Sut i Optimeiddio Zoom ar Gyfer Cyfarfodydd Tîm

Ers y pandemig, mae Zoom wedi dod yn rhan annatod o fywyd y trydydd sector. Ond ydych chi’n ymwybodol o bopeth y gallech chi ei wneud ar Zoom? Mae’r adnodd yma yn archwilio rhai o nodweddion y platfform i wella’ch galwadau a chael y gorau allan o’ch cyfarfodydd.

Ar ddiwedd 2019, dim ond 10 miliwn o gyfranogwyr cyfarfodydd dyddiol oedd gan Zoom, a’r mwyafrif ohonom yma’n Gymru erioed wedi clywed am y platfform. Bu twf aruthrol yn ystod COVID, gyda dros 300 miliwn o gyfranogwyr cyfarfodydd dyddiol erbyn Ebrill 2020.

Er bod y mwyafrif yn ymwybodol bod Zoom yn eich helpu i gynnal rhith gyfarfodydd, efallai nad ydych chi’n ymwybodol o’r holl adnoddau diddorol i gadw’ch tîm wedi ymgysylltu, yn wybodus, ac yn gyffrous ar gyfer eich prosiect nesaf.

Newid Cefndiroedd

Mae nodweddion cefndir Zoom yn caniatáu i chi bersonoli eich galwad fideo, felly ni fydd ystafell wely anniben neu swyddfa brysur yn tynnu sylw’r bobl eraill ar y galwad.

Dychmygwch eich bod yn gweithio mewn swyddfa brysur gyda phobl yn cerdded y tu ôl i chi. Gyda Zoom, gallech chi ddewis cefndiroedd personol ar gyfer eich galwad. Yn hytrach nag eistedd mewn amgylchedd prysur, gallech chi fod yn eistedd mewn caban clyd, tŷ mawr moethus ger y traeth, neu lyfrgell ddistaw. Neu, os yw’r gofod rydych chi’n gweithio ynddi yn fwy anniben nag yr hoffech, neu rydych chi’n awyddus i gadw’ch bywyd preifat yn breifat wrth weithio o adref, gallech chi ddewis niwlo’ch cefndir.

Gallech chi ddewis pa nodwedd i’w defnyddio wrth glicio ar y saeth wrth ochr ‘Stop Video’. Yn yr enghraifft isod, rydym wedi dewis niwlio cefndir yr alwad.

Gallech chi hefyd newid eich cefndir i ddelwedd o’ch dewis wrth glicio ar ‘Choose Virtual Background’. Yna uwch lwythwch eich llun neu ddewis o’r delweddau sydd ar gael ar Zoom.

Os ydych chi am fynd â hyn ymhellach, gallech chi ychwanegu cefndir fideo wrth ddilyn yr un camau. Dewiswch fideo eich hun neu ddewis un o’r cefndiroedd rhithiol a ddarperir, fel traeth heulog neu ystafell glyd.

Amserydd 

Mae amserydd Zoom yn nodwedd sydd ddim yn cael ei ddefnyddio’n ddigonol ar gyfer cyfarfodydd sydd weithiau’n gallu parhau am ychydig yn rhy hir.

Mae cael mynediad i hyn yn syml. Mewngofnodwch i’ch cyfarfod Zoom a llywio i’r opsiynau ‘Apps’ ym mar offer y cyfarfod. O’r fan honno, dewiswch ‘Timer’ o’r gwymplen.

Ar ôl lawr lwytho’r amserydd, gallwch ddynodi amseroedd penodol ar gyfer eich cyfarfod neu eitemau ar yr agenda. Mae hysbysiadau gweledol a chlywedol fel bod cyfranogwyr yn cael eu hatgoffa o gyfyngiadau amser ac yn nodi pryd mae angen gorffen pwnc neu gyfarfod.

Wrth ymgorffori’r amserydd mewn cyfarfodydd, gall eich sefydliad wneud y mwyaf o effeithlonrwydd a blaenoriaethu eitemau agenda yn seiliedig ar gyfyngiadau amser wrth gynnal hyblygrwydd os bydd trafodaethau’n rhedeg yn hirach na’r disgwyl.

Ystafelloedd Trafod Llai a Gweminarau

Mae gweminarau Zoom ac ystafelloedd trafod llai (breakout rooms) yn cynnig nodweddion grêt ar gyfer hwyluso cyfarfodydd deniadol a rhyngweithiol, sy’n wych ar gyfer sefydliadau trydydd sector yng Nghymru sy’n ceisio symleiddio eu hymdrechion cydweithio rhithiol.

Mae cynnal gweminar ar Zoom yn syml i’w ddefnyddio. Ar ôl mewngofnodi i’ch cyfrif Zoom, dewiswch yr opsiwn ‘Webinar’ wrth drefnu cyfarfod newydd. Addaswch eich gosodiadau gweminar, gan gynnwys gofynion cofrestru a chaniatâd, i deilwra’r profiad i anghenion eich sefydliad.

Unwaith y bydd y gweminar wedi cychwyn, gellir defnyddio nodweddion fel rhannu sgrin, pôl, a sesiynau holi ac ateb i gadw diddordeb eich gwesteion. Gall y blwch sgwrsio ac ymatebion feithrin cyfranogiad gweithredol gan gynnal cyfarfodydd mwy deniadol.

Yn ogystal, mae ystafelloedd trafod lai yn ffordd wych i hwyluso trafodaethau grŵp llai o fewn gosodiad mwy. Gall trefnwyr rag-neilltuo cyfranogwyr i ystafelloedd neu eu neilltuo yn ystod y gweminar, gan ganiatáu sgyrsiau mwy personol, manwl sy’n rhoi adborth i’r cyfarfod ehangach.

Casgliad  

Mae Zoom yn cynnig sawl nodwedd sy’n caniatáu mwy o greadigrwydd, personoleiddio ac ymgysylltu mewn cyfarfodydd tîm.

Mae’r nodweddion yma yn gallu gwneud i gyfarfodydd sefyll allan ac yn gallu meithrin cyfathrebiad gwell rhyngoch chi a’ch cydweithwyr/partneriaid.

Bod hynny’n gyfarfod pwysig i godi arian gyda sawl asiantaeth partner, neu’n gwrs hyfforddi tîm, gallech chi fwyhau eich profiad ar Zoom gyda rhai o’r nodweddion yma.

Cefnogaeth ar gael

Gallech ddarganfod ein holl adnoddau Cymorth Digidol yma.

Os ydych chi’n chwilio am gyngor neu gymorth i ddatblygu eich prosesau digidol fel bod eich gwaith yn haws, mae’r gwasanaeth DigiCymru yn cynnig sesiynau cefnogi un i un, byr, am ddim, i sefydliadau’r trydydd sector yng Nghymru. Darganfod mwy.

Ariannir yr adnodd hwn drwy Cefnogaeth Ddigidol Trydydd Sector, prosiect Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol i gefnogi Trydydd Sector Cymru gyda digidol. I ddarganfod mwy am sut gall y prosiect yma gefnogi eich sefydliad chi, cliciwch y ddolen neu cysylltwch â andrew@promo.cymru