Saith awgrym ar sut i arwain eich elusen drwy newid digidol 

Awdur: Joe Roberson; Amser Darllen: 10 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.

Mae pob mudiad yn y sector gwirfoddol yn y DU yn mynd drwy gyfnod o drawsnewid digidol. Mae nifer o arweinwyr yn ymateb i’r her ac yn arwain eu mudiadau i ddyfodol cryfach a chymwys yn ddigidol. Rydym yn eu gweld yn croesawu newid, yn arbrofi’n gyson ac yn mentro gwneud camgymeriadau.  

Dyma’r union nodwedd mae ymchwil Catalyst wedi ei ganfod fel prif nodwedd arweinyddiaeth ddigidol effeithiol.  

Y brif nodwedd: Arweinwyr digidol elusennau yn croesawu newid digidol, yn arbrofi’n bwrpasol ac yn barod i fethu.  

Peidiwch â phoeni

Mae trawsnewidiad digidol yn bosib. Dyma’r gefnogaeth sydd ar gael.

Mae’n iawn i fethu. Yn enwedig ar y tro cyntaf. Mae pawb yn yr un gwch. Mae hyd yn oed arweinwyr elusennau sydd gan brofiad digidol helaeth yn gorfod croesawu newid ac arbrofi.

Mae Catalyst yma i’ch cefnogi. Rydym wedi dadansoddi nodweddion a galluoedd arweinwyr digidol llwyddiannus, ac wedi eu paru gyda phryderon arweinwyr elusennau. Yma rydym yn cyflwyno ein darganfyddiadau fel cyfarwyddiadau ymarferol.

Pryder #1: “Dydw i ddim yn gwybod digon am dechnoleg a digidol”

Efallai eich bod yn teimlo y dylech chi wybod mwy. Efallai bod diffyg hyder ymysg eich staff hefyd.

1. Dangoswch nad ydych chi’n gwybod. Byddwch yn chwilfrydig a gosodwch esiampl. 

Mae arweinwyr digidol elusennau yn derbyn nad oes ganddynt yr holl atebion ac nid oes arnynt ofn gofyn am gymorth. Maent yn gofyn cwestiynau yn hytrach na aros yn dawel. Maent yn agored i syniadau newydd ac yn dysgu’n gyson. 

Mae’n iawn i beidio gwybod digon. Dangoswch i’ch staff eich parodrwydd i ddysgu sgiliau a dulliau newydd. Byddwch yn barod i ofyn cwestiynau, hyd yn oed os ydych yn poeni am ddangos nad oeddech yn gwybod yn barod. Byddwch yn ddiymhongar. Byddwch yn chwilfrydig. Bydd ymddwyn yn y ffordd yma yn rhoi caniatâd i’ch tîm wneud yr un peth.

Beth i wneud

• Siaradwch gyda’ch tîm. Gadewch i’ch gwendidau fod yn gryfder.
• Defnyddiwch Digital Candle er mwyn gofyn i arbenigwyr am gymorth.
• Gwelwch os oes cyfleoedd hyfforddiant yn diwallu eich anghenion.

2. Darganfyddwch pa sgiliau sydd gan eich tîm yn barod – pob un ohonynt 

Mae arweinwyr digidol elusennau yn manteisio ar arbenigedd mewnol ac allanol pan fo angen. 

Efallai byddwch yn cael eich synnu. Efallai bydd yn dangos ble mae eich mudiad angen cefnogaeth.

Gofynnwch i’r rhai gyda’r mwyaf o sgiliau hyfforddi a mentora aelodau eraill o staff. Os ydych dal yn brin, chwiliwch yn allanol.

Beth i wneud

• Cynhaliwch archwiliad o sgiliau staff. Gofynnwch pa sgiliau maent yn defnyddio yn eu bywydau personol. Does dim byd yn rhy amgen.
• Gofynnwch i’r rhai gyda’r mwyaf o sgiliau i gynnal sesiynau dysgu rhithiol dros ginio, neu sesiynau hyfforddiant i staff eraill. Mae adnoddau fideo yn gwneud hyn yn bosib.
• Cysylltwch gyda gwirfoddolwyr medrus drwy Reach Volunteering

3. Siaradwch gyda’ch cyfoedion 

Mae arweinwyr digidol elusennau yn cydweithio; maent yn gwneud cysylltiadau gyda mudiadau ac arbenigwyr eraill er mwyn dysgu a rhannu gyda’i gilydd. 

Mae mudiadau yn estyn allan i’w gilydd ac yn cydweithio a ffurfio partneriaethau. Mae hyn yn digwydd yn hynod o gyflym. – Cassie Robinson, Day 1

Bydd siarad gyda arweinwyr eraill yn gwneud i chi deimlo’n llai unig am fylchau yn eich gwybodaeth. Bydd yn dangos i chi sut mae eraill yn arwain yn yr un sefyllfa ac yn datgelu’r hyn sy’n bosib. Rŵan yw’r amser i greu partneriaethau newydd a chryfhau hen berthnasau.

Beth i wneud 

• Ffoniwch neu e-bostiwch eich cyfoedion elusennol. Gofynnwch ar X (Twitter) neu LinkedIn hefyd.
• Ymunwch gyda Coffee Connections – ein gwasanaeth cysylltu cyfoedion elusennol.
• Gofynnwch gwestiynau i weld be mae pobl eraill yn wneud. Ymunwch gyda sianel Slack Elusennau Digidol, sydd gan 16 sianel wahanol ar gyfer gwahanol themâu (cofrestrwch mewn 2 funud)

Pryder #2: “Mae gen i ofn gwneud camgymeriadau neu adael pobl i lawr” 

Mae’n debygol eich bod yn teimlo ychydig yn nerfus neu wedi eich llethu, ond efallai eich bod hefyd yn teimlo ymdeimlad newydd o bwrpas. Rydych yn awyddus i ymateb i’r her ond nid ydych yn teimlo’n barod ar gyfer y newid sydd i ddod. Rydych yn poeni am bethau fel dewis y meddalwedd anghywir, methu a chyrraedd eich buddiolwyr, neu ddarparu gwasanaethau digidol yn y ‘ffordd anghywir’.

4. Meithrin parodrwydd i drio  

Mae arweinwyr digidol elusennau yn croesawu newid digidol, yn arbrofi gyda newid yn bwrpasol ac yn barod i fethu. 

“Edrychais ar y newid sydyn mewn angen fel cyfle. Dyma roddodd yr egni i mi fynd i’r afael â newid digidol o ddifri. Roeddwn i’n gwybod bod y mudiad am fod yn gryfach o ganlyniad i’r newid.” – Nik Harwood, Prif Weithredwr, Young Somerset

Rydym angen digido ein prosesau a’n gwasanaethau. Mae’n debygol eich bod wedi cychwyn ar y gwaith yn barod. Yn gyntaf dylech anelu at roi’r pethau sylfaenol mewn lle, ac wedyn ychwanegu atynt yn gyson. Mae’n bwysig felly bod gennych broses adolygu mewn lle er mwyn profi be sy’n gweithio a be sydd ddim.

Beth i wneud: 

• Gosodwch amserlen glir ar gyfer profi ac adolygu dulliau newydd (beth am anfon ymholiad at Digital Candle os hoffech fwy o gyngor gyda hyn). Os nad yw un prawf yn gweithio, gwnewch nodyn o hyn a symudwch ymlaen.
• Darllenwch stori un gweithiwr elusen am eu darganfyddiadau am brosesau profi a dysgu digidol
• Lleihau risg drwy ddysgu am eich defnyddwyr a’u hymddygiad (gwelwch isod)
• Defnyddiwch DigiSafe er mwyn diogelu eich prosesau.

Pryder #3: ‘Dydw i ddim yn siŵr sut mae newidiadau cymdeithasol wedi effeithio ar anghenion ein defnyddwyr” 

Mae sefyllfa pawb wedi newid. Mae angen i chi ddeall beth sydd yn mynd ymlaen i ddefnyddwyr eich gwasanaeth yn y cyd-destun newydd yma. Yna, penderfynwch os ydych am ddarparu’r un gwasanaethau ar-lein, neu os oes angen trio rhywbeth newydd.

5. Gwnewch ymchwil defnyddwyr rhithiol 

Mae arweinwyr digidol elusennau yn rhoi defnyddwyr wrth wraidd popeth maen nhw’n ei wneud. Maent yn canolbwyntio ar eu hanghenion, ymddygiad a disgwyliadau.  

Fel arfer mae Prosiect Cerddoriaeth Merched Ifanc Rhydychen yn defnyddio eu hathrawon a’u hofferynnau i helpu merched ifanc. Rŵan maent yn cynnal gigs byw ar YouTube i arddangos eu hartistiaid a defnyddio Google Hangouts i gynnal sesiynau trafod a gweithgareddau cyn y gig nesaf. Cododd hyn yn sgil ychydig iawn o ymchwil defnyddwyr.

Mae ymchwil defnyddwyr rhithiol yn debyg i gyfranogiad defnyddwyr rhithiol. Does dim angen i chi wneud llwyth o waith. Cychwynnwch yn fach. Gweithiwch mewn cyfnodau byr.

Beth i wneud

• Gofynnwch i dri pherson ble maent yn derbyn cefnogaeth a pam ei fod yn ddefnyddiol.
• Gofynnwch i’ch staff ofyn dau gwestiwn bob tro maent yn siarad gyda defnyddiwr gwasanaeth. Penderfynwch ar y cwestiynau yma gyda’ch gilydd.
• Darllenwch ein blog, Chwe ffordd i gynnwys eich defnyddwyr yn y gwaith o lunio eich darpariaeth ddigidol newydd – pan na allwch fynd i’w cyfarfod
• Meddyliwch am ganlyniadau cadarnhaol a negyddol rhedeg eich gwasanaethau ar-lein. Gwnewch nodyn o’r rhain. Adolygwch nhw o fewn wythnos.

Pryder #4: “Dwi’n poeni am lunio ein cynllun digidol mewn ffordd sy’n ddiogel i’n staff a’n defnyddwyr” 

Mae diogelu yn gallu teimlo fel mater mawr dychrynllyd, yn enwedig os nad oes gennych lawer o brofiad o ddarparu gwasanaethau ar-lein a diogelu data. Nid chi yw’r unig un sydd yn teimlo fel hyn. Mae’n hawdd poeni.

6. Mynd i’r afael â diogelu yn systematig 

Mae arweinwyr digidol elusennau yn feiddgar: maent yn ailfeddwl dulliau ac yn gwneud penderfyniadau ar sail gwybodaeth. 

Mae diogelu’r un mor bwysig ar-lein ac ydi o all-lein. Ond nid oes rhaid iddo fod dim anoddach i’w gynllunio a’i weithredu. Rydych yn anelu i roi’r un egwyddorion ar waith ac y buasech wyneb yn wyneb. Archwiliwch y tir newydd yma ac fe wnewch chi ddeall sut mae’n gweithio.

“Mae’n hawdd gorfeddwl diogelu ar-lein. Er enghraifft er bod modd recordio sgwrs ar-lein, nid yw hyn o reidrwydd yn golygu y dylech chi wneud. A fuasech yn recordio cyfarfod wyneb yn wyneb yn yr un ffordd? Dilynwch eich arferion all-lein cymaint â phosibl” – Jane Griffin, LGBTY Scotland

Beth i wneud

• Defnyddiwch DigiSafe i’ch arwain drwy’r broses
• Siaradwch gyda mudiadau tebyg a gofynnwch sut maen nhw wedi ymateb i heriau diogelu. Beth allant ei rannu?
• Cynhaliwch ymarfer o’ch gwasanaethau digidol newydd er mwyn adnabod unrhyw broblemau diogelu posib gall eich defnyddwyr ddod ar eu traws.

Pryder #5 : “Dwi’n teimlo llai o gysylltiad gyda staff” 

Erbyn heddiw nid yw staff yn cwrdd wyneb yn wyneb mor rheolaidd. Mae’n anodd ail-greu awyrgylch y swyddfa.

Ac nid yw eich tîm yn gallu gweld chi chwaith. Mae eich presenoldeb wedi newid. Fe all rhai weld hyn yn heriol.

7. Byddwch yn weledol. Ymddiried yn eich tîm. 

Mae arweinwyr digidol elusennau yn weledol ac yn ymddiried ym mhob aelod o’u tîm i chwarae eu rhan. 

Mae arweinwyr yn fwy na’r hyn maent yn ei ddweud, neu sut maent yn dweud pethau. Mae angen i chi fod ar gael yn ddigidol drwy ddefnyddio’r holl adnoddau rhithiol sydd ar gael i chi er mwyn cadw cysylltiad.

Mae angen i chi greu diwylliant ar-lein, a rhoi pwyslais ar gynnal sgyrsiau sydd fel arfer yn digwydd yn y swyddfa, yn y gegin, neu pan mae gan staff gwestiwn sydyn. Mae hyn yn golygu defnyddio adnoddau sgwrsio ar-lein neu alwadau fideo.

Beth i wneud

• Gosodwch ddisgwyliadau clir i staff ar sut i ddefnyddio adnoddau sgwrsio – Slack, Microsoft Teams, Whatsapp. Gofynnwch iddynt yrru neges i chi yn yr un modd ag y byddent wedi rhoi cael sgwrs sydyn yn y swyddfa. Dyma ganllaw ar sut i wneud y mwyaf o Slack (ond mae llawer ohono yn berthnasol i Teams hefyd!)
• Gosodwch ddisgwyliadau clir ar beth sydd ei angen gan bawb dros yr wythnosau nesaf
• Defnyddiwch gyfarfodydd dal i fyny wythnosol i rannu cynnydd a beth sydd ei angen arnoch chi. Dyma sut rydyn ni’n defnyddio cyfarfodydd dal i fyny er mwyn sicrhau cysondeb ar draws ein gwaith.
• Defnyddiwch alwadau fideo yn lle galwadau ffôn, fel eich bod yn gallu gwneud cyswllt llygad a darllen iaith y corff.
• Cynnal perthnasoedd iach gyda’r pum syniad yma

Ewch ymlaen i arwain 

Rydym yn gobeithio bod y syniadau yma yn gymorth i chi. Cofiwch os ydych chi’n arweinydd digidol:

• Mae chwilfrydedd yn fantais
• Gallu adnabod eich gwendidau yw eich cryfder mwyaf
• Mae agwedd gadarnhaol yn mynd ymhell

Rydym yn dymuno’r gorau i chi wrth i chi arwain eich tîm ar eich siwrne i roi digidol yn gyntaf. Gobeithio bydd eich taith i drawsnewid digidol yn un gwych!

Diolch enfawr i Tori Ellaway am ei chymorth yn rhoi’r canllaw hwn at ei gilydd.

‍

‍

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst