Fforymau Rhyngrwyd: Sut i Fabwysiadu Dull Diogelwch yn Gyntaf i Gysylltu Pobl Fregus Ar-lein

Awdur: Kat Quatermass; Amser Darllen: 9 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru

Mae gan Mark Wilkin, o Mimecast Cyber Resilience, 15 mlynedd o brofiad yn cynnal fforymau. Mae wedi llwyddo ac wedi methu yn y sectorau hobïau, masnachol ac elusennol. Yn ddiweddar, gwirfoddolodd gyngor i’r elusen Surviving Economic Abuse. Gwrandawon ni ar eu sgwrs er mwyn i ni allu rhannu wyth darn o’i gyngor gyda chi.

1. Rheoli eich cymuned

Mae fforymau rhyngrwyd yn un ffordd o adeiladu cymunedau ar-lein. Os mai eich nod yw helpu pobl i gefnogi ei gilydd, mae gennych ddewisiadau i’w gwneud. Mae angen i chi benderfynu pa mor gysylltiedig y dylai eich staff a’ch gwirfoddolwyr fod wrth lunio’r gymuned. Mae fforymau rhyngrwyd yn dda os ydych chi eisiau llawer o gyfranogiad wrth lunio. Maent yn caniatáu i chi benodi pwerau gwahanol i’ch aelodau a’u marcio allan er mwyn eu hadnabod yn hawdd. Mae’r pwerau yma, a lefel uchel o gyfranogiad, yn ffordd dda o fabwysiadu dull diogelwch yn gyntaf.

Camau allweddol

Penodwch weinyddwr gall :

Bod â rheolaeth dechnegol lawn
Cefnogi’r cymedrolwyr ac yn datrys anghydfodau
Bod yn ‘berson mynd ato’ ar gyfer sgiliau rheoli cymunedau ar-lein

Dewiswch arweinydd diogelu fforwm gall:

Creu gweithdrefnau diogelu
Wneud penderfyniadau pan fydd materion diogelu yn codiEfallai mai nhw fydd y gweinyddwr neu rywun arall yn eich sefydliad

Dod o hyd i gymedrolwyr sydd yn:

Aml yn wirfoddolwyr
Defnyddio offer y fforwm i sicrhau bod y gymuned yn gweithio’n dda
Deall y materion sy’n dod â’ch cymuned ynghyd

Camau ychwanegol

Gydag ychydig mwy o amser, dewch o hyd i groesawyr sy’n croesawu pobl pan fyddant yn ymweld â’r fforwm am y tro cyntaf. Mae hon yn rôl wych i bobl nad oes ganddynt y sgiliau, yr amser na’r hyder i fod yn gymedrolwyr.

“Gallwch ddechrau gydag un gweinyddwr a all dreulio awr y dydd. Bydd yr hyn y maent yn treulio eu hamser arno yn newid wrth i’r fforwm dyfu” – Mark Wilkin

2. Helpu pobl i aros yn ddienw

Nid yw fforymau wedi’u cysylltu â chyfrifon cyfryngau cymdeithasol. Mae hyn yn helpu aelodau i aros yn ddienw. Ond wrth gofrestru, dylent barhau i ddefnyddio enw defnyddiwr y maent yn ei ddefnyddio ar gyfer y fforwm hwnnw yn unig. Maent hefyd yn defnyddio cyfeiriad e-bost i gofrestru, ond nid yw hyn byth yn cael ei arddangos i gyfranogwyr eraill.

“Ni allwch ddibynnu bod pobl yn gwneud hyn yn y ffordd roeddech chi wedi’i fwriadu. Fe welwch nad yw rhai pobl yn meddwl yn ofalus am yr hyn y maent yn ei roi fel enw defnyddiwr” – Mark Wilkin

Camau allweddol

Rhowch neges yn y broses gofrestru yn atgoffa pobl i ddefnyddio enw nad ydynt yn ei ddefnyddio mewn mannau eraill
Defnyddiwch nodwedd dilysu awtomatig y feddalwedd fforwm. Bydd hyn yn helpu i atal cofrestru sbam yn ogystal â helpu gyda rhai problemau anhysbysrwydd‍

Camau ychwanegol

Gofynnwch i gymedrolwr gymeradwyo pob aelod newydd wrth iddynt ymuno. Yn ystod y gymeradwyaeth, gall y cymedrolwr e-bostio unrhyw un sydd ddim wedi rhoi enw anhysbys.

“Roedden ni’n tueddu i fod yn iawn gydag enwau cyntaf. Ond unrhyw un a oedd yn defnyddio cyfeiriad e-bost neu eu henw llawn, fe wnaethon ni e-bostio i esbonio pam nad oedd hynny’n syniad da o bosibl” – Mark Wilkin

3. Meddyliwch am breifatrwydd pawb

Mae fforymau yn lle i annog pobl i rannu profiadau. Mae angen i bobl allu rhannu pethau nad ydyn nhw’n siarad amdanyn nhw yn unman arall. Pan fyddan nhw’n gwneud hynny, byddan nhw’n aml iawn yn cynnwys manylion a allai eu hadnabod nhw neu bobl eraill. Felly rydych chi eisiau creu lle sy’n teimlo’n ddiogel.

