Sut i Ganoli Gwybodaeth Fewnol eich Elusen

Awdur: Lauren Crichton; Amser Darllen: 8 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru

Ble mae gwybodaeth eich elusen yn byw? Wedi’i wasgaru dros sawl adnodd, mewn ffeiliau PDF a Word, neu ym mhen cydweithwyr?

Gwybodaeth anhygyrch, ar wasgar yw’r gwirionedd i’r mwyafrif o elusennau heddiw. Rydym yn deall pa mor rhwystredig yw peidio gallu dod o hyd i’r templed grant neu’r adroddiad sydd ei angen arnom. Neu sut mae gorfod disgwyl dwy awr i gydweithiwr ateb ein cwestiwn polisi yn gallu tarfu ar ein gwaith. Rydym yn gwastraffu amser ac yn llai cynhyrchiol.

Dyma pam bod canoli gwybodaeth yn gallu helpu.

Mae canoli gwybodaeth yn golygu cael yr holl wybodaeth sefydliadol ar gael mewn un lle. Yn hytrach na phori trwy sawl adnodd a chwilio mewn gwahanol leoliadau, gall gweithwyr ddod o hyd i bopeth gyda’i gilydd, gan gynnwys:

Gwybodaeth Adnoddau Dynol a chyflogres
Polisïau elusen
Dogfennau codi arian
Mannau gwaith tîm (ardal bwrpasol o’r adnodd lle gall timau weithio’n agored gyda’i gilydd)

Ac unrhyw wybodaeth bwysig arall sydd ei angen ar staff.

Yn ogystal ag arbed amser gwerthfawr, gall canoli gwybodaeth eich elusen gyflawni’r manteision canlynol:

Cyfathrebu gwell – gan fod pawb yn cael mynediad at yr un wybodaeth
Prosesau symlach – gan fod llai o newid rhwng adnoddau
Penderfyniadau mwy craff a chyflymach – gan fod gwybodaeth wrth law pawb
Mwy o arloesedd – gan fod timau wedi’u halinio ac yn fwy abl i feddwl yn greadigol
Lleihau’r risg – gan fod prosesau cynnal a chadw a diogelwch yn digwydd yn awtomatig

Adnoddau sy’n rheoli gwybodaeth ac yn symleiddio gwaith

Mae adnoddau digidol ar gyfer rheoli gwybodaeth wedi bod o gwmpas ers y 1990au. Heddiw, y termau ymbarél mwyaf cyffredin ar gyfer y llwyfannau digidol yma yw ‘System Rheoli Gwybodaeth'(Knowledge Management System) ac ‘Adnodd Rheoli Gwybodaeth’ (Adnodd RhG).

Pwrpas system rheoli gwybodaeth yw cael y wybodaeth gywir i’r bobl gywir, ar yr amser cywir. Os caiff ei defnyddio’n gywir, dylai system rheoli gwybodaeth ddod yn unig ffynhonnell wirionedd eich cwmni. Mae hynny’n haws i’w gyflawni gyda’r dechnoleg adnodd RhG ddiweddaraf oherwydd:1.

Mae’r data wedi’i storio yn y cwmwl felly dyma’r fersiwn diweddaraf bob tro
Mae’r adnodd/au RhG yn haws i’w defnyddio felly gall mwy o weithwyr rannu gwybodaeth

Dros y pum mlynedd diwethaf, mae adnoddau RhG wedi dod yn fwy canolog i’r defnyddiwr a chydweithredol. Bellach fe welwch nodweddion fel:

Golygu cydweithredol mewn amser go iawn – fel y gall nifer o bobl adolygu a golygu dogfen ar yr un pryd
Caniatâd defnyddwyr – fel y gall gweinyddwyr reoli pwy all weld, golygu a chyhoeddi
Mannau gwaith agored a chaeedig – fel y gall timau weithio gyda’i gilydd wrth gadw gwybodaeth sensitif yn breifat
Llyfrgelloedd templedi – fel y gallwch chi ddechrau strwythuro gwybodaeth a dogfennaeth yn gyflym

Mae’n llawer cyflymach ac yn llyfnach na chadw fersiwn newydd o ffeil bob tro y byddwch chi’n ei diweddaru.

Gallwch chi hefyd ddefnyddio adnoddau RhG modern at fwy na chreu a chael mynediad at ddogfennau yn unig. Gallwch chi eu defnyddio i wneud pethau fel:

Rhedeg prosiectau
Cynnal cronfeydd data
Awtomeiddio tasgau ailadroddus
Cyflwyno aelodau staff newydd

Dyma pam mae cymaint o adnoddau RhG yn honni y gallant gymryd lle nifer o’ch adnoddau presennol.

Yr offer rheoli gwybodaeth allweddol sy’n gwasanaethu sefydliadau dielw

Mae cannoedd o adnoddau i ddewis ohonynt.

Yn ôl y wefan adolygu meddalwedd G2, dyma’r tri adnodd RhG gorau ar gyfer busnesau bach*:

Notion – yn cynnig 50% oddi ar ei Gynllun Tîm i sefydliadau dielw
ClickUp – cysylltwch â help@clickup.com i ymholi am ostyngiad
Confluence – yn cynnig 75% i ffwrdd i sefydliadau dielw cymwys

Mae llawer o adnoddau RhG, gan gynnwys y rhai uchod, yn rhad ac am ddim i gychwyn cael blas arnynt. Felly os ydych chi’n ansicr pa adnodd sydd orau i’ch elusen, dewiswch ychydig o gynlluniau am ddim a rhoi cynnig arnynt cyn penderfynu talu am becyn mwy.

*Mae ‘busnesau bach’ yn hidlydd procsi ar gyfer elusennau gan nad oes gan G2 hidlydd dielw.

Sut i ddewis yr adnodd RhG cywir ar gyfer eich elusen

1. Deall pa nodweddion fydd eu hangen arnoch

Mae adnoddau RhG heddiw yn cynnig llawer o nodweddion pwerus. Efallai na fydd angen pob nodwedd arnoch, ond bydd angen y canlynol:

Profiad defnyddiwr da

Mae angen i’r system fod yn hygyrch ac yn hawdd ei ddefnyddio os ydych chi am i’ch tîm ei ddefnyddio. Felly gwiriwch fod yr adnodd yn gweithio’n dda ar draws pob dyfais allweddol – cyfrifiadur, tabled, a ffôn clyfar.

Nodwedd chwilio bwerus

Gall olrhain gwybodaeth fewnol gymryd llawer o amser. Dyma pam mae angen nodwedd chwilio dda ar eich adnodd RhG. Dylai eich gweithwyr fedru teipio’r hyn maen nhw’n chwilio amdano ym mar chwilio’r adnodd a darganfod y ddolen berthnasol ar unwaith.

Integreiddio clyfar

Mae’n debyg bod eich elusen eisoes yn defnyddio ystod o adnoddau digidol. Os ydych chi am ganoli’ch holl wybodaeth, mae angen i’r adnodd RhG integreiddio â’r adnoddau yma. Gall enghreifftiau gynnwys:

Slack
Zoom
Google Drive
Microsoft Teams

Mae’r integreiddiadau yma’n bwysig am eu bod yn caniatáu i chi fewnforio neu drosi ffeiliau presennol yn awtomatig i’ch adnodd. Dyma’r ffordd gyflymaf o gael eich holl wybodaeth mewn un lle.

2. Canolbwyntio ar nodau a’ch anghenion

Dewiswch adnodd RhG yn seiliedig ar dri maen prawf allweddol:

Pa mor dda y gall eich helpu i gyflawni nodau eich sefydliad
Pa mor dda y gall gefnogi anghenion eich staff a/neu wirfoddolwyr
Pa mor dda y mae wedi helpu elusennau eraill

Dyma fframwaith fydd yn helpu i ateb pob un o’r rhain.

a. Diffinio eich nodau

Pam ydych chi eisiau canoli gwybodaeth? Efallai i gynyddu effeithlonrwydd wrth leihau nifer y cwestiynau ailadroddus i Adnoddau Dynol? Neu hybu cydweithio a diwylliant wrth annog mwy o aelodau’r tîm i rannu eu harbenigedd? Rhestrwch y nodau yma, a chadw’r rhain mewn cof wrth gymharu’r adnoddau. Byddant yn eich helpu i ganolbwyntio ar eich blaenoriaethau.

b. Siarad â’ch gweithwyr a’ch gwirfoddolwyr

Os yw pawb yn eich elusen yn mynd i ddefnyddio a charu eich System RhG, mae angen i’r adnodd fod mor reddfol fel nad ydynt yn meddwl ddwywaith am ei ddefnyddio. Er mwyn i hynny ddigwydd, mae angen i chi wneud rhywfaint o ymchwil defnyddwyr a datgelu pwyntiau poen eich tîm. Gallwch wneud hyn wrth gynnal cyfweliadau 1:1 neu anfon arolwg byr. Gwahoddwch eich cydweithwyr i ddisgrifio’r tro diwethaf y bu angen iddynt ddod o hyd i wybodaeth. Beth oedd yn anodd, a pham? Byd deall heriau eich tîm yn well yn ei gwneud yn haws i ddod o hyd i’r datrysiad cywir.

c. Gofynnwch i elusennau eraill am gyngor

Nid oes angen i chi gychwyn o’r newydd. Mae mwy o elusennau’n dechrau arbrofi gydag adnoddau RhG modern a rhannu eu dysgu. Mae’r Canllaw yma sy’n cael ei rannu gan Carefree yn enghraifft wych. Os ydych chi’n rhan o unrhyw gymunedau elusennol, ystyriwch ofyn pa adnoddau y mae pobl wedi rhoi cynnig arnynt a pha fanteision ac anfanteision y maent wedi’u canfod.

Sut i gyflwyno eich System RhG newydd

O ran offer digidol, ni allwch ddibynnu ar y strategaeth “adeiladwch, ac fe ddawn”. Mae newid yn anodd wedi’r cyfan. Felly, ar ôl i chi nodi’r adnodd RhG cywir, mae angen i chi greu cynllun cyflwyno.

Dyma ychydig o bethau i’w hystyried.

Peidiwch â gwneud popeth ar unwaith – lansiwch gydag un tîm yn gyntaf

Mae ceisio mudo popeth ar unwaith yn gallu arwain at straen. Yn lle hynny, dechreuwch trwy gynnal treial gyda’ch cydweithwyr mwyaf hyderus o ran technoleg. Mae’r bobl hyn yn fwy tebygol o fod yn agored i feddalwedd newydd. Os ydych chi’n cael eu cefnogaeth nhw, yna gallant eich helpu chi i berswadio a hyfforddi gweddill y sefydliad. Mae treial hefyd yn ffordd wych o brofi’r adnodd cyn ymrwymo i newid llawn.

Gwisgwch eich het farchnata – cyflëwch y gwerth

‘Beth yw’r mantais i mi?’ Dyma’r cwestiwn sydd angen ei ateb ar gyfer pob aelod o’r tîm pan fyddwch yn cyflwyno’r adnodd newydd. Efallai mai’r oriau gellir eu harbed gan ei bod yn haws dod o hyd i bethau ydyw. Neu efallai’r eglurder y byddant yn ei gael o beidio â newid rhwng sawl adnodd. Beth bynnag yw’r manteision, sicrhewch fod hwn yn ganolig i’ch araith. A daliwch ati i’w hailadrodd.

Dwyn gyda balchder – benthyg a rhannu arferion gorau

Mae gan y mwyafrif o adnoddau newydd gromliniau dysgu serth ar y cychwyn. Felly, manteisiwch ar dempledi a chanllawiau canolfan gymorth mewnol yr adnodd a’u rhannu gyda phawb. Yna ewch ymlaen i gynnig gweithdai hyfforddi ar-lein mwy manwl. Cofiwch recordio’r sesiynau yma fel y gall pobl eu hail-ymweld wedyn.

Cofiwch: perffeithrwydd yw gelyn gorffen. Dechreuwch yn fach a defnyddiwch eich prosiect prawf i brofi ei werth i weddill yr elusen yn gyntaf.

Delwedd: Defnydd Carefree o Notion, wedi’i ailddefnyddio o’r Shared Digital Guides.

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst