Cynllunio ar Gyfer Gwefan Elusen Newydd

Awdur: Gem Hampson; Amser Darllen: 11 munud
Mae hwn yn adnodd agored. Mae croeso i chi ei gopïo a'i addasu. Darllenwch y telerau.
Os hoffech gymorth pellach gyda'ch her ddigidol, trefnwch sesiwn am ddim gyda DigiCymru

Mae eich gwefan yn fwy na ffenestr i’ch elusen. Mae’n adnodd ar gyfer hunaniaeth, darparu gwasanaethau, a thwf sefydliadol. Mae adnodd i gynhyrchu incwm hefyd os dewiswch chi hynny. Yn bwysicaf oll, mae’n lle i’ch defnyddwyr gael gwybodaeth sy’n berthnasol iddyn nhw.

“Os nad yw’ch defnyddwyr yn teimlo bod cynnwys eich gwefan yn berthnasol ac yn ffres ac yn ddibynadwy, yna beth ydych chi’n disgwyl iddyn nhw ei wneud? Ni fyddant yn disgwyl o gwmpas yn ceisio’i ddarganfod.”

Eich gwefan fel archfarchnad

>>Gwyliwch o 0.00 i 3.59 o ‘Pam nad yw eich gwefan yn ffenestr eich elusen. Mae’n archfarchnad gyfan‘.

Os ydych chi’n adeiladu gwefan newydd, mae angen i’ch proses ddechrau ymhell cyn penderfynu sut olwg fydd ar y wefan. Mae angen iddo gychwyn yn gofyn beth sydd angen i’ch gwefan ei wneud i gefnogi llwyddiant eich sefydliad a’i ddefnyddwyr.

Mae’r broses hon yn berthnasol p’un a yw’ch cyllideb yn £1,000 neu’n £100,000. Mae angen i chi deimlo’n hyderus y bydd pob punt rydych chi’n ei gwario yn cael effaith gadarnhaol ar y bobl rydych chi’n eu cefnogi. Golygai hyn bod rhaid i’r wefan gyd-fynd â chynllun eich sefydliad, beth bynnag fo’r cynllun hwnnw.

Cynhwysion allweddol yng nghynllun eich gwefan

Mae angen tri chynhwysyn i sicrhau bod cynllun eich gwefan yn gweithio.

Eich tîm arweinyddiaeth. Mae angen iddyn nhw fod yn rhan o, a deall, y broses.
Cynllun strategol eich elusen.
Eich ‘defnyddwyr’ – eich cynulleidfa. Y bobl yma yw’r rheswm pam bod yr elusen yn bodoli. Mae eich llwyddiant yn ddibynnol ar y ffordd rydych chi’n eu trin, eu cefnogi, a’u cynnwys. Ac mae llwyddiant eich gwefan angen hyn hefyd.

4 cwestiwn cynllunio

Felly os ydych chi’n dechrau prosiect gwefan, anghofiwch am yr adnoddau dylunio am funud bach a chymryd cam yn ôl. Gofynnwch y cwestiynau yma i’ch hun:

Beth mae’r wefan yma angen gwneud i sicrhau llwyddiant fy elusen?
Pwy yw’r defnyddwyr?
Beth maen nhw eisiau ei wneud?
Beth rydyn ni eisiau iddyn nhw ei wneud?

I ateb y rhain bydd angen i chi gynllunio cyfnod ‘darganfod’ (deall beth sydd angen i chi ei wneud a pham). Bydd y cyfnod hwn yn rhoi:

Y wybodaeth i wneud penderfyniadau
Sicrwydd bod y penderfyniadau dylunio a wnewch naill ai’n gywir neu’n werth y risg

Ynglŷn â’r canllaw hwn

Mae’r canllaw hwn yn esbonio beth sydd angen i chi ei wneud ac, efallai’n bwysicach fyth, pwy sydd angen helpu chi i wneud hyn.

1. Cael noddwr prosiect

Mae’n debygol eich bod chi’n rheolwr neu’n swyddog digidol neu gyfathrebu, efallai’n ‘bennaeth’. Byddwch chi’n rheoli’r prosiect hwn, ond dylai eich noddwr prosiect fod yn atebol amdano.

Dylai noddwr prosiect fod yn rhywun yn eich tîm arweinyddiaeth sydd â goruchwyliaeth o amcanion a chyllidebau sefydliadol, fel cyfarwyddwr neu Brif Swyddog Gweithredol.