“Rydw i wedi gweld sefyllfa lle’r oedd dau aelod teulu oedd ddim yn dod ymlaen ar yr un fforwm. Dros gyfres o bostiadau, rhoddodd un ohonyn nhw ddigon o wybodaeth i’r llall sylweddoli ei fod yn ymwneud â nhw. Yna achosodd hyn ddadleuon all-lein yn y teulu.”– Mark Wilkin

Mae Mark yn dweud bod hyn yn fwy cyffredin nag y byddech chi’n ei ddisgwyl, yn enwedig mewn fforymau cyhoeddus.

Camau allweddol

Hyfforddwch eich cymedrolwyr i weld ac asesu’r risgiau preifatrwydd hyn
Rhowch y gallu i gymedrolwyr ddileu manylion o bostiadau. Bydd hyn yn eu helpu i amddiffyn y gymuned

Camau ychwanegol

Ystyriwch gynnal fforwm preifat yn hytrach na fforwm cyhoeddus (neu’r ddau). Mewn fforwm preifat, mae rhannu manylion ychwanegol yn creu risg is

4. Rhowch ddewis o hysbysiadau i aelodau

Mae dewis fforymau rhyngrwyd yn creu cwestiwn preifatrwydd arall i’w ystyried. Fel arfer, fe’u cynlluniwyd i anfon hysbysiadau at bobl. Gall hyn fod y tu mewn i’r fforwm ei hun (gyda neu heb gyfrifon hysbysiadau) neu drwy e-bost.

“Efallai y bydd angen i chi gysylltu â rhywun am rywbeth a ddywedon nhw ar eich fforwm. Gallai fod yn fater diogelu. Efallai y bydd e-bost yn gyflymach nag aros i rywun fewngofnodi eto. Ond mae’n rhaid i chi gydbwyso hynny â ‘a fydd anfon e-bost atynt yn eu rhoi mewn mwy o berygl?'” – Mark Wilkin

Camau allweddol

Sicrhewch fod aelodau’r gymuned yn:

Gallu dewis pa negeseuon maen nhw am eu derbyn
Deall y gwahaniaeth rhwng hysbysiadau e-bost a hysbysiadau yn yr app
Gwybod sut i droi hysbysiadau ymlaen neu i ffwrdd yn yr app neu wefan y fforwm

5. Creu prosesau diogelu

Rhaid i chi feddwl am ddiogelu wrth gychwyn eich fforwm. Bydd aelodau’n postio am eu sefyllfa argyfwng hyd yn oed pan nad dyna bwrpas y fforwm. Mae hyn hyd yn oed yn fwy tebygol os yw eich fforwm ar gyfer pobl fregus ne sy’n delio â materion anodd.

“Roedd gennym system o adnabod pobl mewn angen. Byddem yn anfon e-bost atynt i ofyn a oeddent eisiau i ni gysylltu â chymorth lleol iddynt. Roedd hyn ar gyfer fforwm prysur iawn, gyda thîm mawr, ni fydd pawb angen, nac yn gallu, cynnig hyn.” – Mark Wilkin

Camau allweddol

Creu canllawiau cymunedol cryf. Dylai’r rhain helpu pobl i ddeall sut y byddwch chi’n ymateb i faterion
Dywedwch wrthynt nad yw’r fforwm yn lle i gael cymorth mewn argyfwng a rhowch wybod ble gallant gael y math yma o gymorth. Rhowch ddolenni i ffynonellau cymorth allanol
Cynlluniwch ymlaen llaw. Nodwch eich gweithdrefnau fel bod eich cymedrolwyr yn gwybod pa gamau i’w cymryd a phryd
Cynhwyswch rywfaint o eiriad safonol ar gyfer negeseuon sensitif. Bydd hyn yn gwneud pethau’n haws i’ch cymedrolwyr

Camau ychwanegol

Meddyliwch am sut y byddwch chi’n cysylltu defnyddwyr fforwm sy’n profi argyfwng â sefydliadau cymorth

6. Adeiladu eich cymuned

Mae’n cymryd llawer o ymdrech i adeiladu cymuned ar-lein. Gall fforymau wneud ymdrech ychwanegol gan nad ydynt yn rhan o’n rhyngweithiadau cyfryngau cymdeithasol dyddiol.

Gal fod yn anoddach fyth pan fydd rhaid cydbwyso marchnata’r gymuned â’r angen i gadw pobl yn ddiogel. Efallai na fydd rhai technegau traddodiadol – fel atgoffa drwy e-bost – yn ddiogel i holl aelodau eich cymuned.

Mae yna bob amser bethau y gallwch chi eu gwneud.

