Rydym yn defnyddio Notion yn ProMo Cymru fel ei bod yn haws i ddarganfod ffeiliau ac yn a symleiddio’r broses o reoli prosiectau. Rydym eisiau rhannu ein profiadau yn defnyddio’r offer a sut mae’n helpu ni fel sefydliad dielw yn y trydydd sector.

Yn yr ychydig flynyddoedd diwethaf rydym wedi tyfu o 25 aelod staff i 40, o weithio ar 10 prosiect y flwyddyn i 70. Er bod hyn yn wych, mae sawl pwynt poen wedi bod gyda’r tyfiant yma, yn enwedig wrth reoli pethau syml fel safio a darganfod ffeiliau, anwytho staff newydd a rheoli dwsinau o brosiectau a’r amrywiaeth o systemau eraill defnyddir ar gyfer ein gwaith.

Mae defnyddio offer Notion wedi symleiddio’r broses o ddarganfod pethau a rheoli prosiectau.

Gallem rannu ein harbenigedd gyda chyllid Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol.

Pam defnyddio Notion

Nid oes un darn o feddalwedd all wneud popeth. Mae yna systemau fel Office 365 a Google Workspaces sydd yn gallu rheoli gofynion storio, ond yn aml rydych chi angen defnyddio darnau gwahanol o feddalwedd sydd yn gwneud un peth yn dda, fel Canva, sydd yn caniatáu i chi greu dyluniadau o ansawdd uchel yn sydyn, neu Airtable, sydd yn caniatáu i chi adeiladu cronfeydd data yn sydyn.

Cychwynnom ddefnyddio Notion sydd yn ofod gwaith gellir ei addasu a chydweithio arno, gall fod yn offer rheoli tasgau, offer rheoli prosiect, cronfa ddata, wiki a mwy. Mae’n le canolog i gysylltu i wybodaeth gan gynnyrch eraill fel Office 365, Airtable, Google Workspaces, Canva a mwy. Mae hefyd yn caniatáu i ni greu llif gwaith sydd yn helpu ein staff i gyflwyno prosiectau, gan hefyd roi trosolwg hawdd o’r hyn sydd yn digwydd i’r tîm rheoli.

Sut rydym yn defnyddio Notion

Mae ein Notion ni yn le i ddarganfod a chael mynediad i wybodaeth yn hawdd. Yn aml nid ydym yn cadw data ar Notion, ond yn defnyddio dolenni i ble mae’r dogfennau wedi’u cadw ar feddalwedd arall. Fel hyn, rydym yn osgoi dyblygu gwaith ond yn defnyddio system lywio glan Notion sydd yn gwneud pethau’n haws i’w darganfod. Nid yw’r un peth yn wir gyda strwythurau ffeiliau traddodiadol yn aml.

Rydym yn defnyddio Notion fel lle i gadw ‘Canllawiau Defnyddiol ‘ar gyfer tasgau swyddfa ddefnyddiol bob dydd, fel sut i newid llofnod e-bost, sut i droi’r boeler ymlaen ac i ffwrdd, ac, yn hanfodol, sut i weithio’r peiriant coffi.

Mae Notion yn caniatáu i chi greu gwybodaeth fel tudalennau gwe, felly mae’n gallu bod yn ffordd ddefnyddiol i rannu pethau gellir eu hanghofio’n hawdd. Rydym yn defnyddio dull ‘A user manual for me‘ fel bod staff yn gallu darganfod pethau defnyddiol am eu cyd-weithwyr na fyddant yn ei rannu fel arall o bosib.

Rydym yn cadw holl nodiadau cyfarfodydd mewn un lle ac yn gallu tagio’r bobl fynychodd pa gyfarfod a chael camau gweithredu sydd yn hawdd i’w darganfod. Golygai hyn bod llawer o amser yn cael ei arbed ddim yn gorfod chwilio trwy e-byst neu ddogfennau Word i geisio darganfod y munudau sydd ei angen.

Mae’n helpu ni i gadw ar y trywydd cywir wrth reoli prosiectau gan fod posib gweld sawl prosiect sydd ar waith (sydd yn ddefnyddiol iawn weithiau oherwydd, yn ddibynnol ar y prosiect, efallai bod pethau’n cael eu safio ar Office 365 neu Google Workspace). Rydym hefyd yn defnyddio methodoleg gelwir yn Kanban sydd yn helpu ni i weld yn sydyn yr hyn sydd angen ei wneud a ble mae unrhyw oedi’n digwydd.

Costau ac ystyriaethau eraill

Mae Notion yn cynnig gostyngiad i sefydliadau dielw sydd o gwmpas £3.50 i bob defnyddiwr bob mis. Rhaglen ddielw Notion.

Mae Notion yn caniatáu i chi wneud sawl peth a’i ddefnyddio mewn llawer o ffyrdd gwahanol. Mae hyn yn ddefnyddiol iawn, ond gellir teimlo’n llethol ar y cychwyn wrth gynllunio sut gellir ei ddefnyddio.

Mae’n offer defnyddiol iawn i ni, ond mae posib cyflawni lot gyda systemau mwy syml fel Excel hefyd.

Cefnogaeth ar gael

Diolch i gyllid gan Gronfa Gymunedol y Loteri Fawr, gallem ddarparu cyngor am ddim os ydych chi angen help i ddatblygu eich prosesau digidol i wneud eich gwaith yn haws. Mae DigiCymru yn cynnig sesiynau cefnogi un i un, byr, am ddim, i sefydliadau’r trydydd sector yng Nghymru.