Helpu BAVO i Wella’u Proses Ceisiadau gyda Microsoft Forms

Person writing with a pen on a piece of paper.

Mae’r flog yma yn astudiaeth achos o’n gwasanaeth DigiCymru, sydd yn cynnig cefnogaeth un i un, byr, am ddim, i sefydliadau’r trydydd sector yng Nghymru. Mae Bavo yn un o’r sefydliadau sydd wedi cysylltu â’r gwasanaeth i ofyn am gyngor a chymorth i ddarganfod datrysiadau i’w problem.

Beth yw BAVO?

Mae Cymdeithas Sefydliadau Gwirfoddol Pen-y-bont ar Ogwr (BAVO) yn Gyngor Gwirfoddol Sirol (CGS) sydd yn gweithio ym Mlaenau Gwent, Caerffili, Sir Fynwy a Chasnewydd.

BAVO logo

Pa broblem oedd BAVO yn wynebu?

Mae lefelau sgiliau digidol a phrofiad yn defnyddio adnoddau digidol i greu ffurflenni yn amrywio ymysg tîm staff BAVO. Roeddent angen cymorth i sicrhau cysondeb creu ffurflenni cais ar draws y sefydliad.

Fel rhan o’r gwasanaeth am ddim DigiCymru, gofynnodd BAVO i ProMo Cymru archwilio’r adnodd gorau ar gyfer eu hanghenion nhw, ac i’w helpu i ddeall y posibiliadau a’r ffordd orau i ddefnyddio’r nodweddion. Un peth roeddent yn chwilio amdano’n benodol oedd atodi dogfen canllaw i’r ffurflen gais, gan nad oedd yr ymgeiswyr yn darllen y canllaw pan roedd yn cael ei yrru ar wahân.

Roedd ganddynt broblemau hefyd yn rheoli’r holl wybodaeth cyflwynwyd yn y ceisiadau, gan fod y ceisiadau yn cael eu cadw mewn un lle ar ôl iddynt gael eu llenwi. Roedd rhai pobl hefyd yn dewis gwneud cais ar bapur yn hytrach nag ar-lein, felly roedd BAVO yn chwilio am ffordd i addasu ffurflen ar-lein i fersiwn bapur yn hawdd.

Microsoft Forms logo

Darganfod datrysiad digidol

Fel sydd yn wir i sawl sefydliad trydydd sector, mae’r gyllideb ar gyfer adnoddau newydd yn dynn iawn. Roedd BAVO yn chwilio am adnodd am ddim i’r tîm fedru ei ddysgu’n fanwl.

Cafodd BAVO gyfarfod gyda Sarah Namann, Swyddog Prosiectau Digidol ProMo Cymru, i drafod yr adnoddau digidol fydda’n gallu cynnig datrysiad.

I gychwyn, archwiliwyd manteision ac anfanteision adnoddau poblogaidd a phwerus fel TypeformGoogle Forms ac Alchemer. Gan fod y sefydliad eisoes yn talu tanysgrifiad Microsoft 365, penderfynwyd ar y cyd i symud ymlaen gyda defnyddio Microsoft Forms – adnodd syml, greddfol defnyddir i greu ffurflenni.

Dangosodd Sarah iddynt sut i weithio ar Microsoft ac amlygu manteision a chyfyngiadau’r adnodd. Dysgodd BAVO am y nodweddion penodol fydda’n gymorth iddynt, gan gynnwys ailfeddwl y ffordd maent yn creu’r ffurflenni cais fel bod posib cael mynediad i’r ddogfen canllaw ceisiadau yn uniongyrchol o’r ffurflen.

Archwiliwyd sut i ddefnyddio Excel hefyd, meddalwedd Microsoft 365 arall, i gasglu’r wybodaeth cyflwynwyd gan yr ymgeiswyr mewn un lle. Un cyfyngiad o’r adnodd yw nad yw’n bosib addasu Microsoft Forms i ffurf papur, felly dim ond ceisiadau digidol mae hyn yn ei gefnogi.

Text that reads 'Digi Cymru' on orange background.

Canlyniadau

Pan ofynnwyd pa mor hapus yr oeddent gyda’r gwasanaeth, roddwyd gwych (5 allan o 5) i DigiCymru.

Roedd BAVO yn dweud eu bod yn teimlo fel eu bod wedi cael eu ‘cefnogi’, eu ‘clywed’, ac ‘fel bod y cymorth wedi’i deilwro i’n hanghenion ni’, a’i fod yn ‘sesiwn cynorthwyol a defnyddiol iawn’.

Rhannodd y sefydliad y byddant yn ‘debygol iawn’ o ddefnyddio’r hyn dysgwyd yn y sesiwn yn eu gwaith. Y darn mwyaf defnyddiol o’r sesiwn DigiCymru oedd dysgu mwy am nodweddion Microsoft Forms, ac roedd hyn wedi ateb cwestiynau penodol y tîm BAVO am ddefnyddio’r adnodd.

Ariannir yr astudiaeth achos hwn drwy Cefnogaeth Ddigidol Trydydd Sector, prosiect Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol i gefnogi Trydydd Sector Cymru gyda digidol.

I ddarganfod mwy am sut gall y prosiect yma gefnogi eich sefydliad chi, cliciwch y ddolen neu cysylltwch â andrew@promo.cymru

Halyna Soltys
14 December 2023

star

Astudiaethau Achos DTS

divider

Related Articles

Person pointing to a screen teaching a room of people. There is a ProMo Cymru pull up banner behind him.
star

Hyfforddiant DTS

Cynllunio Gwasanaeth Digidol i Gyrraedd Anghenion Defnyddiwr

Mae ceisiadau bellach yn agored i sefydliadau trydydd sector Cymru am un o bum lle ar raglen gyffrous. Bwriad y rhaglen yw trawsnewid eich gwasanaethau’n ddigidol i gyrraedd anghenion eich cymunedau yn well. Bydd pob sefydliad sydd yn cymryd rhan yn derbyn tâl £4,800 am gymryd rhan. Yn nhirwedd gyflym ddigidol mae aros ar y […]

star

Newyddion

Hysbyseb Swydd – Rheolwr Canolfan EVI

Ydych chi’n angerddol am ddatblygiad cymunedol ac yn barod i wneud gwir wahaniaeth?  Rydym yn chwilio am Reolwr Canolfan EVI deinamig a phrofiadol i arwain ein hwb cymunedol bywiog. Fel Rheolwr Canolfan, byddech yn chwarae rhan bwysig iawn yn y nod i greu gofod croesawus, cynhwysol, a ffyniannus i bawb.  Yr hyn byddech chi’n ei […]

star

Newyddion

Croeso Glain

Mae ProMo Cymru yn falch o groesawu Glain Hughes i’r tîm fel Ysgrifennwr Cynnwys Cymraeg Iau Graddiodd Glain o Brifysgol Aberystwyth yn 2023 gyda gradd mewn Hanes ac mae hi yn astudio ar gyfer gradd Meistr mewn Polisi Cymdeithasol a Chyhoeddus o Brifysgol Caerdydd. Cafodd Glain brofiad gwerthfawr o weithio o fewn y trydydd sector […]