Pwysigrwydd Cynllunio Sy’n Canolbwyntio ar y Defnyddiwr a Phrofi Syniadau

Mae ProMo Cymru wedi bod yn cefnogi Tempo i wella’u llwyfan digidol Credyd Amser Tempo, fel ei fod yn fwy clir, hygyrch a deniadol i ddefnyddwyr a staff.

Beth oedd y broblem?

Mae Tempo yn elusen gofrestredig sy’n gweithio gyda’r gymuned i annog pobl o bob cefndir i wirfoddoli. Mae eu cynllun gwobrwyo gwirfoddolwyr, sef Credyd Amser Tempo, yn galluogi gwirfoddolwyr i gasglu pwyntiau wrth iddynt weithio oriau gwirfoddol. Credydau Amser yw’r pwyntiau yma, a gellir eu cyfnewid am ddewis o wasanaethau a gweithgareddau, o nofio yn y ganolfan hamdden leol i docyn sinema.

Ym mis Hydref 2019, lansiodd Tempo lwyfan digidol isafswm cynnyrch hyfyw wedi’i gynllunio gan ddefnyddwyr nifer fach o brosiectau. Yn dilyn profion ac adborth pellach gan ddefnyddwyr, lansiwyd hwn i weddill yr elusen ym mis Ionawr 2020. Mae bellach yn gweithredu fel y prif lwyfan ar gyfer eu Model Credyd Amser. Nid yw Tempo bellach yn defnyddio Credydau Amser Papur, ac mae pob grŵp, partner a gwirfoddolwr presennol wedi cofrestru ar y llwyfan digidol.

Dros amser, mae mân atgyweiriadau i ddiffygion bach wedi’u gwneud, ond teimlai Tempo fod angen iddynt weithredu i ddiwallu anghenion esblygol defnyddwyr a’r gymuned. Problem a nodwyd oedd yr angen am wybodaeth fwy clir a hygyrch i wirfoddolwyr a staff ar y llwyfan. Mynegodd gwirfoddolwyr ddryswch wrth geisio darganfod cynigion a sut i ddefnyddio Credydau Amser. Roedd staff hefyd yn wynebu anawsterau wrth geisio egluro’r cynigion i wirfoddolwyr, gan effeithio ar eu gallu i hyrwyddo’r platfform yn hyderus. Roedd angen canolbwyntio ar wella’r rhyngwyneb defnyddiwr a’u taith gyffredinol fel ei fod yn haws i’w ddefnyddio ac yn fwy apelgar.

Ein dull

Yn gyffrous iawn am y syniad o ddefnyddio cynllunio gwasanaeth digidol i helpu i gefnogi’u nodau, ymunodd Tempo â Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol ProMo Cymru yn 2024.

Yn y rhaglen yma, mae sefydliadau trydydd sector Cymru yn derbyn hyfforddiant, mentora ac arweiniad i gynllunio a datblygu gwasanaeth digidol newydd, neu i ail feddwl gwasanaethau presennol, gan ddefnyddio’r fethodoleg cynllunio gwasanaeth. Mae cyfranogwyr yn dilyn y broses Darganfod, Diffinio, Datblygu a Chyflwyno i ddarganfod datrysiadau sydd yn gwneud gwir wahaniaeth wrth ganolbwyntio ar y defnyddwyr.

Bwriad y cwrs yw darparu cyfranogwyr gyda’r wybodaeth a’r sgiliau i gynllunio gwasanaethau digidol hygyrch sydd yn canolbwyntio ar y defnyddwyr, gan arwain at ganlyniadau gwell i gymunedau Cymru.

Ymchwilio anghenion defnyddwyr

Datgelodd ymchwil defnyddwyr bod staff a gwirfoddolwyr angen cynrychioliadau gweledol cliriach a mynediad haws at wybodaeth ynglŷn â chynigion. Roedd gwirfoddolwyr yn awyddus i ddeall yn syth sut i ddefnyddio Credydau Amser heb orfod chwilota trwy sawl tudalen. Roedd diffyg cynlluniad greddfol yn creu ansicrwydd, ac roedd hyn yn arwain at atal defnydd. Ar y llaw arall, roedd angen adnodd symlach ar staff i arwain gwirfoddolwyr yn hyderus.

Newidiadau bach ond effeithiol

Canolbwyntiodd Tempo ar gyflwyno’r nodwedd ‘Cofio Lleoliad’, sy’n adnabod ac yn dangos y cynigion agosaf o ran lleoliad i’r defnyddiwr yn awtomatig. Maent hefyd wedi gweithio ar newidiadau sy’n symleiddio’i ddefnydd. Ychwanegwyd eiconau clir i’r prif grid ar y dudalen gweithgareddau, yn dangos sut i archebu gweithgareddau. Rhoddwyd allwedd er gwybodaeth hefyd, i sicrhau y gall defnyddwyr ddeall a chael mynediad i wybodaeth archebu yn sydyn heb orfod darllen trwy baragraffau hir.

Nod y prototeip hwn oedd darparu gwybodaeth glir a hygyrch ar unwaith i wirfoddolwyr, gan wella eu profiad cyffredinol.

Rhannodd aelod staff Tempo:

“Dysgom fod angen cadw’r cam yma yn syml, ac i beidio gor-gynllunio. Wrth wrando ar ddefnyddwyr ein gwasanaeth, deallwyd nad oedd angen newid y llwyfan cyfan. Aethom ati i greu delweddau gweledol i ddangos sut y gallai hyn edrych a holi barn gwirfoddolwyr sydd wedi bod yn gefnogwyr brwd o’r nodwedd yma.”

Canlyniadau a dysgu

Mae’r diweddariadau wedi gwella hygyrchedd a rhwyddineb defnydd i wirfoddolwyr yn sylweddol, yn eu helpu i archwilio a defnyddio’u Credydau Amser gyda hyder. Wrth symleiddio’r ffordd cyflwynir y wybodaeth a’i droi’n rhywbeth sydd yn fwy deniadol, mae gwirfoddolwyr yn fwy tebygol o ryngweithio â’r llwyfan, gan gynyddu’r defnydd o Gredyd Amser.

Bydd defnydd cynyddol o Gredydau Amser yn chwarae rhan bwysig yn iechyd meddwl a chorfforol gwirfoddolwyr wrth iddynt gael eu gwobrwyo am eu hamser, yn ogystal â bod yn atyniad i bobl gymryd rhan mewn gwirfoddoli.

Yn dilyn y Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol, mae Tempo yn gwreiddio’r hyn a ddysgwyd yn y cwrs i’w strategaeth, gan weithio gyda staff allweddol i gasglu adborth a arweinir gan ddefnyddwyr yn barhaus er mwyn darparu adborth byw yn gyson ar nifer o deithiau defnyddwyr gwahanol o fewn eu llwyfan.

Pan ofynnom i Tempo beth oedd agweddau mwyaf defnyddiol a heriol y cwrs, eu hymateb oedd:

“Roedd y pwyslais ar adborth defnyddwyr a phrototeipio yn bwysig. Mae deall pwysigrwydd cynllunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr, a gallu profi syniadau gyda phrototeipiau cyn gweithredu’n llawn, wedi bod yn werthfawr. Amlygodd bwysigrwydd gwrando ar anghenion defnyddwyr ac integreiddio’u hadborth i sicrhau bod y llwyfan yn darparu profiad effeithiol a deniadol. Y rhan fwyaf heriol oedd hidlo trwy’r ystod eang o adborth gan ddefnyddwyr i flaenoriaethu’r anghenion mwyaf hanfodol. Roedd angen ystyried yn ofalus y cydbwysedd rhwng datrysiadau uniongyrchol, megis gwella eglurder gweledol, a datblygiadau technegol hirdymor, fel y nodwedd eicon.”

Diddordeb yng ngrym cynllunio gwasanaeth ar gyfer eich sefydliad?

Yma yn ProMo Cymru rydym yn helpu sefydliadau i gynllunio gwasanaethau gwell gyda’r bobl sydd yn defnyddio methodoleg cynllunio gwasanaeth. Mae ein dull yn cyfuno ein profiad gwaith ieuenctid, trefnu cymunedol, cyd-gynllunio, ac ymgysylltu diwylliannol ac mae ein meddwl creadigrwydd digidol yn sail iddo.