Cefnogi C3SC i Wella Cyfathrebiadau eu Rhwydwaith Aelodau

Cefnogodd ProMo Cymru Cyngor Trydydd Sector Caerdydd (C3SC) i archwilio’u gofod rhwydweithio cymdeithasol ar-lein, i ddeall yr heriau sy’n wynebu eu haelodau’n well wrth iddynt greu rhwydweithiau a chwilio am bartneriaethau.

Beth oedd y broblem?

Mae Cyngor Trydydd Sector Caerdydd (C3SC) yn gorff seilwaith trydydd sector sydd yn gwasanaethu ardal Caerdydd. Maent yn darparu cyngor, arweiniad a chefnogaeth wedi’i deilwro i grwpiau trydydd sector er mwyn cael mynediad i gyllid, recriwtio a chadw gwirfoddolwyr, a mwyhau llais y trydydd sector.

Ymunodd C3SC â Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol ProMo Cymru yn 2024 yn y gobaith byddai defnyddio meddylfryd cynllunio gwasanaeth yn gwella eu gwasanaethau. Roedd C3SC eisiau archwilio’u gofod rhwydweithio cymdeithasol ar-lein, Cardiff Community Platform, i ddeall yr heriau sy’n wynebu eu haelodau wrth greu rhwydweithiau a chwilio am bartneriaethau.

Lansiwyd Cardiff Community Platform yn 2021, yn dilyn prosiect wedi’i arwain gan C3SC. Cafodd ei gynnal mewn partneriaeth â Chyngor Bro Morgannwg, BIPCF a Gwasanaeth Gwirfoddoli Morgannwg i ymateb i’r argyfwng Covid-19. Y bwriad oedd cefnogi mwy o bobl a chymunedau i fuddio o wirfoddoli yn yr hirdymor.

Nododd yr ymchwil yr angen ymysg sefydliadau trydydd sector am ofod penodol i drefnu a chynllunio ymatebion i argyfyngau a digwyddiadau critigol. O hyn, cynlluniwyd y Cardiff Community Platform fel ‘Facebook i’r trydydd sector’. Ar gychwyn y rhaglen, roedd C3SC yn ymdrin â heriau capasiti a chyfranogiad staff, yn ogystal â defnydd cyffredinol o’r llwyfan ar draws yr holl aelodau.

Ein dull

Mae ProMo Cymru yn cyflwyno’r Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol i sefydliadau trydydd sector yng Nghymru. Gyda’r rhaglen yma, mae sefydliadau yn derbyn hyfforddiant, mentora ac arweiniad i gynllunio a datblygu gwasanaeth digidol newydd, neu i ail feddwl gwasanaethau presennol, gan ddefnyddio’r fethodoleg cynllunio gwasanaeth. Mae cyfranogwyr yn dilyn y broses Darganfod, Diffinio, Datblygu a Chyflwyno i ddarganfod datrysiadau sydd yn gwneud gwir wahaniaeth wrth ganolbwyntio ar y defnyddwyr.

Bwriad y cwrs yw darparu cyfranogwyr gyda’r wybodaeth a’r sgiliau i gynllunio gwasanaethau digidol hygyrch sydd yn canolbwyntio ar y defnyddwyr, fydd yn arwain at ganlyniadau gwell i gymunedau Cymru.

Ymchwilio’u cynulleidfa

Cynhaliodd C3SC ymgynghoriad a’u haelodau yn holi am eu profiadau wrth gysylltu gyda sefydliadau trydydd sector eraill i gefnogi’u cynaliadwyedd hir dymor trwy waith partneriaeth neu gymorth cyfoed. Canolbwyntiwyd yn arbennig ar yr heriau a’r rhwystrau yn y broses hon. Fel rhan o’r ymarfer yma, cwblhawyd map siwrne defnyddiwr o’r profiad o ddefnyddio offer digidol newydd.

Y prif ddarganfyddiadau o’r ymgynghoriad oedd bod yr aelodau yn blaenoriaethu prydlondeb a rhwyddineb defnyddio unrhyw offer newydd. Y prif rwystr wrth weithio mewn partneriaeth â grwpiau eraill oedd darganfod amser i gysylltu, a gwybod pa grwpiau oedd yn ddibynadwy. Roedd y darganfyddiadau yma wedi achosi iddynt gymryd cam yn ôl a gwerthuso defnyddioldeb offer digidol yn ogystal â’u rôl nhw yn darparu cysylltiadau ‘wedi’u harchwilio’ a chyfleoedd rhwydweithio i’w haelodau.

Pam WhatsApp?

Aeth C3SC ati i nodi Cymunedau WhatsApp fel bwrdd sgrialu (cliciwch yma i ddarganfod mwy am hyn) i ymateb i angen canolog a ddaeth o’r ymchwil. Bwriad y bwrdd sgrialu oedd cefnogi aelodau i gysylltu mewn amgylchedd caeedig, dibynadwy sy’n cael ei archwilio, gan ddefnyddio llwyfan mae nifer o bobl yn ei ddefnyddio, ac yn ei ddeall eisoes. Wrth ddefnyddio Cymunedau WhatsApp, roedd C3SC yn gallu cynnig gofod a rennir i’w haelodau lle gallent dderbyn diweddariadau amserol a chysylltu gyda sefydliadau trydydd sector eraill gan wybod eu bod hwythau hefyd yn aelodau C3SC. Mae holl aelodau C3SC yn cael gwiriadau iechyd sylfaenol gan Swyddogion Datblygu Trydydd Sector C3SC ac mae’r aelodaeth yn cael ei gymeradwyo gan y Bwrdd Ymddiriedolwyr.

Profi ac iteru

I gychwyn, profodd C3SC gyda grŵp bychan sydd â diddordeb i weld sut fydda staff C3SC yn defnyddio Cymunedau WhatsApp. Roeddent yn awyddus i gasglu adborth aelodau am y nodweddion roeddent yn hoffi, yr hyn roeddent eisiau gwneud yn wahanol, ac os oedd y system yn ddefnyddiol iddynt.

Cafodd Cymuned WhatsApp bach ei greu i’w haelodau sy’n gweithio i gefnogi gofalwyr yng Nghaerdydd. Roedd ganddynt grŵp cyhoeddi i rannu gwybodaeth berthnasol ar gyfer eu gwaith. Roedd yna grŵp sgwrsio cyffredinol hefyd, ble gall holl aelodau’r Gymuned ryngweithio.

Derbyniwyd adborth yn dweud bod y grŵp sgwrsio cyffredinol angen mwy o arweiniad gweithredol gan C3SC, gan gynnwys annog aelodau i gyflwyno’u hunain a gwaith eu sefydliad. Darganfuwyd bod y nodwedd cyhoeddiadau yn ddefnyddiol, ac yn darllen cyhoeddiadau bob tro, hyd yn oed os nad oeddent yn gweithredu o ganlyniad y wybodaeth.

Canlyniadau a dysgu

Dysgodd C3SC fod Cymunedau WhatsApp yn ffordd effeithiol i rannu gwybodaeth yn sydyn, a’i fod yn gyfleus i aelodau gael mynediad i’r wybodaeth yn y modd yma. Er bod angen cynnal profion pellach gyda grwpiau a rhwydweithiau eraill o ddiddordeb o fewn eu haelodaeth, mae C3SC yn obeithiol bod yr un buddion yn cael ei ailadrodd mewn Cymunedau mwy.

Mae Cyngor Trydydd Sector Caerdydd hefyd yn bwriadu cynyddu cyfranogiad yn y sgyrsiau gan ddefnyddio llinell amser wedi’i dargedu. Byddant hefyd yn gosod arweinwyr penodol ym mhob Cymuned i sicrhau bod rhywun yn annog cyflwyniadau, sgyrsiau, a bod aelod staff yn ymateb yn sydyn i gwestiynau sy’n codi i’r tîm.

Yn y pen draw, y nod yw siapio eu defnydd o’r nodwedd i ymateb i anghenion eu haelodau, eu grymuso i gadw cysylltiad a datblygu’n gynaliadwy wrth ganiatáu iddynt gymryd mantais o gyfleoedd yn fwy effeithiol.

Ar ôl cymryd rhan yn y cwrs, rhannodd aelod staff o Gyngor Trydydd Sector Caerdydd:

“Roedd archwilio’r dull diemwnt dwbl cynllunio gwasanaeth yn ddadlennol ac yn cynnig cymorth gweledol i arwain ein gweithrediadau. Wrth ganolbwyntio ar ddefnyddiwr y gwasanaeth (ein haelodau yn yr achos yma) mae’r model yma yn cyd-fynd â’n hethos sefydliadol o weithio gyda’n haelodau i siapio ein gwasanaethau ac arwain ein datblygiad.”

Pan ofynnwyd am agwedd mwyaf heriol y cwrs, dywedodd:

“Fel sydd yn wir o fewn y trydydd sector bob tro, mae amser yn adnodd heriol i’w ddyrannu i dasgau sydd ddim yn hanfodol. Roedd y cwrs yma yn rhoi cyfle i ni roi amser i ddatblygu’r dull yma a phrofi nodweddion Cymunedau WhatsApp. Wrth symud ymlaen, byddem yn gweithio ar draws tîm ein staff, yn cael ei arwain gan y tîm rheoli, i sicrhau nad yw’r gwaith yma’n cael ei golli ac yn parhau i gael ei gyflwyno drwy brofi iteraidd, gan sicrhau ei fod yn cryfhau ein rôl yn datblygu cymunedau a grwpiau yn gynaliadwy ac yn mwyhau’r buddiannau i’n haelodau.“

Roedd Cyngor Trydydd Sector Caerdydd yn un o chwe sefydliad trydydd sector a fynychodd garfan 2024 y Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol. Diolch i gyllid Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol i’r prosiect Cefnogaeth Ddigidol Trydydd Sector. Roedd ProMo Cymru yn gallu cynnig tâl o £4,800 i bob sefydliad fu’n cymryd rhan i gyfrannu tuag at amser staff ac adnoddau ar gyfer y cwrs 7 mis.

Diddordeb yng ngrym cynllunio gwasanaeth ar gyfer eich sefydliad?

Yma yn ProMo Cymru rydym yn helpu sefydliadau i gynllunio gwasanaethau gwell gyda’r bobl sydd yn defnyddio methodoleg cynllunio gwasanaeth. Mae ein dull yn cyfuno ein profiad gwaith ieuenctid, trefnu cymunedol, cyd-gynllunio, ac ymgysylltu diwylliannol ac mae ein meddwl creadigrwydd digidol yn sail iddo.