7 awgrym i ddefnyddio data yn well yn eich elusen
Awdur: Joe Roberson;
Amser Darllen: 6 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru
Mae pobl yn gwneud penderfyniadau mewn tair ffordd.
Seiliedig ar y corff – yn gwneud penderfyniad heb feddwl. Mae system eich corff wedi gwneud y penderfyniad i chi cyn i chi sylwi. Pa un ai ydych chi eisiau hynny neu beidio.
Seiliedig ar deimladau – yn gwneud penderfyniad yn seiliedig ar y ffordd mae’n teimlo, efallai teimlad greddfol. Mae’n anodd egluro pam rydych chi’n gwneud y penderfyniad yma, ond mae’n teimlo’n iawn rhywsut.
Seiliedig ar ddata – yn gwneud dewis yn seiliedig ar ddadansoddiad rhesymegol o wybodaeth. Yn cael eich arwain gan eich meddwl. Data yn gyrru’ch penderfyniad.
Beth mae hyn yn ei olygu i elusennau?
Mae data gwell yn golygu penderfyniadau gwell
Wrth wneud penderfyniadau yn eich elusen byddwch yn defnyddio’r dulliau yma. Bydd profiad a datblygiad personol yn eich helpu gyda’r ddau gyntaf, ond dim ond data gwell gall helpu gyda’r trydydd.
Mae data gwell yn debygol o arwain at benderfyniadau gwell.
Yn 2021, cynhaliwyd tri gweithdy data i elusennau gan The Data Place. Mae’r erthygl hon yn gwerthuso dau o’r sesiynau yma:
- Sicrhau bod eich data o ansawdd dda
- Defnyddio eich data yn dda
Mae’r trydydd yn sesiwn hyfforddiant GDPR gall eich cynorthwyo i reoli data yn eich elusen mewn ffordd sydd yn cydymffurfio.
“Mae data’n mynd at galon eich sefydliad ac yn cyffwrdd â phob agwedd ar ei siwrne.” – Lucy Knight, Arweinydd Data, The Data Place
6 cwestiwn am eich data
Gofynnwch y cwestiynau yma. Bydd yn eich helpu i feddwl os ydych chi’n casglu’r data cywir, digon ohono, a’r rheswm am ei gasglu.
- Pa ddata ydych chi’n ei gasglu a pham?
- A yw eich casgliad data yn ddigonol i gynhyrchu mewnwelediadau a llywio eich penderfyniadau?
- Pa mor hawdd yw hi i gynhyrchu adroddiad ar yr hyn sydd angen i chi ei wybod o’r data?
- Ydych chi angen data mwy manwl?
- A oes gennych chi’r amser a’r adnoddau i gychwyn a mudo i system ddata newydd os bu angen?
- A yw eich dull o gasglu a defnyddio data yn diwallu anghenion eich sefydliad neu a fydd rhaid i chi greu datrysiadau eraill?
7 awgrym defnyddio data
I fod yn ddefnyddiol, mae angen i’ch data fod yn gywir, yn gyflawn ac yn ddarllenadwy. Mae angen iddo fod yn glir, yn hawdd i’w storio, gyda strwythur, ac yn barod i’w ddefnyddio. Dyma 7 awgrym sut i gyflawni hyn:
1. Deall y mewnwelediad sydd ei angen o’r data
Mae sawl ffordd gallech chi ddefnyddio’ch data. Er enghraifft:
- Deall anghenion eich defnyddwyr gwasanaeth
- Dylanwadu ar farchnata eich gwasanaeth er mwyn cynyddu’r defnydd ohono
- Dadansoddi eich perfformiad ariannol neu ofynion staffio
- Adeiladu achos dros gynyddu cyllid gyda thystiolaeth o’r newid mae wedi’i gael ar fywydau pobl
Pan fyddwch yn deall y mewnwelediadau sydd ei angen, bydd yn haws penderfynu ar y data sydd angen cynllunio ar ei gyfer. Meddyliwch pa fath o adroddiadau a siartiau rydych chi angen eu cynhyrchu. Yna gweithio’n ôl nes y bydd gennych chi restr o’r data cywir.
2. Mwy o amser yn meddwl am y data cywir yn hytrach nag creu systemau ffansi
Darganfod y data, ei lanhau a’i siapio i’ch anghenion yw 80% o unrhyw brosiect data. Treuliwch fwy o amser yn datrys hyn nag yn cyflwyno system newydd, cyflymach (a mwy costus o bosib).
3. Creu rhestrau cyfeirio i fewnbynnu termau data cywir
Wrth fewnbynnu, yn aml mae angen ailadrodd yr un data sawl gwaith. Ond os yw’r termau a ddefnyddir yn anghyson (e.e. Y, Yes, a yes) yna bydd gwallau yn eich data a’ch adroddiadau. Gallech ddatrys hyn wrth greu rhestr cyfeirio. Defnyddiwch y rhestr yma i ddewis data gydag opsiwn cwymplen ar gyfer y maes data yma. Bydd hyn yn eich helpu i osgoi gwallau
4. Safoni eich data
Un o’r gwallau mewnbwn mwyaf cyffredin yw’r cyfeiriad post anghywir. Ond mae’n hawdd datrys hyn. Defnyddiwch wasanaeth dilysu cyfeiriadau sydd yn defnyddio data gan yr awdurdodau post. Maent yn ychwanegiad syml ac am ddim i ffurflenni ar-lein. Nodwch y cod post ac yna dewis o’r cyfeiriadau sy’n ymddangos. Mae’n sicrhau mewnbwn safonol ac yn lleihau gwallau.
5. Defnyddiwch siartiau neu dablau colynnu i wirio ansawdd data
Mae siartiau a thablau colynnu (pivot table) yn eich helpu i groeswirio os yw tabl data yn dangos y mewnwelediadau angenrheidiol. Gallant hefyd ddatgelu problemau data. Er enghraifft, efallai bydd yn tynnu sylw at y ffaith bod yna llai o wirfoddolwyr mewn cronfa ddata nag disgwylir. Byddant hefyd yn dangos os oes celloedd wedi’u hanghofio, os oes data anghywir, neu nad yw data wedi ei drosglwyddo’n gywir o’r ffurflen cofrestru.
6. Glanhau data blêr
Mae data blêr yn arwain at benderfyniadau llai gwybodus. Yn hytrach nag golygu eich hun i lanhau’r data, defnyddiwch offer. Mae Open Refine yn offer ffynhonnell agored ddiogel, am ddim, sydd yn gallu glanhau tablau blêr a threfnu eich data gyda chlic botwm.
7. Defnyddio ffynonellau Data Agored i lenwi bylchau a chasglu gwybodaeth bellach
Mae sawl mantais i ffynonellau Data Agored. Mae mynediad iddynt yn rhad ac am ddim, maent yn cael eu cynnal yn dda, yn deillio o ffynonellau awdurdodol ac yn cael eu cydnabod gan gyllidwyr. Gall eu defnyddio arbed amser ac arian i chi.
5 adnodd data defnyddiol
1. Sleidiau ‘Using your data’: sut i gael data o ansawdd da, ei storio yn y fformatau cywir a’i gasglu am y rhesymau cywir, er mwyn gwneud y gorau ohono
2. Sleidiau ‘Data Quality’: gweler enghreifftiau o ddata ansawdd gwael, dysgu technegau sydd eu hangen i oresgyn y materion hyn. Sut i greu cynllun gweithredu data
3. Y Swyddfa Ystadegau Gwladol (ONS): ar gyfer amcanestyniad poblogaeth neu ystadegau cyflogaeth
4. Open Corporates: cronfa ddata busnes byd-eang i chwilio am fusnesau penodol mewn rhanbarth, er enghraifft
5. Spend Network: cyfeiriadur o ddata caffael cyhoeddus i weld gwariant llywodraethau ac awdurdodau cyhoeddus
Canllawiau gan elusennau sydd wedi newid y ffordd maent yn gweithio gyda data
Gweler sut mae rhai elusennau wedi newid eu ffordd o weithio gyda data yn y Canllawiau Digidol yma:
- Cyngor ar Bopeth Manceinion: Gwella gwasanaethau wrth ddefnyddio offer data yn well
- Catch 22: Safoni casglu data ac awtomeiddio adrodd gyda Power BI
- Citizens UK: Tracio system monitro a gwerthuso gyda Airtable
- The Key: Monitro gweithgareddau prosiect a’i effaith gyda Zoho Creator
Nodir
Mae’r adnodd hwn yn seiliedig ar gynnwys a grëwyd gan The Data Place ar gyfer y rhaglen Beyond yn 2021.
Wedi'i gomisiynu gan Catalyst