Dewis Adnodd Digidol i’ch Sefydliad Dielw – Osgoi’r Hunllefau

Awdur: Kat Quatermass; Amser Darllen: 8 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru

Mae’r adnodd yma ar gyfer unrhyw un sy’n gyfrifol am adnabod, dewis a chyflwyno adnodd neu feddalwedd digidol newydd i’w sefydliad.

Mae’n arbennig o ddefnyddiol i bobl sy’n teimlo’n nerfus am y broses.

Mae’n trafod:

Materion cyffredin a sut i’w hosgoi
Camau allweddol sydd eu cangen wrth ddewis adnodd newydd
Dolenni i ganllawiau sy’n trafod y camau yma’n fanwl

Os yw’n well gennych, ewch yn syth i’r prif ganllaw a ddarperir gan NCVO.

Yr hyn sy’n ein poeni am feddalwedd newydd

Un o achosion mwyaf nosweithiau digwsg i bobl sy’n gweithio mewn sefydliadau dielw yw gorfod dewis adnodd digidol neu ddarn o feddalwedd newydd.

Mae cymaint o bryderon a all effeithio arnom:

A fydd yn gwneud yr hyn sydd ei angen?
A fyddwn yn gallu ei fforddio?
A fyddwn yn deall yr hyn y mae’r tîm gwerthu neu’r arbenigwyr technegol yn ei ddweud wrthym?
A fydd gweddill y staff yn iawn yn ei ddefnyddio?
Beth am y bobl rydym yn eu cefnogi – fydda nhw’n iawn gydag ef?
Beth os bydd pethau’n mynd o chwith – pa mor hir fydd yn ei gymryd i’w drwsio beth fydd cost hyn?

Mae’n waeth pan fydd cymaint ohonom wedi cael profiad o weithio’n rhywle lle’r oedd darn newydd o feddalwedd wedi bod aflwyddiannus.

Wedi cael profiad gwael?

Ydych chi erioed wedi gweithio yn rhywle sydd:

Wedi cael system CRM newydd drud i helpu pawb i rannu data, a oedd mor anodd ei defnyddio fel bod y mwyafrif o’r timau yn dal i ddefnyddio taenlenni?
Wedi comisiynu gwefan newydd a oedd yn edrych yn hyfryd, ond yn amhosibl i unrhyw un heblaw’r person a’i hadeiladodd ei diweddaru?
Wedi dewis rhaglen arbenigol i gynnal sgyrsiau cymorth un i un, ond wedi darganfod wedyn bod y rhan fwyaf yn hoffi defnyddio WhatsApp yn well?
Neu bethau tebyg?

Nid yw’n syndod ein bod dewis meddalwedd newydd yn gallu bod yn straen. Peidiwch â phoeni os bydd hyn yn digwydd i chi!

5 camgymeriad cyffredin i’w hosgoi

Y newyddion da yw y gallwn leihau’r risg o brofiad gwael – wrth osgoi rhai o’r camgymeriadau mwyaf cyffredin. Dyma 5 dylid bod yn ymwybodol ohonynt.

1. Peidio dibynnu ar weledigaeth un person

Mae’n anodd i un person gael darlun llawn o bopeth sydd ei angen ar sefydliad. Maw’n hawdd dibynnu ar un person – yn enwedig os yw’n rhywun sydd â chefndir digidol neu ddylunio sy’n dweud “bydd hwn yn datrys ein holl broblemau”. Ond fe gewch chi well canlyniad os ydych chi’n cynnwys grŵp o bobl ac yn gweithio trwy’r broses gyda’ch gilydd.

2. Peidio rhuthro i mewn i ddarn newydd o dechnoleg

Weithiau gall deimlo fel y byddai gwneud rhywbeth yn ddigidol yn arbed lot o amser i chi. Neu mae’n teimlo fel bod eich meddalwedd mor drwsgl fel eich bod yn teimlo byddai rhywbeth newydd yn well. Er enghraifft, efallai bod eich timau’n ysgrifennu nodiadau achos â llaw, ac yna’n eu teipio i system ddigidol wedyn – pan fyddant yn cofio.

Ond ym mhob sefyllfa, dim ond un rhan o ddarlun gwasanaeth yw’r dechnoleg ddigidol. Mae’r bobl a’r prosesau dan sylw’r un mor bwysig.

Er enghraifft, yn y sefyllfa uchod cyn i chi neidio i: “mae angen i bobl deipio nodiadau’n syth i mewn i system rheoli achosion digidol” mae yna bethau eraill i’w hystyried.

Mae’r rhain yn cynnwys:

Ydy’r broses yn ddigon syml?

Er enghraifft, a oes angen nodiadau achos ar eich holl wasanaethau, neu ydych chi wedi dod i arfer cadw’r rhain ar gyfer gweithgareddau lle nad oes eu hangen, am fod rhai o’ch gwasanaethau eu hangen.

Sut fydd y bobl dan sylw yn teimlo am y system newydd?

Yn yr enghraifft yma – a fyddai cymryd nodiadau’n ddigidol yn teimlo’n wahanol iawn i nodiadau wedi’u hysgrifennu â llaw – i’r gweithwyr a’r bobl sy’n cael eu cefnogi? A fyddent yn barod i ddefnyddio technoleg yn ystod sesiynau byth?

A fydd hyn yn gweithio mewn realiti?

Gwiriwch y pethau yma cyn i chi benderfynu bod angen adnodd digidol newydd:

Ydy’n ni wirioneddol angen gwneud yr holl bethau gwneir ar hyn o bryd? Oes rhywbeth gallwn ni stopio?
A fyddai cynnwys gwahanol bobl yn gwella ein proses bresennol?
A ydym yn deall ein system bresennol yn ddigon da? Oes yna opsiynau nad ydym yn eu defnyddio ar hyn o bryd?
A allai fod anfanteision os ydym yn dewis datrysiad digidol? Er enghraifft, a allai leihau’r cysylltiad rhwng pobl?

3. Peidiwch ag anghofio neb sydd angen defnyddio’r adnodd

Mae’n gyffredin meddwl am anghenion y prif grŵp o bobl a fydd yn defnyddio adnodd.

Ond mae’n gyffredin hefyd i anghofio am anghenion pobl sydd angen gwerthuso ac adrodd ar wybodaeth a gedwir mewn adnodd digidol. Mae gwahanol brosiectau hefyd yn anghofio grwpiau defnyddwyr eraill – yn enwedig pobl ag anghenion hygyrchedd.

Weithiau mae’n dderbyniol peidio rhoi blaenoriaeth i un set o anghenion tan yn hwyrach ymlaen yn y prosiect – ond rhaid sicrhau nad ydych yn anghofio amdanynt yn gyfan gwbl.

4. Peidiwch â chymryd gormod o amser i ddewis technoleg newydd

Weithiau rydym yn treulio gormod o amser yn ystyried beth yw’r ateb cywir. Rydym yn cynnal cyfarfodydd rhanddeiliaid ac yn casglu anghenion defnyddwyr ac yn siarad â gwahanol bobl am atebion posibl – ond byth yn gwneud penderfyniad.

Dros amser mae’r wybodaeth sydd wedi’i gasglu yn mynd yn hen, ac mae’n rhaid ailgychwyn y broses gyfan eto.

Osgowch hyn wrth feddwl am faint a graddfa’r newid a wneir. Sicrhewch fod yr amser cynllunio a gwneud penderfyniadau yn gymesur â’r risgiau dan sylw. Osgowch orweithio.

5. Peidiwch â chael eich temtio gan nodweddion sy’n swnio’n cŵl ond mae’n debyg na fyddech chi’n eu defnyddio eto

Gall hyn ddigwydd mewn sawl ffordd:

Brocer neu werthwr yn rhannu nodwedd ddiddorol efallai.
Darllen am rywbeth ar wefan farchnata adnodd.
Un o’r bobl rydych chi’n eu cefnogi’n dweud “byddai’n cŵl iawn pe gallech chi wneud x”. Nid yw hyn yr un peth ag angen defnyddiwr. Os yw’n digwydd, gofynnwch pam eu bod nhw’n meddwl hynny a sut y byddent yn ei ddefnyddio.

Sut bynnag y bydd yn digwydd, rydych chi’n clywed am nodwedd sy’n swnio’n ddiddorol iawn. Nid yw’r nodwedd yn eich rhestr o anghenion blaenoriaeth. Efallai eich bod chi’n ansicr os yw’ch timau yn barod amdano.

Ond rydych chi’n credu y dylech chi ddewis yr opsiwn sy’n gwneud hyn yn bosibl.

Naw gwaith allan o ddeg, pan fyddwch yn dewis yr opsiwn yma, byddwch chi’n talu am rywbeth nad ydych chi byth yn ei ddefnyddio. Mae hynny oherwydd bod manteisio ar nodwedd sydd y tu allan i’ch blaenoriaethau yn gofyn am amser cynllunio ac adnoddau i ddarganfod sut mae’n gweddu. A bydd hynny bob amser yn her ac yn llai o flaenoriaeth.

Felly mae’n well peidio â dewis yr opsiwn yma.

Osgowch gamgymeriadau wrth ddilyn cynllun cam wrth gam

Y ffordd i osgoi’r holl gamgymeriadau yma yw dilyn cynllun cam wrth gam.

Sicrhewch eich bod yn cynnwys y camau canlynol:

Deall nod eich prosiect a’i gynllunio
Casglu gwybodaeth am beth mae angen i’r meddalwedd neu adnodd ei wneud, a blaenoriaethu’r anghenion hynny
Cael cefnogaeth cyfoedion neu arbenigwyr i’ch helpu gyda’r camau nesaf
Dewiswch rai opsiynau a’u cymharu
Profwch un neu fwy o opsiynau a myfyrio ar yr hyn a ddysgwyd
Cyflwyno’r adnodd newydd i’ch timau yn ofalus

Mae pob dolen i ganllawiau ar ddiwedd yr erthygl yma yn eich tywys trwy gynllun tebyg, mewn ffyrdd ychydig yn wahanol. Gallech ddefnyddio un ohonynt, neu addasu i weddu.

Cael cymorth gyda’ch cynllun

Argymhellir dau brif adnodd:

Dewis unrhyw fath o feddalwedd neu adnodd newydd? Gall canllaw NCVO fod yn fuddiol. Mae’r adrannau cyntaf yn eich atgoffa i raddio faint o amser ac ymdrech rydych chi’n ei roi yn dibynnu ar risgiau eich prosiect. Yn cynnwys templed i’w lawrlwytho. Edrychwch ar ganllaw NCVO.‍
Angen cronfa ddata newydd neu system Rheoli Perthynas â Chwsmeriaid (CRM)? Mae canllaw Datawise London yn canolbwyntio ar ddewis CRM i helpu gydag effaith a gwerthuso, ond gall fod yn ddefnyddiol beth bynnag rydych chi angen i’ch cronfa ddata ei wneud. Yn cynnwys templed i’w lawrlwytho. Edrychwch ar ganllaw Datawise London.

Derbyn cymorth pellach

Gall galwad awr am ddim gyda gwirfoddolwr arbenigol Digital Candle eich helpu i osod cynllun eich prosiect neu i gael ail farn ar eich blaenoriaethau neu gymariaethau. Gofynnwch am eu cymorth.

‍Tawelwch eich meddwl wrth ddarllen sut y dewisodd elusennau eraill adnoddau newydd

Mae’r 3 Canllaw Digidol a Rennir yma yn dangos gwahanol safbwyntiau ar y camau dewis a gweithredu:

Gweithredu Dros Blant yn dewis meddalwedd i reoli cyfathrebu SMS gyda phlant.

Parents 1st yn dewis llwyfan rhwydweithio i ddarparu canllawiau ar-lein

Street Soccer Scotland yn dewis adnodd i gasglu adborth ar leoliad

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst