Gwella Ymgysylltiad Grŵp Cynefin gyda Thenantiaid

Bu ProMo Cymru yn cefnogi Grŵp Cynefin i ailwampio eu ap i denantiaid, ApCynefin, i gwrdd ag anghenion eu defnyddwyr a gwella ymgysylltiad gyda thenantiaid.

Beth oedd y broblem?

Mae Grŵp Cynefin yn darparu ystod eang o wasanaethau tai a chymunedol ar draws Gogledd Cymru a Gogledd Powys. Maent yn cynnig amrywiaeth o opsiynau tai, yn cynnwys tai rhent, tai gwarchod, cyfleusterau gofal ychwanegol, a thai fforddiadwy.

Tu hwnt i dai, maent yn ymgysylltu gyda’r gymuned drwy fentrau fel canolfannau cymuned, rhaglenni atal digartrefedd a grantiau cymunedol. Maent yn cynnig cyngor ar dai, cyflogaeth a rheoli dyled.

Fe lansiodd Grŵp Cynefin ApCynefin yn 2019, gyda’r nod o ddarparu platfform cyfleus i denantiaid reoli eu tenantiaeth. Er bod oddeutu 800 o denantiaid wedi lawrlwytho’r ap, roedd defnydd rheolaidd yn brin. Roedd yr ap wedi dyddio, ac yn methu cystadlu gyda datblygiadau newydd, ac felly roedd yn anodd apelio at bobl. Roedd Grŵp Cynefin eisiau trawsnewid ApCynefin fel eu prif ddull o gyfathrebu ac adnodd hawdd i’w ddefnyddio i denantiaid.

Fe ymunodd Grŵp Cynefin â Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol ProMo Cymru er mwyn mynd i’r afael a’r heriau yma.

Ein ffordd o weithio

Mae ProMo Cymru yn cyflwyno’r Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol i sefydliadau trydydd sector yng Nghymru. Gyda’r rhaglen yma, mae sefydliadau yn derbyn hyfforddiant, mentora ac arweiniad i gynllunio a datblygu gwasanaeth digidol newydd, neu i ail feddwl gwasanaethau presennol, gan ddefnyddio’r fethodoleg cynllunio gwasanaeth. Mae cyfranogwyr yn dilyn y broses Darganfod, Diffinio, Datblygu a Chyflwyno i ddarganfod datrysiadau sydd yn gwneud gwir wahaniaeth wrth ganolbwyntio ar y defnyddwyr.

Bwriad y cwrs yw darparu cyfranogwyr gyda’r wybodaeth a’r sgiliau i gynllunio gwasanaethau digidol hygyrch sydd yn canolbwyntio ar y defnyddwyr, fydd yn arwain at ganlyniadau gwell i gymunedau Cymru.

Ymchwilio anghenion defnyddwyr

Derbyniodd yr ymchwil defnyddwyr gymysgedd o adborth cadarnhaol ac awgrymiadau am sut i wella. Yr adborth allweddol oedd:

• Problemau gyda mewngofnodi ac ailosod cyfrinair yn rwystr i bobl oedd eisiau defnyddio’r ap
• Roedd pobl yn meddwl bod yr ap wedi dyddio ac nid oedd yn ymarferol iawn.
• Roedd tenantiaid yn gwerthfawrogi gallu gwirio balans rhent a dewisiadau talu, ond roedd yr angen i fewnbynnu eu cyfeiriad mwy nag unwaith yn rhwystredig.
• Roedd gallu gwneud cais am waith cynnal a chadw yn ddefnyddiol, ond bod angen ffordd o gael diweddariadau am y gwaith
• Derbyniodd yr ap sgôr ar gyfartaledd o 3.63/5.

Gwneud newidiadau yn unol â’r adborth

I ddechrau, roedd Grŵp Cynefin yn meddwl bod gwneud newidiadau i’r ap am fod yn gostus. Fodd bynnag, roeddent yn falch o glywed bod modd gwneud llawer o’r newidiadau yn fewnol.

Cawsant hyfforddiant gan ddarparwr yr ap a gwneud newidiadau yn y safle prawf, gan gynnwys diweddaru gwedd yr ap i gyd-fynd â brand newydd Grŵp Cynefin. Fe wnaethant symleiddio’r broses gofrestru i’w gwneud yn haws i bobl gofrestru.

Er mwyn gwella cynnwys yr ap, fe wnaethant ychwanegu adran newyddion oedd yn cysylltu gyda’r adran newyddion ar eu gwefan. Fe wnaethant ail-ddylunio’r dudalen flaen i gynnwys mwy o wybodaeth megis manylion tenantiaeth a chrynodeb o’u cyfrifon rhent, gwaith cynnal a chadw, a manylion cyswllt.

Mae Grŵp Cynefin yn bwriadu rhoi’r newidiadau yma ar waith a chasglu adborth gan denantiaid yn 2025.

Canlyniadau a dysgu

Ar ôl profi, bydd effaith y newidiadau yn cael eu hasesu. Fodd bynnag, mae’r prosiect wedi tanio sgyrsiau yn fewnol ac wedi arwain y ffordd i welliannau hirdymor.

Un wers allweddol o’r rhaglen i Grŵp Cynefin oedd pwysigrwydd dynodi amser i ganolbwyntio ar ddatblygu’r ap. Yn benodol, roedd y tîm staff wedi dysgu gwerth ystyried y defnyddwyr wrth ddylunio, gan gynnwys gofyn cwestiynau agored ac ystyried safbwynt y tenantiaid. Budd enfawr oedd darganfod bod nifer o newidiadau yn gallu cael eu gwneud yn fewnol heb gostau ychwanegol.

Fe ddywedodd aelod o staff Grŵp Cynefin am yr hun roeddent wedi dysgu:

“I beidio cymryd yn ganiataol ein bod yn deall beth mae tenantiaid eisiau, i ofyn cwestiynau agored ac i feddwl o safbwynt y defnyddwyr.”

Fe wynebodd Grŵp Cynefin nifer o heriau yn ymwneud ag amserlenni a dibyniaeth ar adrannau eraill. Fe wnaethon nhw hefyd ddarganfod cymhlethdodau wrth weithredu rhai nodweddion o’r ap, fel elfen gwaith cynnal a chadw a fyddai’n ei gwneud hi’n haws i denantiaid adrodd am atgyweiriadau. Sylwasant fod llawer o waith angen ei wneud yn gyntaf gan yr adran cynnal a chadw i roi trefn ar bethau cyn y gallent weithredu’r newid hwn.

O ran heriau, roedden nhw’n dweud:

“Ni all newidiadau ddigwydd dros nos, rhaid inni edrych ar bethau o safbwynt busnes.”

Bydd Grŵp Cynefin yn lansio fersiwn newydd o’r porth ymhen ychydig fisoedd. Er mwyn osgoi dyblygu gwaith ac i sicrhau’r defnydd gorau o adnoddau, maent wedi penderfynu aros am y fersiwn newydd o’r porth i weithredu newidiadau pellach i’r ap. Maen nhw’n gobeithio bydd hyn yn rhoi mwy o amser iddyn nhw weithio’n agosach gyda’r tenantiaid i sicrhau bod yn ap yn iawn iddyn nhw.

Diddordeb yng ngrym cynllunio gwasanaeth ar gyfer eich sefydliad?

Yma yn ProMo Cymru rydym yn helpu sefydliadau i gynllunio gwasanaethau gwell gyda’r bobl sydd yn defnyddio methodoleg cynllunio gwasanaeth. Mae ein dull yn cyfuno ein profiad gwaith ieuenctid, trefnu cymunedol, cyd-gynllunio, ac ymgysylltu diwylliannol ac mae ein meddwl creadigrwydd digidol yn sail iddo.

Roedd Cyswllt Conwy yn un o chwe sefydliad trydydd sector a fynychodd garfan 2024 y Rhaglen Cynllunio Gwasanaeth Digidol. Diolch i gyllid Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol i’r prosiect Cefnogaeth Ddigidol Trydydd Sector. Roedd ProMo Cymru yn gallu cynnig tâl o £4,800 i bob sefydliad fu’n cymryd rhan i gyfrannu tuag at amser staff ac adnoddau ar gyfer y cwrs 7 mis.