“Peidiwch byth â gadael i bobl deimlo eu bod nhw’n gweiddi i’r gwagle” – Mark Wilkin

Camau allweddol

Gofynnwch i gynifer o bobl ag y gallwch i helpu i gychwyn y gymuned
Gwnewch eich fforwm yn gyhoeddus, os yw’n ddiogel gwneud hynny, fel y gall pobl ddod o hyd iddyn nhw trwy beiriannau chwilio
Siaradwch am ymuno fel ffordd o helpu eraill, yn enwedig os nad oes angen cefnogaeth arnyn nhw eu hunain ar hyn o bryd
Anelu at amrywiaeth yn eich cofrestru cynnar ac yn enwedig eich cymedrolwyr. Bydd hyn yn helpu i annog amrywiaeth
Cynhaliwch sesiynau Holi ac Ateb rheolaidd, fel bod sgyrsiau defnyddiol yn llenwi’r fforymau. Mae hyn yn helpu gydag SEO hefyd
Gofynnwch i’ch gwirfoddolwyr rannu’r amser maen nhw’n ymweld fel nad oes rhaid i neb aros yn hir am ateb
Cynlluniwch gyfathrebiadau hyrwyddo ar gyfer y fforymau. Anfonwch y rhain at aelodau a all dderbyn e-byst neu hysbysiadau yn ddiogel
Cysylltwch â gweinyddwyr grwpiau tebyg eraill a chreu dolenni cymorth gweinyddwyr

7. Dylanwadu ar y sgwrs

Mae risg y bydd eich cymuned yn mynd yn sownd ac yn rhoi’r gorau i fod mor gefnogol.

“Doeddwn i ddim yn ei hoffi, roedd yn bobl yn sownd mewn cylch o negyddiaeth.” Cyfranogwr Ymchwil Goroesi Camdriniaeth Economaidd (SEA)

Mae rhai o’r heriau’n dod o bynciau sy’n ddadleuol yn gyffredinol. Mae trafodaethau crefyddol neu wleidyddol yn aml yn achosi problemau. Yn aml, mae fforymau’n gwahardd y pynciau yma neu’n ceisio’u hatal yn eu canllawiau a’u cymedroli.

Ond mae heriau eraill yn digwydd trwy bobl yn rhoi cyngor i’w gilydd. Bydd rhai aelodau o’r gymuned yn canolbwyntio ar un math o ateb ac eisiau siarad am hynny drwy’r amser. Ond mae angen cyngor gwahanol ar bobl ar wahanol gamau o’u profiad.

Yn y cymunedau mwyaf llwyddiannus, mae cymedrolwyr yn helpu i ymdrin â’r problemau hyn.

Camau allweddol

Crëwch eich fforwm fel casgliad o fforymau (neu fyrddau) llai o dan un ymbarél. Gall pob un o’r fforymau llai yma ganolbwyntio ar gam, neu agwedd, wahanol ar brofiadau eich aelodau
Rhaid i chi greu canllawiau cymunedol cryf. Mae dweud wrth bobl o’r cychwyn beth sydd yn a beth sydd ddim yn destun trafodaeth yn ei gwneud hi’n haws herio pethau wedyn
Anogwch eich cymedrolwyr i ailgyfeirio trafodaethau pan fyddant yn gweld problem

Camau ychwanegol

Dysgwch gymedrolwyr sut i rannu llinynnau. Yna gallant symud sylwadau sy’n ddilys, ond sydd ddim yn ddefnyddiol lle maent, i ddechrau llinyn newydd. Gall y dull hawdd a thyner hwn osgoi llawer o wrthdaro
Cynhaliwch sesiynau cymorth a chynllunio rheolaidd gyda’ch cymedrolwyr. Gadewch iddyn nhw rannu’r hyn sy’n gweithio’n dda iddyn nhw

8. Dewiswch lwyfan

Mae sawl gwahanol ddarnau o feddalwedd fforwm (a elwir yn aml yn llwyfannau) ar gael. Mae Discourseyn un da.

“Rydw i wedi defnyddio llawer o systemau fforwm gwahanol. Byddwn i’n argymell Discourse yn fawr. Gall wneud bron beth bynnag sydd ei angen arnoch chi. Mae’n becyn da iawn.” – ymateb Mark i SEA yn awgrymu eu bod nhw’n defnyddio Discourse.

Prif fanteision Discourse

Yn hawdd i aelodau’r gymuned ddarllen llinynau a phostiadau
Gallu dyfeisiau symudol da (gan gynnwys app)
Offer gweinyddol syml i’w defnyddio
Yn gwneud rhannu llinynau yn syml
Mae yna ‘widgets’ i chi fedru arddangos postiadau fforwm diweddar ar wefan
Yn eich annog i sefydlu fforymau ar wahân lle gall eich cymedrolwyr siarad â’i gilydd
Mae ganddo ei fforymau ar-lein ei hun o weinyddwyr profiadol sy’n barod i helpu

Cychwyn cyflym: 4 cam i gychwyn fforwm

Nodwch eich tîm fforwm a chreu cynllun
Paratowch eich canllawiau cymunedol a’ch gweithdrefnau diogelu
Cysylltwch a pharatowch eich cymuned ehangach fel eu bod yn barod i’ch helpu i lansio’n dda
Ymunwch â modbods. Mae’r grŵp Facebook yma’n llawn rheolwyr cymunedol elusennol sy’n cefnogi ei gilydd.

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst