Google Workspace neu Microsoft 365: Pa Un Yw’r Gorau i Sefydliad Dielw?

Fel sefydliad dielw, mae eich amser, arian a’ch adnoddau yn bwysig iawn. Mae dewis y llwyfan cynhyrchiant cywir i chi yn hanfodol er mwyn gallu cyflymu gwaith, gwella cydweithio ymysg staff a thimau, ac optimeiddio rheoli adnoddau.

Mae llwyfan cynhyrchiant yn rhaglen sydd yn caniatáu i chi gynhyrchu a chreu dogfennau, graffiau, cyflwyniadau, cronfa ddata, ayb. Y ddau brif lwyfan sydd ar gael yw Google Workspace (G Suite gynt) a Microsoft 365. Mae’r ddau yn cynnig amrywiaeth o offer a nodweddion wedi’i deilwro i sefydliadau dielw.

Os yw dewis pa lwyfan sydd orau i chi yn anodd, defnyddiwch y canllaw yma. Mae’n edrych ar gynigion y ddau fel y gallech chi wneud penderfyniad gwybodus.

Prisiau a gostyngiadau dielw

Mae Google Workspace a Microsoft 365 yn cynnig cynlluniau am ddim neu ratach i sefydliadau dielw cymwys. Ond, mae yna rai nodweddion sydd ddim ar gael os nad ydych yn talu.

Mae Microsoft 365 yn cynnig amrywiaeth o gynlluniau am ddim a rhatach, yn ddibynnol ar y nodweddion sydd eu hangen a sawl person fydd yn ei ddefnyddio.

Mae Google Workspace yn cynnig y rhaglen Google Workspace for Non-profits, sydd yn cynnig nodweddion syml Google Workspace am ddim.

Cynigir amrywiaeth o gynlluniau gan y ddau yn ogystal ag opsiynau i addasu gyda thyfiant eich sefydliad, felly gellir newid y cynllun wedyn os oes angen.

Wrth gymharu’r prisiau, dylid ystyried anghenion penodol, cyllid, a nifer y defnyddwyr yn eich sefydliad i benderfynu pa opsiwn a pha gynllun fydd orau i chi.

Rhaglenni craidd

Mae Microsoft 365 a Google Workspace yn cynnwys cyfres o raglenni cynhyrchiant craidd fel meddalwedd e-bost, dogfennau, taenlenni, a chyflwyniadau.

Tra bod llawer o raglenni Google a Microsoft yn syml iawn, mae yna wahaniaethau bach rhwng y ddau pan ddaw at ba mor hawdd ydynt i’w defnyddio, cydweithio mewn amser go iawn a’r gallu i wneud pethau all-lein. Pa mor gyfarwydd ydych chi ag ef, a pha un fydda’ch tîm chi fwyaf cyfforddus yn ei ddefnyddio? Gall yr holl bethau yma ddylanwadu ar eich penderfyniad.

Gall newid i gyfres o raglenni newydd gymryd llawer o amser. Efallai bydd angen hyfforddiant a chefnogaeth ar eich tîm i ddefnyddio’r llwyfan newydd yma.

Offer cydweithio

Mae gweithio ar yr un ffeil ar yr un amser â’ch cydweithwyr, ble bynnag y maent yn y byd, yn fantais fawr pan ddaw at gynhyrchiant.

Mae yna nodweddion cydweithio ar Microsoft 365, ond mae llawer o’r gred bod Google Workspace yn llawer gwell pan ddaw at weithio mewn amser go iawn gan ei fod yn brofiad mwy llyfn.

Gall defnyddwyr weithio all-lein ar eu cyfrifiadur gyda Microsoft 365. Mae hyn yn fuddiol iawn pan fydd problemau gyda chysylltu i’r we. Mae Google Workspace hefyd yn cynnig y gallu i weithio all-lein ond nid yw hwn cystal.

Offer cyfathrebu

Weithiau mae gweithio mewn lleoliad gwahanol i’ch cydweithwyr yn gallu bod yn heriol, ond gall offer cyfathrebu wneud y broses yma’n llawer haws.

Mae Google Workspace yn cynnig Google Meet a Google Chat, tra bod Microsoft 365 yn cynnig Microsoft Teams. Mae’r ddau lwyfan yn cynnig cynadledda fideo, sgwrsio a rhannu ffeiliau.

Fodd bynnag, mae Microsoft Teams yn cynnig nodweddion uwch fel bwrdd gwyn, ystafelloedd torri allan, ac integreiddio gwell gyda rhaglenni Microsoft 365. Mae’r cynigion yma yn fuddiol iawn i weithio fel grŵp a chreu cyfarfodydd rhithiol sydd yn fwy rhyngweithiol.

Integreiddio a chysondeb

Bydd meddwl pa mor dda mae pob un yn integreiddio gyda’ch offer a’ch systemau presennol yn eich helpu chi i wneud penderfyniad ar y llwyfan sydd fwyaf addas i chi.

Mae Google Workspace yn integreiddio gyda gwasanaethau Google Analytics, Google Ads, a Google Drive.

Mae Microsoft 365 yn integreiddio gyda chynnyrch Microsoft fel Power BI, Dynamics 365, a SharePoint.

Mae’r ddau lwyfan yn cefnogi Windows, macOS, iOS, ac Android, ond gall y cysondeb a’r nodweddion amrywio. Gwiriwch os yw’r llwyfan yn cyd-fynd â’r dyfeisiau a’r systemau gweithredu defnyddir gan eich sefydliad.

Diogelwch

Mae Google Workspace a Microsoft 365 yn cynnig nodweddion diogelwch fel dilysu dau-ffactor, amgryptio data, ac amddiffyniad uwch rhag bygythiad.

Cred llawer yw bod nodweddion diogelwch chydymffurfiad Microsoft 365 yn fwy cynhwysfawr, gan gynnwys atal colli data, eDdarganfod uwch, ac offer cydymffurfio gellir eu haddasu.

Gwerthuswch ofynion diogelwch a chydymffurfiad penodol eich sefydliad i asesu pa lwyfan sydd orau.

I gloi

Mae sawl ffactor dylid ystyried wrth ddewis y gyfres cynhyrchiant gorau i’ch sefydliad dielw, gan gynnwys y pris, rhaglenni craidd, offer cydweithio, integreiddio a diogelwch. Treuliwch amser yn archwilio’r opsiynau cynigir i chi ac ystyried pa un sydd yn gweddu anghenion eich sefydliad orau.

Ariannir yr adnodd hwn drwy Cefnogaeth Ddigidol Trydydd Sector, prosiect Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol i gefnogi Trydydd Sector Cymru gyda digidol.

I ddarganfod mwy am sut gall y prosiect yma gefnogi eich sefydliad chi, cliciwch y ddolen neu cysylltwch â andrew@promo.cymru