Sut i Ysgrifennu Straeon Defnyddwyr

Awdur: Becky Taylor; Amser Darllen: 10 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru

Dros y 10 mlynedd diwethaf, mae straeon defnyddwyr wedi dod yn rhan annatod o’r broses ymchwil a chynllunio rwy’n dilyn. Maent yn helpu sefydliadau i ganolbwyntio ar y defnyddiwr a chyflawni amcanion eu defnyddwyr.

Mae straeon defnyddwyr yn ddatganiadau syml sy’n canolbwyntio ar yr hyn y mae’r defnyddiwr eisiau ei gyflawni. Maent yn diffinio’r gynulleidfa/sefyllfa, y cymhelliant a’r disgwyliad sydd gan berson, sy’n gysylltiedig â gwasanaeth neu gynnyrch. Maent yn wych am eu bod yn helpu rhywun i ddeall cyd-destun, angen a nod penodol defnyddiwr mewn un datganiad. Yn bwysicaf oll, mae straeon defnyddwyr yn eich galluogi i gysylltu anghenion defnyddwyr yn uniongyrchol ag atebion y gallwch eu cynllunio neu eu hadeiladu.

Os ydych chi newydd dreulio amser yn dod i ddeall eich cynulleidfa’n well ac wedi defnyddio’r wybodaeth yma i ysgrifennu cyfres o straeon defnyddwyr, yna rwy’n dychmygu eich bod chi’n awyddus i roi cychwyn arni a gwneud rhywfaint o gynnydd.

Efallai eich bod chi’n meddwl bod angen i chi ddechrau cynllunio ychydig o syniadau ac atebion? Ond nid ydych yn siŵr iawn sut i gychwyn, neu os mai dyma’r peth cywir i’w wneud hyd yn oed. Mae’r gyllideb a’r adnoddau’n dynn, ac mae gennych chi lawer i’w gyflawni. Felly, mae pwysau arnom i weithredu, ond eto rydym angen sicrhau ein bod yn cael yr effaith fwyaf o’n hamser, egni ac arian.

Dylai straeon defnyddwyr fod yn weithredadwy

Unwaith mae gennych chi stori defnyddiwr sy’n mynegi angen penodol, dylech allu blaenoriaethu’r stori yma a’i neilltuo fel tasg i aelod o’ch tîm. Mae cyfres o straeon defnyddwyr yn arwain at gwblhau prosiectau gyda chwmpas penodol. Dylech allu dweud “Mae XXX a YYY yn caniatáu inni gwblhau’r stori yma” ac wrth wneud hynny, gwybod eich bod wedi ateb angen defnyddiwr gyda’ch gwefan neu wasanaeth.

Ond mae’n rhaid ysgrifennu straeon defnyddwyr yn y ffordd gywir er mwyn iddynt fod yn weithredadwy.

Mae oriau a dyddiau wedi’u gwastraffu am fod timau wedi drysu am yr hyn y dylent fod yn gweithio arno – nid oedd y straeon defnyddwyr yn ddigon clir, neu roeddent mor fawr nes ei bod yn amhosibl amcangyfrif faint o amser y byddai’n ei gymryd i gynllunio datrysiad.

Dychmygwch fod gennych gyfres o straeon defnyddwyr rydych chi’n teimlo’n glir iawn amdanynt. Rydych chi’n gwybod beth ydynt, pam mae eu hangen a byddwch chi’n gwybod yn union pryd rydych chi wedi’u cwblhau.

Mae hyn yn golygu y gallwch chi reoli amser, adnoddau a chyllideb yn gywir, a sicrhau eich bod chi’n cyrraedd yr amcanion hynny, ar gyfer eich defnyddwyr a’ch sefydliad.

Y peth gwych yw nad yw’n anodd cyrraedd y pwynt yma. Bydd yr erthygl yma yn rhoi camau syml i chi i wneud yn union hynny, felly heb fwy na buddsoddiad o ychydig oriau, byddwch chi’n barod i gychwyn gwneud gwelliannau i’ch profiad digidol a gwasanaeth.

Sut ydych chi’n gwirio bod eich straeon defnyddwyr yn weithredadwy?

Rwy’n defnyddio fframwaith INVEST i wneud hyn.

Crëwyd y fframwaith yma’n wreiddiol gan Bill Wake ac mae’n ffordd o sicrhau eich bod chi’n ysgrifennu straeon gyda’r nodweddion cywir i sicrhau eu bod nhw’n weithredadwy ac yn fesuradwy. Fel arall, sut ydych chi’n gwybod beth i’w wneud â nhw? Sut fyddwch chi’n gwybod sut i’w blaenoriaethu? Yn olaf, sut fyddwch chi’n gwybod pryd maent wedi gorffen?

Yn ddelfrydol, bydd INVEST (ATGABP) ar eich meddwl wrth i chi ysgrifennu eich straeon, ond mae’r un mor hawdd adolygu eich straeon hefyd. Felly, gadewch i ni ddadbacio beth mae INVEST yn ei olygu.

Annibynnol (Independent)

Dylai stori defnyddiwr sefyll ar ben ei hun, yn annibynnol o unrhyw stori arall, er mwyn caniatáu gwir flaenoriaethu. Golygai hyn y gallwch chi weithredu neu amserlennu’r stori mewn unrhyw drefn, i weddu i anghenion defnyddiwr neu adnoddau eich sefydliad.

Nid yw hyn yn bosib bob amser mewn gwirionedd, felly os oes gennych ddwy stori arall sydd â chyswllt cryf i stori arall, yna dylid ystyried cyfuno’r rhain yn un stori.

Trafodadwy (Negotiable)

Dylai stori ddangos hanfod yr angen sydd angen ei ddiwallu, ond heb fod yn rhy bendant ynglŷn â sut y dylid ei ddatrys. Nid rhestr benodol o fanylion a nodweddion cadarn yw stori. Pwynt stori defnyddiwr yw sicrhau eich bod yn diwallu angen defnyddiwr, ond efallai nad ydych wedi diffinio neu’n gwybod beth yw’r manylion penodol o sut rydych chi’n ei ddatrys eto, ac nid oes wastad angen hyn i flaenoriaethu straeon. Mae’n debygol y bydd y mwyafrif o straeon yn gofyn am gydweithio ag aelodau gwahanol o’ch tîm, e.e. y rhai sy’n adnabod y defnyddiwr, y rhai fydd yn adeiladu’r datrysiad terfynol, neu’r rhai sy’n blaenoriaethu’r gwaith rydych chi’n ei wneud, i roi eglurder ar sut y gallech chi ei ddatrys. Mae angen i’ch stori fod yn ddigon agored i alluogi’r cydweithio yma, ac i ganiatáu pawb i gyfrannu syniadau.

Gwerthfawr (Valuable)

Os na fydd stori’n dod â gwerth i’r defnyddiwr, neu’ch sefydliad, yna ni ddylid ei wneud! Cofiwch mai holl bwynt stori defnyddiwr yw sicrhau bod yr hyn a wnewch yn canolbwyntio ar y defnyddiwr. Felly wrth edrych ar eich straeon, os ymddangosai bod cwblhau stori yn fwy gwerthfawr i’r rheolwyr neu i’r tîm datblygu, na’r defnyddiwr, mae angen cwestiynu gwir werth y stori ac os yw’n rhywbeth y dylid ei wneud.

Amcangyfrifadwy (Estimable)

Dylid gallu mesur lefel yr adnoddau, amser a chyllideb sydd eu hangen wrth edrych ar stori defnyddiwr, fel eich bod yn deall y gwaith sydd ei angen i ddatrys problem y defnyddiwr, ac yn gallu blaenoriaethu. Os nad ydych chi’n gwybod pa mor hir y bydd yn ei gymryd i fynd i’r afael â phroblem y defnyddiwr, neu pa adnoddau sydd eu hangen, sut ydych chi’n gwybod os fedrwch chi amserlennu neu gyflawni’r dasg? Nid oes rhaid iddo fod yn union, ond yn ddigon i’w restru a’i amserlennu. Mae hyn yn gysylltiedig â pha mor gyfnewidiadwy a bach ydyw… os nad oes gennych chi ddigon o wybodaeth i ddeall y stori, neu os yw mor fawr fel na ellir ei deall, yna ni allech ei amcangyfrif.

Mae gallu amcangyfrif hefyd yn dibynnu ar brofiad eich tîm a’r stori ei hun. Er enghraifft, os yw’n stori dechnegol iawn ac nid oes gennych chi ddatblygwr gwe dechnegol wrth law, bydd yn anodd i chi ei amcangyfrif. Yn yr achos yma, gallech chi neilltuo symiau cyfyngedig o amser fesul stori i edrych ar fanylion yr hyn y gallai ei gymryd i’w weithredu. Fel hyn, gallwch chi ei ddatrys, heb wastraffu amser.

Bach (Small)

Mae straeon yn ddarnau bach o waith a dylai unrhyw un fedru deall stori yn hawdd. Mae dau ystyr i ‘bach’ yma. Yn gyntaf, mae straeon yn ddarnau bach o waith. Dyddiau neu wythnosau ar y mwyaf, nid misoedd. Os yw’n fwy, dylid rhannu’r dasg yn straeon llai, annibynnol, fel arall ni allwch eu hamcangyfrif. Mae straeon defnyddwyr yn dod o’r ffordd ‘ystwyth’ o feddwl, lle mae’r ffocws ar ddarparu gwerth bob amser, a gwneud y peth symlaf sy’n gweithio, yna stopio! Efallai y gallech chi ddiwallu angen defnyddiwr trwy ddatrysiad manwl a chymhleth, ond os gallwch chi ddiwallu’r angen yn ddigonol gyda datrysiad sydd hanner mor gymhleth, yna gwnewch hynny.

Yn ail, cadwch ysgrifennu gwirioneddol y stori defnyddiwr yn fach – dylai fod yn hawdd i unrhyw un ei ddeall ar y darlleniad cyntaf. Cofiwch, mae’n ymwneud â rhannu’r hanfodion, gellir ymhelaethu ar hyn wedyn, trwy drafodaeth neu gydweithio pellach.

Profadwy (Testable)

Mae angen i chi fedru profi pan fydd y stori wedi’i chwblhau. Eglurir hyn yn berffaith gan Bill Wakes: “Mae ysgrifennu cerdyn stori yn cario addewid goblygeidig: “Rwy’n deall yr hyn rwyf eisiau’n ddigon da fel y gallwn ysgrifennu prawf ar ei gyfer.” Os nad ydych chi’n siŵr sut y byddech chi’n profi stori, yna efallai nad yw’r stori’n ddigon clir.

Sut i ddefnyddio’r fframwaith INVEST i wella eich straeon defnyddwyr

Gan edrych ar y stori defnyddiwr uchod, dewch i ni ddefnyddio INVEST:

Annibynnol – Na. Mae’r stori defnyddiwr yn rhy fawr i sefyll ar ben ei hun neu i’w flaenoriaethu.
Trafodadwy – Eithaf. Ond gellir treulio oes yn ei drafod! Nid yw’r stori yma yn hanfod yr angen yn ddigon penodol i’ch helpu i’w deall yn glir.
Gwerthfawr – Na. Er y gellir gweld sut y gallai hyn fod yn werthfawr i’r defnyddiwr, nid yw’n ddigon penodol i nodi’n union pa werth rydych chi’n ei gyflwyno.
Amcangyfrifadwy – Na. Ni ellir amcangyfrif hyn yn hawdd gan fod sawl rhan bosibl iddo. Ydych chi’n siarad am gyfrannu arian ar-lein neu all-lein? Yn rheolaidd neu unwaith? Ni fydd siarad â rhywun mwy technegol yn helpu o reidrwydd am nad yw’n ffocysu digon ar yr hyn rydych chi’n bwriadu cyflawni.
Bach – Na. Mae’n stori eithaf mawr! Mae angen ei dorri yn ddarnau llai sy’n haws i’w deall a’u hamcangyfrif.
Profadwy – Na. Ni ellir ei brofi am nad yw’r stori’n ddigon penodol am yr hyn y mae’n ei olygu.

Sut gellir ailysgrifennu hwn?

Nawr mae’r stori’r defnyddiwr diwygiedig yn ticio blychau INVEST. Gellir ei flaenoriaethu’n annibynnol, mae’n gadael digon o le i drafod ond mae’n glir ynghylch cwmpas yr angen y mae’n rhaid i chi ei ddiwallu. Gallwch ddeall y gwerth penodol rydych chi’n ei gyflwyno i’r defnyddiwr. Mae’n ddigon bach i chi allu ei amcangyfrif, ac yn ddigon clir del eich bod yn gwybod pryd y caiff ei wneud, os yw’n gweithio yn y ffordd a ddisgrifir, rydych chi wedi gorffen!

Os ydych chi eisoes wedi ysgrifennu eich holl straeon defnyddiwr, mae gorfod eu hadolygu yn teimlo fel ei fod yn cymryd llawer o amser. Bydd peidio â’u hadolygu yn costio mwy o amser i chi!

Os nad yw eich straeon yn cydymffurfio â fframwaith INVEST, byddwch yn gwastraffu llawer o amser yn ceisio deall ble i gychwyn. Oriau a dreulir yn trafod manylion y straeon, neu amser a wastraffir lle mae cynllunwyr neu ddatblygwyr yn dechrau gweithio ar straeon sydd ddim yn ddigon clir iddynt eu cyflwyno. Wrth ddefnyddio INVEST, byddwch yn didoli’r straeon sy’n amherthnasol ac yn buddio o gyfres o straeon rydych chi’n glir amdanynt, ac sy’n weithredadwy ac yn fesuradwy.

Cychwyn Arni

Defnyddiwch y raffeg INVEST uchod, fel bod gennych atgof syml o sut i adolygu eich straeon defnyddwyr.

Os ydych chi’n adolygu straeon defnyddwyr rydych chi eisoes wedi’u hysgrifennu

Y ffordd orau i wneud hynny yw tynnu’r un tîm a ysgrifennodd y straeon defnyddwyr at ei gilydd. Fel tîm, gweithiwch ar bob un. Yn dibynnu ar set sgiliau eich tîm, mae’n debygol y bydd pob un yn dod â safbwynt gwahanol iddo. Er enghraifft, bydd cynlluniwr neu ddatblygwr yn well am amcangyfrif, tra bod gan ymchwilydd neu aelod o’r tîm sy’n wynebu defnyddwyr ddarlun cliriach o anghenion craidd y defnyddiwr, a’r gwerth sydd ei angen.

Os nad ydych chi wedi ysgrifennu eich straeon defnyddwyr eto

Wrth i chi eu hysgrifennu, edrychwch ar ddrafft cyntaf pob un, yna addasu’r rhain nes eich bod chi’n hapus eu bod nhw’n dilyn INVEST. Unwaith i chi ddod i arfer, byddwch yn eu hysgrifennu yn y ffordd gywir y tro cyntaf. Mae’n well ysgrifennu’r straeon fel tîm gan ei fod yn helpu chi i’w dilysu wrth i chi weithio – mae cydweithio yn dod â chymysgedd defnyddiol o safbwyntiau a phrofiadau.

Nawr mae gennych chi gyfres o straeon defnyddwyr clir, ymarferol a mesuradwy. Y cam nesaf yw eu blaenoriaethu, a fydd yn rhoi rhestr o waith i chi gychwyn arni ar unwaith.

Yn yr erthygl nesaf, byddaf yn eich tywys trwy ymarfer syml a fydd yn eich helpu i flaenoriaethu eich straeon defnyddwyr. Byddwn yn edrych ar eu rhestru yn ôl gwerth yr hyn maent yn cynnig i’r defnyddiwr yn erbyn y buddsoddiad sydd ei angen arnoch i’w cyflwyno.

Llun gan Freddy Castro ar Unsplash

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst