Sut i gael staff eich elusen i gefnogi digidol

Awdur: David Ainsworth; Amser Darllen: 6 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.

Os ydych chi am i’ch elusen lwyddo gyda digidol, mae’n bwysig iawn cael staff cefnogol.

Gall hyn fod yn anodd pan fydd elusen yn cyflwyno technoleg, adnoddau neu ffordd o weithio newydd. Mae gan rhai staff amheuon am ryw reswm, ac mae’n rhaid eu perswadio.

Mae’n broblem fawr. Os na fydd y bobl sy’n gweithio i’r elusen yn defnyddio digidol, mae’n ddibwynt.

Yn ein hymchwil Siwrne Digidol, dywedodd sawl arweinydd digidol elusennau mai dyma oedd un o’r rhwystrau mwyaf. Roedd sawl un yn difaru peidio ymateb iddo yn gynharach yn eu siwrne ddigidol.

Efallai na fydd staff yn cysylltu oherwydd:

• Maent yn gyndyn i ddysgu rhywbeth newydd. Maent yn gyfarwydd â’r dechnoleg gyfredol, ac maent am barhau i’w defnyddio
• Maent yn poeni am wneud pethau’n anghywir, a ddim gwneud gwaith da
• Maent yn wyliadwrus o rywun yn gofyn iddynt wneud mwy o waith, ac yn amheus y bydd datrysiadau digidol yn helpu
• Maent wedi cael profiad drwg yn gynharach, ac maent yn ofni na fydd datrysiad newydd yn gweithio
• Maent yn teimlo y bydd newid digidol yn amharu ar eu ffordd o weithio
• Nid ydynt yn gweld yr angen am newid, os yw pethau eisoes yn gweithio’n dda
• Mae’r broses yn gwneud iddynt deimlo dan fygythiad. Maent yn poeni am eu swyddi

Mae pob un o’r rhain yn bryder rhesymol. Mae’r staff yn gyfiawn i deimlo fel hyn. Felly mae’n bwysig i arweinwyr digidol ymgysylltu â thimau staff, a darganfod ffyrdd i ymateb i’r pryderon yma.

Dyma rai ffyrdd i berswadio staff, fel argymhellir gan arweinwyr digidol elusennau eraill. Mae nifer o’r rhain yn debyg i’r argymhellion i gael arweinwyr i gymryd rhan.

1. Deall eu diwylliant

Y man cychwyn cyntaf yw dealltwriaeth gyffredinol. Mae’n bwysig deall sut mae elusen yn gweithio. Mae newid yn digwydd yn wahanol ym mhob sefydliad, ac mae angen i chi wybod sut mae’n digwydd yn eich lle chi. Golygai hyn bod angen i arweinwyr digidol ddeall ymagweddau ac agweddau’r staff. Mae’n dda gwybod sut maent yn hoffi dysgu, a sut mae gwybodaeth yn symud o gwmpas y sefydliad.

2. Deall y manylion

Un lle cyntaf i gychwyn yw dealltwriaeth ymarferol o swyddi pobl. Deall beth maent yn gwneud, sut maent yn gwneud, pam maent yn gwneud, a beth sy’n eu rhwystro. Bydd hyn yn eich helpu i sicrhau bod unrhyw adnoddau neu brosesau digidol newydd yn ychwanegu gwerth at swyddi pobl. Bydd yn eu helpu nhw i ymddiried yn y ffaith eich bod wedi meddwl am hyn.

3. Darganfod y bobl fwyaf dylanwadol

Bydd angen hyrwyddwyr digidol yn eich sefydliad. Meddyliwch pwy yw’r bobl fwyaf dylanwadol. Yn aml nid nhw yw’r bobl sydd â’r swyddi uchaf. Efallai mai nhw yw’r bobl sydd fwyaf amheus. Ceisiwch gyrraedd y bobl hynny, deall eu cymhellion a phwyntiau poen, a meddwl sut y gall digidol eu helpu. Os deuant yn eiriolwyr i’ch ffordd o weithio, bydd pethau’n llawer haws.

4. Cynnwys staff yn gynnar

Ni yw’n bosib cyfathrebu gormod. Mae’n hawdd cael eich dal i fyny mewn prosesau technegol ac ymchwil allanol wrth gyflwyno systemau digidol newydd. Mae digidol yn aml yn cychwyn gyda gwaith dwys ar un system, mewn un rhan o’r elusen, ac yn cynnwys ychydig o bobl yn unig. Ond nid yw byth yn rhy gynnar i siarad â phawb arall, ac egluro beth sy’n digwydd.

5. Cyd-gynllunio gyda staff

Mae angen i chi gynnwys eich staff os ydych chi am lwyddo yn y pen draw. Maent yn arbenigwyr ddefnyddwyr eich gwasanaeth a’ch elusen. Bydd ganddynt farn gref am sut y dylid cynnal gwasanaethau. Nhw sydd yn gorfod defnyddio’r dechnoleg.

Mae athroniaeth ddigidol yn pwysleisio ei bod yn bwysig cyd-gynllunio gyda defnyddwyr gwasanaeth. Ond mae hynny’n golygu gweithio gyda rhanddeiliaid mewnol hefyd. Bydd ganddynt ofynion mae’n rhaid eu cynnwys, a’r mewnwelediad sydd ei angen arnoch.

6. Dangos y dystiolaeth iddynt

Mae staff eisiau gwybod eich bod wedi gwneud eich gwaith cartref. Fel y soniwyd uchod, mae’r rhan fwyaf o staff wedi gweld prosiectau TG aflwyddiannus yn y gorffennol. Efallai bod yr hyder yn isel. Bydd staff hefyd yn poeni am y goblygiadau i ddefnyddwyr gwasanaeth. Byddant yn poeni am eithrio pobl, ac ynysu unigolion bregus.

Ond os allech chi ddangos yr ymchwil defnyddwyr iddynt, a dangos mai dyma mae defnyddwyr gwasanaeth eisiau ac angen mewn gwirionedd, bydd hyn yn help mawr i dawelu meddyliau.

Gellir cael cymorth o lefydd eraill hefyd. Dangoswch i’r staff eich bod yn dilyn prosesau sydd wedi bod yn llwyddiannus mewn elusennau eraill. Neu gofynnwch am gymorth arbenigwyr ac ymgynghorwyr allanol sydd yn gallu cefnogi’r hyn rydych chi’n dweud.

7. Croesawu pryderon pobl

Mae arweinwyr digidol yn gweithio’n galed ar wasanaethau a systemau newydd. Mae’n hawdd bod yn amddiffynnol pan fydd y systemau yma’n cael eu herio neu eu cwestiynu. Mae’n ymateb naturiol i geisio diystyru unrhyw bryderon.

Ond gall hyn fod yn wrthgynhyrchiol. Mae llawer o resymau pam fod amheuon staff yn rhesymol a dilys. Daw newidiadau mawr gyda digidol yn aml, ac mae’n gallu cael effaith sylweddol. Gall unrhyw her deimlo fel beirniadaeth bersonol o’r arweinydd digidol, ond mae’n annhebyg iawn mai dyma’r gwirionedd, ac mae’n bwysig cofio hynny.

8. Buddugoliaeth fach

Mae’n llawer haws cael cefnogaeth bobl os allech chi ddangos ei fod yn gweithio’n barod. Rydym eisoes yn argymell y dylid cychwyn gweithio ar ddigidol gydag un system. Mae’n llawer haws gwneud yr holl gamgymeriadau wrth wneud rhywbeth bach. Ond mae yna fantais ychwanegol i hyn, unwaith i chi wneud y peth bach, ac wedi gwneud iddo weithio’n well, yna gallech chi ddangos i bawb. Os oes llond llaw o ddefnyddwyr hapus yn un cornel o’r swyddfa, gallant ledaenu’r gair ar draws y sefydliad.

9. Byddwch yn glir am eich cymhelliad

Yn aml, i staff elusen, mae cymhelliad  yr un mor bwysig â chanlyniadau. Mae’n hawdd bod yn amheus a meddwl mai’r rheswm dros benderfyniadau yw arbed arian ac i beidio sicrhau canlyniadau gwell i staff neu ddefnyddwyr. Os allech chi ddangos bod newid yn digwydd am y rhesymau cywir, bydd gan staff fwy o hyder ynoch ac yn ymgysylltu’n well.

10. Sicrhau cefnogaeth arweinwyr

Yn yr un modd, os ydych chi eisiau cefnogaeth staff mae angen i chi gael cefnogaeth uwch arweinwyr y sefydliad. Os allech chi ddangos cefnogaeth gan y prif weithredwr a’r bwrdd, bydd pethau’n debygol o fod yn haws.

11. Profi a newid

Unwaith i chi wrando ar staff, mae’n angen i chi ddangos eich bod yn gwneud rhywbeth yn ei gylch. Mae’n debygol na fydd pethau’n gywir y tro cyntaf. Prin yr ydynt. Mae holl athroniaeth ddigidol yn dweud pa mor bwysig yw profi pethau, gwneud newidiadau, ac ailadrodd yn aml.

Gyda staff, mae hwn yn gyfle. Os ydych chi’n gwrnado ar yr hyn maent yn ei ddweud, ac yn gwneud rhywbeth yn ei gylch, yna maent yn llawer mwy tebygol o ymgysylltu â chi y tro nesaf. A bydd gennych chi wasanaeth gwell hefyd.

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst