Sut mae Cyllidwyr yn Asesu Ceisiadau am Gyllid Digidol

Awdur: Joe Roberson; Amser Darllen: 9 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru

Mae’r adnodd hwn ar gyfer pobl sy’n gwneud ceisiadau am gyllid ar gyfer costau digidol eu sefydliad dielw. Mae hefyd ar gyfer rhoddwyr grantiau sydd â diddordeb mewn dysgu am ddulliau cyllidwyr eraill.

Bydd yr erthygl yma yn fwy perthnasol i’r rhai sy’n chwilio am gyllid ar gyfer gwasanaeth hybrid neu 100% ‘digidol yn gyntaf’. Ond bydd llawer o’r mewnwelediadau yn wir os ydych chi’n chwilio am gyllid ar gyfer seilwaith digidol craidd ar gyfer eich sefydliad hefyd.

Mae’n seiliedig ar gyfweliadau â 7 o bobl sy’n gweithio i roddwyr grantiau mawr yn y DU. Mae’n adeiladu ar yr hyn a ddysgom am sut maen nhw’n gweld cyllid digidol yn 2024.

Nodyn: mae’r erthygl yma’n defnyddio’r term ‘cyllid ar gyfer costau digidol’ yn hytrach na ‘chyllid digidol’ yn bennaf. Darllenwch pam bod y term yma’n well.

Crynodeb: Mae digidol yn normal nawr

Yn ‘Safbwynt Rhoddwyr Grantiau ar Gyllid Digidol yn 2024’ dysgom fod cyllidwyr bellach yn meddwl bod costau a phrosiectau digidol yn arferol i’r ffordd mae elusennau’n gweithio. Oherwydd hyn, nid oes rhaglenni cyllid digidol bellach. Mae disgwyl i chi gynnwys eich costau digidol yn eich ceisiadau i’w rhaglenni rheolaidd.

Rydym hefyd wedi dysgu eu bod:

Eisiau ariannu gwaith sy’n cyd-fynd â nodau, amcanion a chanlyniadau eu rhaglen/rhaglenni
Yn agored ac yn bositif ynglŷn â digidol fel ffordd o gyflawni canlyniadau
Yn aml yn ei chael hi’n anoddach asesu ceisiadau am gostau digidol na rhai sydd ddim yn ddigidol.

Dyma’r hyn dysgwyd am sut maent yn asesu ceisiadau sy’n cynnwys costau digidol.

Mae cyllidwyr yn defnyddio’r un broses ar gyfer asesu ceisiadau am gostau digidol â mathau eraill o geisiadau

Nid oedd unrhyw un holwyd yn defnyddio proses wahanol ar gyfer asesu elfennau digidol ceisiadau cyllid. Roedd pawb yn dilyn yr un camau â cheisiadau eraill. Boed yn galedwedd digidol, meddalwedd, cyflogau neu gostau allanol, mae’r broses yr un peth. Maent am fod yn deg.

Dyma oedd ganddynt i ddweud:

“Nid oes gennym unrhyw arfer penodol, dim byd systematig.” – Cyllidwr K

“Rydym yn cynnal proses asesu debyg i’r hyn y gwneir gyda gwasanaethau sydd ddim yn ddigidol.” – Cyllidwr O

“Nid oes gennym broses benodol ar gyfer costau digidol. Nid oes gennym ganllawiau ar beth sy’n swm derbyniol i’w wario.” – Cyllidwr Z

“Byddem yn edrych os yw’r prosiect yn alinio â blaenoriaethau’r rhaglen. Byddem yn edrych i weld sut mae defnyddio digidol yn y cais yn cyd-fynd â’r flaenoriaeth honno.” – Cyllidwr D

“Nid oes gennym unrhyw arfer penodol i asesu costau digidol mewn cynnig.” – Cyllidwr R

“Nid ydym yn dilyn arfer digidol o reidrwydd. Byddai’n dibynnu ar ddesg pwy y mae’n glanio arno.” – Cyllidwr L

Mae sgiliau cyllidwyr wrth asesu costau a dulliau digidol yn amrywio

Mae hyder a sgiliau asesu cyllidwyr yn anghyson – o fewn ac ar draws sefydliadau. Maent yn ymwybodol o hyn.

Y pethau sydd anoddaf iddynt yw:

Deall pam y dewiswyd digidol fel y dull
Deall beth mae da yn edrych fel
Mesur gwerth am arian.

Yn ffodus, mae eu hyder yn tyfu.

Dyma oedd ganddynt i ddweud:

“Rydym eisiau cysondeb ar draws y tîm. Rydym yn ceisio deall sut i wneud hyn.” – Cyllidwr R

“Mae’n newydd i ni, nid ydym mor gyfforddus â digidol ag agweddau eraill cynigion eto. Mae’n broses ddysgu.” – Cyllidwr Z

“Mae ein rheolwyr cyllid yn dod yn fwy hyderus wrth asesu neu drin costau digidol fel rhan o’r grant.” – Cyllidwr J

“Mae aseswyr yn llai cyfforddus yn edrych ar gyllidebau ar gyfer costau digidol na phethau eraill. Mae’n anodd i ni ddeall beth sy’n rhesymol.” – Cyllidwr D

“Ceisio asesu yn erbyn meini prawf ond heb ddealltwriaeth o ddigidol gan nad dyma yw ein ffocws.” – Cyllidwr O

“Rwy’n ofni nad oes gennym yr arbenigedd o gymharu â’n profiad mewn sectorau eraill yn ymwneud â chost pethau a beth yw ymyrraeth dda.” – Cyllidwr K

Ein cyngor:

Eglurwch unrhyw beth technegol yn glir
Dangoswch pam bod eich costau’n werth am arian
Cyfeiriwch at arfer cynllunio da
Gwnewch bopeth mewn ffordd sy’n hawdd i’w ddeall i rywun sydd ag ychydig iawn o wybodaeth. Ceisiwch lynu at unrhyw gyfyngiadau geiriau.

Mae cyllidwyr yn chwilio am allu a phrofiad mewn cynnig

Mae cyllidwyr eisiau’r sicrwydd eich bod yn gwybod beth rydych chi’n ei wneud. Byddant yn chwilio am sicrwydd yn y canlynol yn eich sefydliad:

Arbenigedd digidol
Profiad cynt
Gwybodaeth am sut i gynnal gwasanaethau digidol a seilwaith craidd

Dyma oedd ganddynt i ddweud:

“Byddem yn gwneud gwiriadau diwydrwydd, edrych ar eu gwefan i weld os oedd y wybodaeth yn cyd-fynd â’u cais digidol.” – Cyllidwr R

“Rydym eisiau gweld eich arbenigedd a’ch dull – wrth reoli’r prosiect a rheoli cynaliadwyedd y tu hwnt i’r prosiect e.e. adnoddau mewnol.” – Cyllidwr J

“Oes gan y sefydliad y gallu i gyflawni’r prosiect? Mae cynllunio a chyflenwi digidol yn gallu bod yn ddrud a mynd yn gymhleth.” – Cyllidwr L

“Eglurodd un ymgeisydd sut roeddent yn cwmpasu ac yn gweithio gyda phartneriaid, a’r wahanol gymorth sydd ar gael. Rhoddodd hyn y sicrwydd i ni eu bod yn gwybod beth roeddent yn ei wneud.” – Cyllidwr O

Mae’n anoddach i gyllidwyr asesu costau digidol mwy

Clywsom fod costau digidol llai yn haws i’w hasesu. Yr uchaf yw’r gyllideb, yr isaf yw’r hyder i asesu os yw’n gost resymol.

Os oes cost dechnegol neu allanol fawr yna gallant ymgynghori ag arbenigwr neu beidio â’i ariannu.

Dyma oedd ganddynt i ddweud:

“Mae’r gyllideb yn allweddol. Yn enwedig os yw digidol yn rhan fawr o’r cais.” -Cyllidwr D

“Efallai na wyddom beth yw’r meincnodau ar gyfer rhai costau. Gallwch ddweud hyn am unrhyw gost. Mae angen i chi wneud ychydig o ymchwil arnynt.” – Cyllidwr O

“Yr her fwyaf fu edrych ar gyllidebau a beth sy’n gost resymol – e.e. ailgynllunio gwefan am £10k o gymharu ag un am £50k. Yn aml nid yw’n glir beth yw’r gwahaniaeth.” – Cyllidwr K

“Weithiau mae’n anodd i ni ei ddadansoddi a deall os yw’n rhesymol.” – Cyllidwr L

“Os oes elfen dechnegol drwm yna bydd ein haseswyr yn ymgynghori ag un o’n tîm digidol. Byddant yn asesu os yw’r costau’n rhesymol ac os oes gan yr ymgeisydd y gallu i’w chyflawni.” – Cyllidwr J

Mae cyllidwyr yn chwilio am ymchwil wrth asesu

Mae cyllidwyr yn disgwyl bod sefydliadau’n gallu ategu’r hyn maen nhw’n ei ddweud. Nid yw’n ag ymchwilio’r hyn mae’r buddiolwyr yn dweud maent eisiau neu ei angen, yn unig. Gall ymchwil dechnegol ddangos eich bod wedi asesu’r hyn sy’n dechnegol bosibl a pham mae eich dull (a’i gost) yn ddefnydd da o ddigidol.

Dyma oedd ganddynt i ddweud:

“Ydych chi wedi gofyn pam eich bod chi’n defnyddio’r elfen ddigidol? Pam mai dyma’r ffordd orau i’ch buddiolwyr? Ai sut rydych chi’n ei weithredu yw’r ffordd orau iddyn nhw?” – Cyllidwr J

“Yn ddelfrydol, byddant wedi gwneud rhywfaint o ymchwil defnyddwyr gyda’u grwpiau buddiolwyr i ddeall eu dymuniadau a’u hanghenion.” – Cyllidwr D

“Yn gyffredinol, mae gan ein sefydliadau ymdeimlad da o’u defnyddwyr gwasanaeth ond weithiau rydym ni eisiau gweld mwy o ymchwil.” – Cyllidwr O

“A yw’n teimlo fel defnydd cyfiawn o ddigidol i mi fel aseswr?” – Cyllidwr L

“Sut maen nhw’n gwybod os yw’n ymarferol yn dechnegol mewn gwirionedd?” – Cyllidwr K

“Rydym hefyd yn edrych os yw digidol wedi dod yn rhan o ymgysylltu â chymunedau sydd wedi’u hymylu.” – Cyllidwr R

Mae cyllidwyr yn disgwyl gweld sut mae digidol yn ffitio i’ch damcaniaeth newid

Mae cyllidwyr eisiau deall sut mae’r ffordd rydych chi’n defnyddio digidol yn cyfrannu at eich effaith. Hyd yn oed os nad oes gennych chi theori o newid ffurfiol, mae angen i chi ddangos hyn.

Mae hyn yn berthnasol hyd yn oed os ydych chi’n gwneud cais am arian i gynyddu capasiti mewnol neu gryfhau gwydnwch sefydliadol. Sut fydd hyn yn galluogi newid i’ch buddiolwyr?

Dywedodd cyllidwyr wrthym:

“Rydym eisiau deall sut y bydd hyn yn cyfrannu at eu canlyniadau. Sut y bydd yn gwella eu gwaith.” – Cyllidwr K

“A fydd defnyddio digidol yn cael effaith ar y prosiect cyfan?” – Cyllidwr D

“Rydym eisiau gwybod sut mae’r elfen ddigidol yn arwain at y newid cymdeithasol yr ydym yn chwilio amdano.” – Cyllidwr Z

“Mae ceisiadau sy’n fwy amwys am y canlyniad terfynol yn anoddach i’w hasesu a’u hariannu. Mae hynny wedi bod yn batrwm.” – Cyllidwr J

“Gall llwyddiant edrych yn wahanol o gymharu â phrosiect traddodiadol. Rydym eisiau deall ble gallech chi gyrraedd gyda digidol, a sut.” – Cyllidwr O

Mae gan gyllidwyr profiadol ddiddordeb mewn deall sut y byddwch chi’n cynnal eich seilwaith digidol

Roedd gan ddau o’r cyllidwyr siaradom â nhw lawer mwy o brofiad o ariannu digidol. Rhannodd y ddau eu profiad o dderbynwyr grantiau yn peidio cynllunio ar gyfer costau digidol y dyfodol. Roedd hyn i’w weld ar lefel gwasanaeth ac ar lefel sefydliad.

O ganlyniad hyn, dymunir i ymgeiswyr ddangos sut y byddant yn cynnal eu gwaith digidol. Yn enwedig os oes buddsoddiad technegol mawr ar y cychwyn. Os nad yw’r elusen yn gallu cynnal hyn ar ôl i’r grant ddod i ben yna maent yn ystyried hyn fel buddsoddiad gwael.

Dyma oedd ganddynt i ddweud:

“Rydym eisiau i sefydliadau ddeall ac ystyried costau parhaus. Weithiau rydych chi’n gweld prosiectau a cheisiadau i greu gwefan neu sgwrsfot ac yna mae’r arian yn dod i ben. Mae’n amlwg bod y gyllideb angen parhau. Yna mae pethau’n dod i ben yn araf bach, neu maent yn gofyn am gyllid pellach. Yna mae’r effaith etifeddiaeth yn llai.” – Cyllidwr J

“Datrysiad pobl yn aml yw talu am gefnogaeth allanol ond os ydych chi’n adeiladu gwasanaeth digidol newydd mae’n rhaid cynnal hwn. Mae angen meddwl clir am sut i wneud hynny e.e. staffio mewnol neu staffio mewnol newydd. Neu adeiladu perthynas gyda sefydliadau a all gefnogi llif parhaus o waith.” – Cyllidwr L

“Mae sawl ffordd i gynllunio ar gyfer cynnal a chadw’r dyfodol ac rydym yn falch o’u gweld. Rydym eisiau iddynt ddangos eu bod yn deall hyn.” – Cyllidwr R

Gwybodaeth bellach

Ansicr o’r hyn rydych chi angen cyllid ar ei gyfer? Dysgwch am y naw diffiniad gwahanol o’r hyn gallem ei feddwl wrth siarad am ddigidol.

Mae ‘cyllid digidol’ yn derm eithaf eang. Darllenwch Yr Hyn Mae Cyllido Digidol yn ei Feddwl

Mae yna lawer gallech chi ei wneud i gryfhau eich ceisiadau am gostau digidol. Bydd yr erthyglau yma yn eich helpu:

Eisiau deall eich costau digidol craidd a’ch cyllideb yn well? Bydd y 3 erthygl yma gan y Dot Project yn helpu:

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst