Trefnu gwybodaeth, torri trwy’r sŵn digidol, ac arbed amser gydag adnoddau gwell a gwybodaeth hygyrch – fel bod timau yn gallu canolbwyntio ar y pethau pwysig.

Mae ProMo Cymru yn cynnal pedwar llinell gymorth – Meic, Llais a Dewis Pen-y-bont ar Ogwr, Mynediad i Eiriolaeth Gwent a Porth Eiriolaeth Caerdydd a’r Fro – yn darparu cymorth hanfodol i bobl ifanc a chymunedau ar draws Cymru. Ond tan yn ddiweddar iawn, roedd rheoli’r llinellau cymorth yma yn golygu jyglo systemau tameidiog a gwybodaeth wasgaredig. Roedd angen newid.

Yr Her

Cynt, roedd gweithio ar y llinellau cymorth yn golygu amldasgio ar draws sawl llwyfan datgysylltiedig. Gyda thimau yn cadw gwybodaeth hanfodol mewn dogfennau Word, taenlenni a mewnflychau.

Roedd yn arferol i Gynghorwyr Llinell Gymorth fod â dros 14 tab ar agor wrth siarad â rhywun. Roedd yna wahanol gronfeydd data, ffeiliau’n gorgyffwrdd, ac anawsterau rheoli fersiynau.

Roedd gwahanol systemau meddalwedd yn aml yn arafu ein staff yn hytrach nag gwneud pethau’n haws.

Y Datrysiad: Airtable + Deallusrwydd Artiffisial (AI) + Awtomeiddio

Adeiladom system Airtable bwrpasol i symleiddio popeth – cronfa ddata modern, gweledol sydd yn gweithredu fel un rhyngwyneb ar gyfer y tîm llinell gymorth gyfan.

Beth yw Airtable? Mae Airtable yn llwyfan hyblyg, hawdd ei ddefnyddio sy’n cyfuno symlrwydd taenlen gyda phŵer cronfa ddata, gan ganiatáu timau i drefnu, cysylltu, a chydweithio ar wybodaeth mewn un lle.

Bellach, mae ein system llinell gymorth Airtable yn rheoli (ymysg sawl peth arall):

• Cofnodion cysylltiadau
• Cronfeydd gwybodaeth a llyfrgelloedd adnoddau
• Rotas staff ac adroddiadau diwedd shifft
• Gweithgaredd e-bost (ar draws pedwar mewnflwch)
• Partneriaid cyfeirio a sefydliadau eiriolaeth

Yn hytrach nag trochi trwy ffeiliau datgysylltiedig, mae popeth ar gael ar un rhyngwyneb trefnus, gyda hidlwyr, tagiau, a dolenni sy’n golygu bod llywio’n gyflym ac yn ddi-straen.

Awtomeiddio Clyfar ac Integreiddio AI

Ymhlith sawl gwelliant a swyddogaethau, un o’r pethau mwyaf grymus oedd integreiddio awtomeiddio ac adnoddau AI yn y broses ymdrin â chysylltiadau.

Nawr, pan fydd cyswllt yn cael ei nodi trwy’n system trin-galwadau, mae yna API (cysylltydd digidol sy’n caniatáu i wahanol apiau rannu gwybodaeth yn awtomatig) yn creu cofnod yn Airtable. Yna bydd cynorthwyydd AI yn drafftio crynodeb o’r sgwrs – gan amlygu dyfyniadau allweddol, tagio pynciau, a chadw’r fformat yn gyson. Mae staff yn adolygu ac yn golygu hyn, gan weithio mewn partneriaeth â’r AI i sicrhau bod pob achos yn glir, yn gywir, ac yn hawdd mynd yn ôl ato.

Roedd effaith syth o ganlyniad i’r newid yma:

“Arferom dreulio awr neu ddwy ar alwad, yna efallai dwy arall yn ysgrifennu popeth – amser na ellir ei roi i helpu rhywun arall. Mae hyn wedi arbed swm mawr o amser ac wedi chwyldroi ein ffordd o weithio yn llwyr. Ac mae popeth yn digwydd o fewn ein cronfa ddata Airtable.”

– Arweinydd Llinell Gymorth

Mae’r crynodebau AI yn arbed oriau o waith gweinyddol, gan leihau gwallau dynol, ac yn haws i weld unrhyw dueddiadau ar draws y gwasanaethau. Mae hefyd yn gwella adborth ac adrodd – gan gymryd lle trawsgrifiadau hir a ffurflenni ychwanegol gyda mewnwelediadau strwythuredig, ystyrlon.

Canolbwyntio ar y Bobl, Arwain gan Gynllunio

Er bod y dechnoleg yn glyfar, mae’r system hon wedi’i hadeiladu gyda phobl wrth ei chraidd. Mae’r rhyngwyneb Airtable newydd yn:

• Lleihau gorlwytho digidol
• Rhoi eglurder yn ystod shifftiau prysur
• Helpu cynghorwyr i symud rhwng tasgau yn hyderus
• Newid gwaith gweinyddol sy’n drwm ar amser i fod yn haws i’r reoli
• Cefnogi dull cyson, tîm cyfan
• Helpu i weld tueddiadau a mesur effaith

O dracio hanes cysylltiadau i reoli adnoddau a pherthnasau, mae’r system yn gwerthfawrogi bod amser pobl yn adnodd cyfyng a gwerthfawr – gan ryddhau egni i ganolbwyntio ar y peth pwysig – sef helpu pobl.

Y Tu Hwnt i’r Llinellau Cymorth

Ers lansio’r system llinell gymorth newydd, rydym wedi addasu’r model ar gyfer ein prosiectau eraill. Mae Institiwt Glyn Ebwy wedi datblygu rhaglen tracio prosiectau wedi’i reoli gan Airtable sydd yn:

• Monitro siwrne cyfranogwyr a manylion
• Tracio allbynnau, canlyniadau, a thargedau mewn amser real
• Casglu data yn awtomatig ar gyfer adroddiadau i gyllidwyr
• Lleihau unrhyw wallau mewnbynnu data a gweinyddol

Mae’r dull yma yn raddadwy, yn gost-effeithiol, ac yn hyblyg – ac eisoes wedi dangos ei fod yn gwella cyflawniad prosiectau ac atebolrwydd.

Gallem Helpu Chi i Wneud Hyn Hefyd

Rydym yn cynnig ymgynghoriad a chymorth i sefydliadau sydd yn awyddus i adeiladu systemau mwy clyfar a syml gan ddefnyddio Airtable, AI, ac awtomeiddio.

Pa un ai ydych chi’n rheoli llinellau cymorth, gwasanaethau, neu brosiectau creadigol, gallem helpu chi i:

• Glanhau a chysylltu eich data
• Awtomeiddio tasgau sy’n cymryd llawer o amser
• Adeiladu adnoddau syml i’w defnyddio ar gyfer timau
• Defnyddio cynllunio a thechnoleg i leihau pwysau ar staff

Dewch i ni gael sgwrs. Hoffem eich helpu i drawsffurfio’r ffordd mae eich systemau’n gweithio – yn union fel y gwnaethom ein hunain.