Nid oes angen i’r person hwn fod yn rhan o’r broses o ddydd i ddydd, ond mae angen iddynt wybod beth mae’r wefan hon angen cyflawni a ble mae’r arian yn cael ei wario. Os caiff cais am swyddogaeth sydd ddim wrth graidd y prosiect yn cael ei wthio i mewn i’r cynllun, y person yma sy’n cael dweud ie neu na. Ac os yw’n ie, mae angen iddyn nhw ddeall y bydd angen arian ac amser i ffwrdd o’r prosiect craidd. Maen nhw’n gwneud y penderfyniad ac felly’n cymryd y risg.

“Rhaid i’ch tîm arweinyddiaeth fod yn rhan gan fod llwyddiant y sefydliad ar eu hysgwyddau nhw yn y pen draw.”

2. Gwiriwch fod y bobl gywir yn cael eu cynnwys

Ynghyd â’ch noddwr a’ch tîm craidd, mae angen i chi gynnwys eraill yn eich sefydliad (bydd angen cynnwys defnyddwyr hefyd ond nid eto).

Bydd cam cyntaf y darganfod yn cynnwys gweithdai gyda rhanddeiliaid mewnol. Sicrhewch fod trawstoriad o’ch cydweithwyr, o bob tîm, yn rhan o’r broses. Gyda’ch gilydd, gallwch siarad am yr hyn sy’n bwysig i’ch sefydliad… bydd yr atebion yn eich synnu!

Mae Hactar (stiwdio dylunio a thechnoleg ddigidol) bob amser yn dweud ‘gwahoddwch y person anoddaf yn eich sefydliad’. Nid yn unig y mae angen i chi wybod sut mae gwefan yn cefnogi eich cydweithwyr (neu’n gwneud bywyd yn anodd), ond mae angen i chi gael cefnogaeth a’u dealltwriaeth nhw hefyd. Gall barn wahanol ymhellach ymlaen achosi problemau fel oedi, newidiadau mewn cwmpas neu gyllideb yn codi yn araf bach.

Efallai y byddwch chi’n cael eich temtio i greu bwrdd prosiect neu grŵp gwaith. Ond, o ran gwneud penderfyniadau, gall fod yn anodd gweithio gyda gormod o leisiau. Yn lle hynny, sicrhewch eich bod chi, neu’ch pennaeth, yn cael eich ymddiried i fod yn y gwneuthurwyr penderfyniadau a defnyddiwch unrhyw grwpiau gwaith ar gyfer ymchwil a barn yn unig.

3. Deall beth sy’n bwysig i’ch sefydliad

Nid yw hyn yn ymwneud â’ch cenhadaeth na’r strategaeth hyfryd yn nrôr eich desg! Mae’n ymwneud â’r hyn y mae’n rhaid i’ch sefydliad ei wneud yn yr 1-5 mlynedd nesaf i fod y sefydliad y mae am fod.

Mae wedi bod yn anodd ar elusennau yn y degawd diwethaf, felly efallai mai un o’r rhain yw cynnydd (neu gynnal) incwm. Ond gall hefyd fod yn dwf aelodaeth neu gynnydd darparu gwasanaethau ar-lein. Efallai bod eich sefydliad yn gweithio tuag at newid mawr mewn cyfeiriad yn y blynyddoedd i ddod, felly mae angen i’r wefan addasu i hynny.

Os ydych chi’n gofyn y cwestiwn yma i’ch rhanddeiliaid mewnol ac mai distawrwydd yw’r ymateb… nid chi yw’r unig un.

Mae cymaint o elusennau’n gweithio o ddydd i ddydd ac yn gwneud gwaith gwych, ond mae’n beth cyffredin iawn bod rhanddeiliaid mewnol ddim yn gwybod beth sy’n bwysig y tu hwnt i’w rôl neu dîm. Dyma pryd bydd eich noddwr yn bwysig – gallant ddod â’r arweiniad hwn. Ac os na allant, yna stopiwch â chael eglurder ar strategaeth cyn i chi fynd ymhellach. Os na wnewch hynny, rydych chi’n taflu miloedd o bunnoedd i mewn i ffynnon dywyll i adeiladu rhywbeth heb unrhyw syniad beth sydd angen iddo ei wneud.

Efallai y byddwch chi’n cael llawer o atebion ar gyfer amcanion, felly blaenoriaethwch gyda’ch gilydd, fel grŵp. Pleidleisiwch arno a chytunwch.

Cyngor: Os ydych chi’n gwneud hyn yn bersonol, defnyddiwch nodiadau gludiog ar wal a chael pawb i siarad amdanynt. Hwyluswch sgwrs a heriwch bobl ar eu hatebion. Os ydych chi’n gwneud hyn ar-lein, mae Miro a Mural yn adnoddau gwych.

4. Darganfyddwch nodau’r wefan a fydd yn gwneud yr amcanion pwysig hynny’n realiti

Unwaith y byddwch chi’n deall cyfeiriad y sefydliad, bydd yna haws i chi weld yr hyn mae angen i’r gwefan ei chyflawni.

Mae’n anochel y bydd gennych restr o bethau y mae eich cydweithwyr eisiau eu ‘trwsio’ ar y wefan – cynnwys ar goll, problemau golygu – neu ymarferoldeb maen nhw wedi’i weld ar wefannau eraill maen nhw’n eu hoffi.

Ond ni allwch blesio pawb ac ni ddylech addo gwneud hynny.

Drwy flaenoriaethu a phleidleisio fel grŵp, gallwch ddewis y nodau sy’n cyd-fynd orau ag amcanion eich sefydliad: beth fydd yn helpu’r incwm hwnnw i dyfu (neu’n rhwystr iddo), sut allwch chi ddod â’r cyngor hanfodol hwnnw i’r amlwg yn well neu sut allwch chi roi hwb i’r ymgyrch honno ar adeg pan fydd yn atseinio gyda’r cyhoedd?

Osgowch swyddogaeth benodol, fel ‘botwm i lawrlwytho PDF’ – bydd eich asiantaeth yn dylunio hynny i chi. Yn lle hynny, meddyliwch am y darlun ehangach – y rheswm pam bod angen i’ch gwefan fodoli a’r swyddogaeth sydd ganddi ar gyfer eich sefydliad.

Er enghraifft, os yw cynhyrchu incwm trwy roddion unigol yn hanfodol, yna mae canolbwyntio’r gyllideb ar dudalennau rhoddion a phorth talu da yn nod sy’n cyd-fynd. Yn yr un modd, os yw tyfu aelodaeth yn bwysig, yna gallai proses gofrestru well gyd-fynd orau.

Os byddwch chi’n gorffen eich gweithdy gyda nod sydd ddim yn cyd-fynd ag amcan (rhywbeth y mae pawb gwir ei eisiau), yna mae angen i noddwr eich prosiect wybod a deall hyn. Nhw yw’r rhaid dylai ddweud ie neu na iddo.

5. Deall pwy yw’ch defnyddwyr a beth maent eisiau

Hyd yn hyn, barn yw’r holl bethau rydych chi wedi’u darganfod o’ch gweithdai amcanion a nodau. Nid ydych chi eto’n gwybod a ydyn nhw’n cyd-fynd â’r hyn sydd ei angen neu ei eisiau ar eich defnyddwyr. Rydych chi’n gobeithio, ac yn gwneud rhagdybiaethau angenrheidiol.

Mae angen i chi ddilysu’r rhagdybiaethau hyn gan feddwl pwy yw’ch defnyddwyr, beth maen nhw eisiau gennych chi ac, yn hollbwysig, beth rydych chi eisiau ganddyn nhw.

Y ffordd fwyaf effeithiol i wneud hyn yw gydag ymchwil, ac mae’n werth y gyllideb yn aml. Nid oes angen iddo fod yn ddrud – gallwch gael llawer o sgyrsiau 30 munud mewn dau ddiwrnod. Mae’n syniad da hyd yn oed os ydych chi’n dylunio gwefan sy’n ddigon hyblyg i addasu cynnwys a siwrnai ar ôl lansio (a dylai eich gwefan fod mor hyblyg â hyn!).

Rhestrwch eich defnyddwyr – unrhyw rai a phob un y gallwch chi feddwl amdanynt. Dewiswch y rhai sy’n cyd-fynd ag amcanion eich sefydliad – efallai’r rhai sy’n dod â’r incwm i mewn, yr aelodau gweithredol, neu’r buddiolwr newydd hwnnw rydych chi’n ei dargedu wrth i chi newid cyfeiriad.

Trowch nhw’n bobl go iawn gan ddefnyddio personâu.

Mae personâu yn stereoteipiau, mewn ffordd dda. Maent yn crynhoi pwy yw defnyddiwr a’r hyn sydd ei angen arnynt er mwyn ymgysylltu â chi. Ni allwch ac ni ddylech gynllunio popeth i bawb o gwbl. Os gwnewch hynny, byddwch yn creu rhwystrau i’ch defnyddwyr pwysicaf. Gallai gormod o pop-yps am e-byst atal rhywun rhag rhoi rhodd. Gallai gofyn am ormod o ddata ymlaen llaw atal aelod posibl rhag cofrestru.

Gwnewch i’ch personâu deimlo’n real. Rhowch enw a phersonoliaeth iddynt. Seiliwch nhw ar rywun rydych chi’n ei adnabod fel eich bod chi’n teimlo cysylltiad â nhw.

Nid yw ‘pawb sy’n gallu pleidleisio’ yn dweud dim wrthym, ond mae ‘Sarah, pobydd, 26 oed, mam i un plentyn, yn ennill £17,000 y flwyddyn, yn gwirfoddoli gyda’i banc bwyd lleol, yn ofalwr i’w mam ac yn mwynhau beicio’, yn gwneud hynny.

Bydd gwybod cymaint â hyn am Sarah yn eich helpu i feddwl yn fwy gofalus am yr hyn y mae hi eisiau gennych chi a sut y gallwch chi ei roi iddi.

Mapio taith eich defnyddiwr o’r mynediad i’r nod, gan chwalu unrhyw rwystrau sy’n codi a chanolbwyntio ar unrhyw gyfleoedd sy’n eu helpu ar eu ffordd.

6. Allwch chi fforddio hyn?

Unwaith y byddwch chi’n glir ynglŷn â’r hyn sydd angen i chi ei adeiladu ac i bwy, mae angen i chi ofyn… a yw’r gyllideb yn ddigonol?

Os nad yw, yna beth allwch chi ei ddileu neu ei leihau? Bydd asiantaeth dda yn eich helpu i ddod o hyd i atebion, gan adeiladu’r peth lleiaf a hawsaf posibl. Rhywbeth y gallwch chi ei brofi ac ailadrodd yn ddiweddarach.

Gallwch chi fapio unrhyw beth na allwch chi ei adeiladu nawr, sy’n golygu bod gennych chi gynllun cynnyrch ac amcangyfrif cyllideb ar gyfer cam nesaf y gwaith.

Os nad oes gennych chi’r arian, mae’r ymchwil gennych o hyd, felly defnyddiwch hwn i adeiladu achos. Gofynnwch i’ch tîm arweinyddiaeth am fwy o gyllideb ac esboniwch y risgiau mewn strategaeth sefydliadol os na allwch chi barhau. Efallai y byddwch chi’n gallu defnyddio’r gwaith ymchwil hwn i’ch helpu i wneud cais am gyllid.

7. Llongyfarchiadau… rydych chi’n barod i ddechrau dylunio

Os oes gennych chi fap nawr sy’n dangos taith defnyddiwr delfrydol trwy’ch gwefan a gallwch chi weld enillion clir lle mae eich defnyddwyr wedi cyrraedd eu nod, yna rydych chi’n barod i ddechrau dylunio.

Ond daliwch funud!

Nid yw dylunio yn ymwneud â sut olwg sydd ar eich gwefan – mae’n ymwneud â strwythur, tacsonomeg, llywio, sut mae eich cynnwys yn gweithio, a’r adnoddau sydd eu hangen ar olygyddion.

Ewch ati i ddeall hyn gyntaf, yna gwnewch brototeip ohono, profwch ef ac yna… dim ond wedyn… y dylech chi ychwanegu eich brand a’ch hunaniaeth weledol.

Mae’n bwysig nodi nad yw dyluniad yn gwmpas technegol, felly cymerwch ddyluniadau fel cysyniad yn unig bob amser a gadael lle i ailadrodd wrth i chi adeiladu er mwyn creu’r wefan orau bosibl ar gyfer eich sefydliad, eich defnyddwyr a’ch golygyddion.

Crynodeb

Mae eich gwefan yn adnodd hanfodol a ddylai helpu eich sefydliad i lwyddo.
Mae golwg y llwyddiant hwn yn dibynnu ar gynllun eich sefydliad – beth sydd angen iddo ei wneud, i ble mae’n mynd, beth sy’n bwysig?
Peidiwch â’i wneud ar eich pen eich hun – gofynnwch i’ch cydweithwyr ymuno a gofynnwch am eu barn.
Dyluniwch ac adeiladwch ar gyfer y defnyddwyr a fydd yn hanfodol i wneud i hyn digwydd.
Sicrhewch fod eich tîm arweinyddiaeth nid yn unig yn deall hyn, ond yn cymryd cyfrifoldeb amdano.

Mwy o adnoddau am adeiladu gwefan ar gyfer eich elusen yma.

Manylion am Gemma

Rwy’n Rheolwr Gyfarwyddwr stiwdio dylunio a thechnoleg ddigidol da cymdeithasol Hactar

Cysylltwch â fi ar e-bost neu ar LinkedIn.

‍

Wedi'i gomisiynu gan Catalyst