Defnyddio Trello i Reoli Prosiectau

Mae pob sefydliad dielw yn cael trafferth i drefnu pethau weithiau – bod hyn yn jyglo prosiectau, rheoli sawl tasg amrywiol gyda therfynau amser caeth, neu chwilio am wybodaeth mewn cronfa data enfawr.

Gall Trello helpu i symleiddio’r pethau yma i’ch sefydliad a thynnu’r pwysau gwaith. Mae Trello yn llwyfan sydd yn canolbwyntio ar drefnu a gwaith tîm cydweithredol.

Pam defnyddio Trello?

Mae Trello yn feddalwedd cydweithredol gellir ei addasu i anghenion penodol eich sefydliad. Gall fod yn arf i reoli prosiectau, yn ganolbwynt ar gyfer gwybodaeth, ac yn ffordd i rannu syniadau mawr gyda’ch cydweithwyr.

Gyda swyddogaethau wedi’u hawtomeiddio a chynllun gellir ei addasu’n bersonol i chi, gallech reoli sawl prosiect ac arddangos y wybodaeth yn y ffordd sydd yn gweddu’ch sefydliad orau.

Nodweddion allweddol

Rhai o nodweddion allweddol Trello gall fod o fudd i sefydliadau trydydd sector yw:

Addasu

Gellir addasu Trello i anghenion eich sefydliad. Mae posib addasu a symleiddio’r rhyngwyneb defnyddiwr i weddu eich anghenion hygyrchedd penodol.

Er enghraifft, gallech chi:

• Creu byrddau ar gyfer pob prosiect a phenodi tasgau unigol o fewn y byrddau yma gan ddefnyddio ‘rhestrau’
• Penodi lliwiau i dasgau neu dimau. Gellir aseinio lliwiau i berson neu dîm neu farcio cynnydd tasg gyda lliwiau penodol.

Cydweithio

Gellir symleiddio’r ffordd rydych yn trefnu sawl prosiect gyda Trello. Nid oes cyfyngiad ar y nifer o ddefnyddwyr, felly gellir gwahodd unrhyw nifer o bobl i weld neu olygu eich gweithle – buddiol pan fyddech chi’n trefnu timau mawr. Mae hyn yn gynorthwyol iawn wrth neilltuo a chadw trac o gynnydd prosiect.

Er enghraifft, gallech chi:

• Neilltuo nodau a thasgau i unigolion a thimau
• Neilltuo dyddiadau cwblhau a chreu bariau cynnydd
• Creu rhestrau gwirio ar gyfer tasgau penodol

Awtomatiaeth

Mae gan Trello system awtomeiddio syml sydd yn gallu arbed oriau o waith i staff a gwirfoddolwyr. Gellir creu rheolau a gorchmynion ar gyfer unrhyw weithred bron. Er enghraifft, gallech chi greu rheol sydd yn dweud, ‘Pan fydd y rhestr wirio yma wedi’i chwblhau, nodwch hynny yn erbyn y dyddiad cwblhau, symudwch y cerdyn unigol i’r rhestr gorffen‘ a phostiwch sylw yn dweud, ‘Wedi’i adolygu a’i gymeradwyo’. Mae’r hyn fydda wedi cymryd amser gwerthfawr bellach yn cael ei wneud ar unwaith.

Mae Trello hefyd yn gallu integreiddio sawl rhaglen, megis:

• Microsoft365 (Outlook, Office, Teams, OneNote, OneDrive)
• Google (Gmail, Sheets, Docs, Drive)
• Zoom, i drefnu cyfarfodydd tîm fel opsiwn arall i Teams
• Slack, i gadw trac o drafodaethau am waith

Costau ac ystyriaethau eraill

Er y gellir defnyddio Trello am ddim ar y lefel sylfaenol, gellir talu am lefelau eraill. Mae cyfyngiad ar y nifer o atodiadau, labeli a byrddau tîm yn y lefel am ddim. Ond, mae Trello yn cynnig gostyngiad o hyd at 75% i sefydliadau dielw, gyda phrisiau lefelau premiwm yn amrywio o £4 i £14 y mis, er nid yw hyn yn cynnwys y disgownt i sefydliadau dielw.

Mae adnoddau digidol fel arall ar gael hefyd, fel Notion, ac efallai gallant ddarparu mwy o amrywiaeth i’ch prosiect.

Cefnogaeth ar gael

Gallech ddarganfod ein holl adnoddau Cymorth Digidol yma.

Os ydych chi’n chwilio am gyngor neu gymorth i ddatblygu eich prosesau digidol fel bod eich gwaith yn haws, mae’r gwasanaeth DigiCymru yn cynnig sesiynau cefnogi un i un, byr, am ddim, i sefydliadau’r trydydd sector yng Nghymru. Darganfod mwy.

Ariannir yr adnodd hwn drwy Cefnogaeth Ddigidol Trydydd Sector, prosiect Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol i gefnogi Trydydd Sector Cymru gyda digidol. I ddarganfod mwy am sut gall y prosiect yma gefnogi eich sefydliad chi, cliciwch y ddolen neu cysylltwch â andrew@promo.cymru