol ond nad oes ganddynt unrhyw gontractau ar waith gyda’r darparwr gwasanaeth. Er ei bod yn ganmoladwy i bartneriaid digidol fod yn hyblyg, mae angen i gyllidwyr sicrhau bod eu harian yn cael ei ddefnyddio’n gyfrifol. Er mwyn sicrhau hyder gan gyllidwyr, mae angen cael cytundebau ar waith cyn cyflwyno cynnig ariannu.
6. Meddyliwch yn greadigol a chael cefnogaeth y sefydliad
Sicrhewch eich bod yn ymwybodol o gyfleoedd ariannu digidol tebygol ac annhebygol. I wneud hyn, gwnewch yn siŵr bod eraill yn eich sefydliad, yn enwedig y rhai sy’n sicrhau arian, yn deall costau a manteision digidol.
Cynhwyswch ymddiriedolwyr ac uwch reolwyr yn y broses hon, gan y gallent ddod o hyd i gyfleoedd a gallant eirioli dros gyllid. Eglurwch sut mae eich timau’n defnyddio adnoddau digidol yn gyfrifol ac yn effeithiol, fel eu bod yn deall pwysigrwydd costau digidol. Mynegwch hyn yn eich ceisiadau am gyllid hefyd.
Cymorth pellach
- Darllenwch Rhan 1: Sut i Ddeall Eich Costau Digidol Cyfredol.
- Darllenwch Rhan 2: Sut i Gyllidebu ar Gyfer Costau Digidol yn y Dyfodol
- Edrychwch ar ein tudalennau adnoddau cyllido
Credyd Llun: Kingroyos, CC BY-SA 3.0, trwy Wikimedia Commons
Wedi'i gomisiynu gan Catalyst
